Việc vận hành một công ty, một tổ chức hoạt động ổn định không thể không nhắc đến đội ngũ quản lý. Quản lý có thể xem như là một chiếc cầu nối với một bên đầu cầu là đội ngũ nhân viên, một bên là ban lãnh đạo cấp cao hơn nhằm đạt được các chỉ tiêu được đề ra và góp phần thúc đẩy hoàn thành sứ mệnh của công ty. 

Quản lý là gì, chức năng của quản lý là gì, yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý là gì, hãy cùng Jenfi thảo luận và tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Quản Lý Là Gì?

Quản lý là gì? (What is management?) Quản lý chính là phối hợp, thi hành, điều phối và điều hành các công việc nhằm đạt được mục tiêu chung cho một tập thể. 

Các hoạt động, phương thức quản lý có thể bao gồm việc điều phối, thiết lập chiến thuật và các phương án nhằm sử dụng nguồn lực hiện có của công ty để hoàn thành mục tiêu chung.

Kỹ năng cần có trong quản lý là gì? 

Trước hết bạn cần có một số kỹ năng như: 

• kỹ năng lập kế hoạch
• kỹ năng giao tiếp
• kỹ năng tổ chức,
• kỹ năng lãnh đạo 
• khả năng ứng biến linh hoạt. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần có một nền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực hoạt động của công ty, có khả năng tư duy và hiểu rõ về định hướng hoạt động cũng như mục tiêu phát triển của công ty.

Chức Năng Cơ Bản Của Quản Lý Là Gì

Chức năng đặt mục tiêu

Xây dựng các mục tiêu và hoàn thành mục tiêu là một việc làm tiên quyết của một người quản lý. 

Một người quản lý thường sẽ phải lập kế hoạch, hoặc đưa ra những giải pháp nhằm tối ưu việc thực hiện ‘nhiệm vụ’ được giao. 

Ví dụ, một người quản lý quán cà phê, có thể đưa ra kế hoạch tiếp thị điện tử (Digital marketing), hoặc cải thiện tốc độ phục vụ để tăng doanh thu theo yêu cầu của chủ cửa hàng.

Chức năng tổ chức 

Thông thường, sau khi có một mục tiêu cụ thể được đặt ra, thì người quản lý sẽ tiến hành đánh giá công việc, tiếp theo sẽ được phân chia cho từng cá nhân từng phần công việc phù hợp với bản thân họ. 

Chức năng tổ chức có thể bao gồm việc lên kế hoạch phối hợp giữa các cá nhân, các phòng ban để cùng nhau thực hiện, nhưng phải đảm bảo sự phối hợp của các thành viên sao cho hài hòa đạt được hiệu quả cao nhất có thể, giảm thiểu các loại thuế phí phát sinh.

Chức năng khích lệ, động viên

Bên cạnh việc đưa ra mục tiêu và phấn đấu để đạt được mục tiêu, tổ chức, quản lý phân công công việc thì biết cách tạo động lực cho các thành viên trong nhóm để phấn đấu đạt mục tiêu đề ra cũng là một chức năng của công tác quản lý.

Chức năng đo lường, đánh giá

Người quản lý cần đặt ra mục tiêu nhỏ hoặc các chỉ số đánh giá việc thực hiện công việc của cả nhóm nhằm xác định xem cả nhóm có đi đúng hướng hay không. 

Chức năng này được xem là một thách thức đối với người quản lý vì nó yêu cầu người quản lý phải hiểu rõ về mục tiêu chung cần đấu để có thể đưa ra một chiếc “thước đo” phù hợp với cả nhóm. 

Đây là một chức năng không kém phần quan trọng để có thể đánh giá và cải thiện hiệu quả kinh doanh. 

Chức năng phát triển tiềm năng nhân sự

Ngoài việc hướng dẫn và dẫn dắt nhân viên đi đến mục tiêu đã đề ra, người quản lý còn thúc đẩy sự phát triển của nhân viên bằng cách cho viên học hỏi và trau dồi thêm kinh nghiệm chuyên môn, xây dựng các khóa tập huấn.

Các Khía Cạnh Trong Quản Lý

Để hiểu rõ hơn về quản lý là gì thì người quản lý cần hiểu rõ các khái niệm cơ bản của nó, thường gồm 3 khái niệm: Kiểm soát (Control); Lập kế hoạch (Planning) và Nhân sự (Staffing)

Kiểm soát trong quản lý là gì? 

Khái niệm này được hiểu như sau: thành viên trong nhóm cần hiểu về mục tiêu mà họ đang hướng tới, cũng như ‘thước đo’ để đánh giá hiệu quả. 

Từng cá nhân khác nhau sẽ có vai trò khác nhau, trách nhiệm khác nhau. Người quản lý sẽ phải nắm bắt được những gì các thành viên trong nhóm thực hiện và tiến độ phát triển của từng cá nhân.

Lập kế hoạch trong quản lý là gì? 

Một nhà quản lý giỏi luôn biết rằng việc lập kế hoạch rất quan trọng. Việc lập kế hoạch cần được diễn ra liên tục cho dù kế hoạch đó đã bắt đầu thực hiện, nhằm để trả lời cho các câu hỏi ai, cái gì, khi nào và ở đâu và bao gồm cả việc lựa chọn các mục tiêu và thực hiện chúng.

Nhân sự trong quản lý là gì? 

Người quản lý cần đảm bảo việc “Đúng người, đúng việc”, bên cạnh đó người quản trị cần quan tâm đến chính sách của tổ chức, của công ty. 

Công ty cần có những chính sách nhằm giữ chân ‘người tài’ bằng các chính sách về phúc lợi, phép năm, các chương trình tập huấn,...

Các Lĩnh Vực Của Quản Lý

Các lĩnh vực cơ bản của quản lý là gì? Có khá nhiều lĩnh vực quản lý, trong đó chúng ta có thể kể đến các lĩnh vực như: 

Quản lý dự án

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, khuôn khổ, mục tiêu đề ra.

Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự (hay HRM - Human Resource Management) là nhiệm vụ tổ chức, quản lý đội ngũ nhân viên, nguồn nhân lực con người tại các doanh nghiệp, công ty, tổ chức luôn đảm bảo về số lượng và chất lượng.

Quản lý sản xuất

Quản lý sản xuất là một giai đoạn của hoạt động sản xuất kinh doanh gắn liền với các khu nhà máy, khu xưởng trong doanh nghiệp; tham gia trực tiếp vào việc lên kế hoạch, giám sát tiến độ của quá trình sản xuất để đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian, tiến độ, mục tiêu đề ra.

Quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng là các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng. Bao gồm lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng, hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng.

Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. 

Phong cách quản lý trong quản lý là gì

Phong cách quản lý sẽ không có tốt nhất, chỉ có phù hợp nhất, vậy nên bạn có thể lựa chọn các yếu tố của các phong cách quản lý khác nhau để tạo ra một phong cách quản lý phù hợp cho riêng bạn.

Qua bài này mình sẽ nói một cách khái quát về 3 phong cách quản lý tích cực, được đánh giá khá cao, đó là: Phong cách quản lý thuyết phục; Phong cách quản lý dân chủ; Phong cách quản lý Laissez-faire.

Phong cách quản lý thuyết phục 

Với phong cách quản lý này cho phép người quản lý thực hiện công tác quản lý bằng việc làm gương và thu hút sự đồng tình, tuân thủ của các thành viên thay vì hướng dẫn hoặc yêu cầu họ thực hiện công việc.

Phong cách quản lý dân chủ

Với phong cách quản lý này thì người quản lý sẽ mời các thành viên trong nhóm tiến hành tham gia vào việc ra quyết định. 

Thông qua các cuộc hội thoại trao đổi và đưa ý kiến thì người quản lý thể hiểu rõ hơn về các kỹ năng, điểm mạnh, điểm yếu của các thành viên trong nhóm. 

Bên cạnh đó, việc đưa ra ý kiến và quyết định được thống nhất bởi tập thể, nên việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn.

Phong cách quản lý Laissez-faire (Phong cách quản lý trao quyền)

Với phong cách quản này thì người quản lý đóng vai trò là một người giám sát, một nhà cố vấn. 

Người quản lý trao quyền cho thành viên trong nhóm để họ tự đưa ra quyết định, điều này làm cho các thành viên tâm huyết hơn, vì họ cảm thấy như họ sở hữu một phần của dự án. 

Người quản lý sẽ đóng vai trò giám sát, hỗ trợ và cho lời khuyên khi các thành viên cần, hoặc cho phép các thành viên có quyền tự do xử lý vấn đề nhưng thường là trong giới hạn nhất định .

Các cấp độ của quản lý là gì

Các doanh nghiệp, tổ chức và các tập đoàn lớn thông thường sẽ chia công tác quản lý thành 3 cấp, tổ chức theo thứ bậc quyền hành từ thấp đến cao gồm: 

• Quản lý cấp thấp
• Quản lý cấp trung
• Quản lý cấp cao.

Bí quyết phát triển trong lĩnh vực quản lý là gì?

Để trở thành một người quản lý giỏi, điều đầu tiên là trau dồi, nâng cao các kỹ năng mà bạn đang có, có thể là: kỹ năng giao tiếp; kỹ năng hợp tác; kỹ năng lãnh đạo; kỹ năng đặt mục tiêu; kỹ năng phát triển nhân viên; kỹ năng phát triển bản thân.

Lời kết

Hy vọng những thông tin mà Jenfi cung cấp trong bài viết này phần nào sẽ giúp đỡ bạn hiểu rõ hơn về các khái niệm:Quản lý là gì? Chức năng của quản lý là gì? Nhân tố dẫn đến sự thành công của một người quản lý.