Đã có bao giờ bạn tự cảm thấy là mình có quá ít thời gian trong một ngày không? Tất cả chúng ta đều có một khoảng thời gian trong một ngày như nhau - 24 giờ, vậy tại sao có nhiều người dường như có nhiều thời gian hơn những người khác? Câu trả lời là do họ có kỹ năng quản lý thời gian. Vậy, kỹ năng quản lý thời gian là gì? Làm thế nào quản lý thời gian hiệu quả? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Quản Lý Thời Gian Là Gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và thực hiện việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. 

Quản lý thời gian hiệu quả cho phép một cá nhân hoàn thành nhiều hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn, giảm căng thẳng và dẫn đến thành công trong công việc.

 

Xem thêm: Quản Lý Nhân Sự Là Gì? Vai Trò Của Quản Lý Nhân Lực Trong Doanh Nghiệp

Lợi ích của quản lý thời gian

Khi bạn biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn sẽ có thể mang lại nhiều lợi ích cho bản thân mình hơn, cụ thể là:

• Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc: Quản lý thời gian hiệu quả đồng nghĩa với việc bạn có tư duy sử dụng thời gian của mình đúng mục đích, hoạch định kế hoạch và sử dụng thời hiệu quả để đạt hiệu quả cao.
• Giảm căng thẳng: Khi đặt, sắp xếp và tuân theo lịch trình công việc cần làm sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn, giảm căng thẳng vì khi bạn tiến hành lập và sắp xếp kế hoạch làm việc bạn sẽ biết rõ mình cần làm gì và phân bổ thời gian như thế nào cho hợp lý, khi đó bạn sẽ hạn chế được vấn đề “dồn việc”.
• Mở rộng được quỹ thời gian: Khi bạn bắt đầu thực hiện quản lý thời gian thì nó sẽ giúp bạn có thêm thời gian để dành cho cuộc sống hằng ngày. Bạn có thể hiểu là, càng quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ càng có được nhiều thời gian hơn.
• Có nhiều cơ hội thăng tiến, đạt được mục tiêu: Quản lý hiệu quả việc sử dụng thời gian sẽ mang lại cho bạn nhiều cơ hội và ít lãng phí thời gian vào các việc không mang lại lợi ích. Khi bạn có kỹ năng quản lý và sử dụng thời gian một cách có hiệu quả bạn sẽ có khả năng có nhiều việc làm tốt hơn từ các doanh nghiệp. Vì kỹ năng sắp xếp thứ tự công việc, và sử dụng thời gian hiệu quả là điều mà bát kỳ doanh nghiệp nào cũng đang tìm kiếm.

Kỹ năng quản lý thời gian

Chúng ta hoàn toàn không thể phủ nhận những lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả mang lại, để có được những lợi như trên thì chúng ta cần làm gì để có được những lợi ích vượt bậc đó?

Sau đây, mình sẽ cung cấp cho bạn những bước để có thể quản lý thời gian hiệu quả và mang lại lợi ích to lớn, cụ thể:

• Đặt mục tiêu một cách chính xác

Bằng cách sử dụng phương pháp SMART -  viết tắt của 5 tính chất mà một mục tiêu phải có: cụ thể (Specific), tính toán được (Measurable), có khả năng thực hiện (Achievable), phù hợp (Relevant), và kiểm soát thời gian (Time-bound) để có thể đặt mục tiêu hiệu quả, có thể đạt được và đo lường được.

• Lựa chọn ưu tiên một cách thông minh

Việc thực hiện các mục tiêu, chúng ta cần thực hiện các đầu việc theo 1 thứ tự, có thể ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Chúng ta có thể tham khảo phương pháp EISENHOWER (Phương pháp Quản lý thời gian theo thứ tự ưu tiên - Hay còn được gọi là Ma trận Quản lý thời gian).

• Đặt giới hạn thời gian để hoàn thành nhiệm vụ

Khi chúng ta đặt một ràng buộc về thời gian để hoàn thành công việc thì nó sẽ khiến cho chúng ta tập trung và làm việc hiệu quả hơn (Deadline).

Bạn có thể sẽ cần cố gắng thêm một chút, để có thể xác định thời gian hoàn thành một phần công việc, từ đó bạn có thể dễ dàng ước tính thời gian để hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc, bên cạnh đó, việc này có có thể giúp bạn nhận ra được các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra và có hướng giải quyết tốt nhất.

• Nghỉ giải lao giữa các phần công việc

Chúng ta thường thấy các loại máy móc khi làm việc quá mức sẽ thường phát ra tiếng kêu và xuất hiện tình trạng chậm chạp, ì ạch. Não bộ chúng ta cũng thế, khi làm việc mà chúng ta có thời gian nghỉ ngơi chúng ta sẽ dễ tập trung hơn, có động lực làm việc hơn. Thời gian giải lao bạn có thể cân nhắc đến việc chợp mắt, đi dạo hoặc thiền định.

• Tổ chức bản thân

Sử dụng lịch biểu của bản thân để quản lý thời gian hiệu quả hơn. Viết ra thời hạn dự định cho từng phần công việc trong một công việc tổng thể, hãy lên lịch sắp xếp em thời gian nào sẽ phù hợp với công việc nào. 

Ví dụ: Bạn có một nhiệm vụ là khảo sát khách hàng công ty về sản phẩm A, thì bạn nên chia nhỏ ra việc đó sẽ gồm các công việc như gọi điện thoại đặt lịch hẹn, gặp gỡ khách hàng, và thống kê, tổng kết thông tin. Trong đó, tất nhiên bạn sẽ không thể gặp gỡ khách hàng vào một ngày trời đổ mưa, hoặc gọi hẹn khách hàng vào giờ trưa được.

• Loại bỏ việc làm, hoạt động không cần thiết

Một trong những điều quan trọng của việc quản lý thời gian đó là loại bỏ các việc làm, hoạt động dư thừa. Bạn cần xác định việc làm nào là quan trọng và việc làm nào là không quan trọng. Chúng ta sẽ không thể có nhiều thời gian cho các công việc quan trọng nếu cứ bỏ ra vài tiếng đồng hồ mỗi ngày cho việc ‘lướt’ mạng xã hội được. 

• Đặt ra kế hoạch cụ thể

Chúng ta cần chắc chắn rằng mỗi ngày chúng ta phải bắt đầu ngày mới với một ý tưởng tuyệt vời và các công việc phải được rõ ràng, cụ thể để thực hiện chúng. Thứ chúng ta cần đó là hoàn thành những ý tưởng đó, trong ngày mà nó được ‘thắp sáng’ lên trong đầu chúng ta.

Chúng ta phải cân nhắc tạo thói quen liệt kê: liệt kê các việc cần làm vào ngày mai, các việc chưa hoàn thành của ngày hôm nay. Bằng cách này, bạn sẽ có thể luôn trong tâm thế sẵn sàng khi vừa thức dậy.

Mình Làm Gì Để Quản Lý Thời Gian?

Một ví dụ liên hệ bản thân về quản lý thời gian: Hiện tại, bản thân mình đang sử dụng một phương pháp được gọi là Phương pháp làm việc “Quả cà chua” Pomodoro.

Tên của phương pháp này theo tiếng anh là Pomodoro Technique, đây được xem là một phương pháp quản trị thời gian giúp người dùng tập trung tối đa được một sự tập trung nhất định. Được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO và Pomodoro được cho là của 1 công ty phần mềm người Ý vào những năm 1980.

Phương pháp này đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao độ trong thời gian 25 phút, sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu ‘chu kỳ’ làm việc 25 phút mới. Mỗi chu kỳ làm việc 25 phút, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

Phương pháp Pomodoro được áp dụng theo quy luật chia các nhiệm vụ lớn thành chuôi nhiều nhiệm vụ nhỏ. Và tập trung giải quyết trong 1 khoảng thời gian cố định. Và các khoảng thời gian nghỉ sẽ được xen vào giữa những Pomodoro. Trong thời gian nghỉ đó, cơ thể sẽ được ‘sạc’ lại năng lượng, để bắt đầu một Pomodoro mới để đạt hiệu quả cao nhất.

Dưới đây là những lợi ích mà Pomodoro mang lại cho mình:

• Pomodoro sẽ giúp chúng ta loại bỏ cảm giác mệt mỏi.
• Giúp tăng cường thêm sự tập trung, hạn chế sự sao nhãng.
• Tạo thói quen lập kế hoạch.
• Hoàn thành công việc tốt hơn.

Lời Kết

Biết cách sử dụng quỹ thời gian hiệu quả sẽ mang lại nhiều giá trị cho bản thân mình, không chỉ đơn giản là một kỹ năng, mà nó còn có thể xem là cách để quản trị cuộc sống. Hy vọng qua bài viết này Jenfi sẽ cung cấp cho bạn được những thông tin về quản lý thời gian và những lợi ích của việc sử dụng quỹ thời gian hiệu quả.