Khái niệm quản lý hàng hóa tồn kho thường được hiểu rất đơn giản: liệu chúng ta còn bao nhiêu đơn vị hàng hóa cho mỗi loại sản phẩm. Tuy nhiên quản lý hàng hóa phức tạp hơn thế. Quy trình quản lý hàng tồn bao gồm nắm rõ số lượng sản phẩm trong kho, lượng nguyên vật liệu thô để tạo các sản phẩm này và những phụ liệu khác để doanh nghiệp hoạt động.

Quy trình quản lý hàng hóa tồn kho không chỉ dừng lại ở việc biết được số lượng, mà còn liên quan đến dự đoán nhu cầu để doanh nghiệp có đủ sản phẩm, nguyên liệu cần thiết. Có quá ít hàng tồn kho, bạn có thể mất tiền do sụt giảm doanh số. Có quá nhiều hàng tồn kho, bạn đang lãng phí vốn trong chu kỳ kinh doanh.

Hệ thống quản lý hàng tồn hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối đa doanh thu. Cùng Jenfi Capital tìm hiểu 10 bí quyết quản lý hàng tồn cho doanh nghiệp SME trong bài viết sau.

Quản Lý Hàng Tồn Kho Là Gì? 

Quản lý hàng tồn kho (Inventory management) xem xét nên đặt thêm bao nhiêu hàng hóa, và vào thời điểm nào. Quy trình quản lý hàng tồn kho theo dõi số lượng hàng hóa vào thời điểm nhập hàng và số lượng hàng hóa bán ra.

Có nhiều cách để lập kế hoạch và quản lý hàng tồn, mỗi cách sẽ phù hợp cho từng loại sản phẩm và nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó có 3 cách phổ biến gồm:

• Chiến lược kéo (Pull): dựa trên nhu cầu của khách hàng, lúc này bạn đặt hàng số lượng nhỏ hàng hóa nếu cần. 
• Chiến lược đẩy (Push): dựa trên dự báo về nhu cầu của thị trường. 
• Chiến lược tức thời (Just In Time): sẽ mua hàng hóa tồn kho khi có đơn hàng.

Những cách này sẽ được sử dụng tùy theo ngành, loại hình kinh doanh và chiến lược của công ty.

Tại Sao Quản Lý Hàng Tồn Kho Cực Kỳ Quan Trọng Đối Với SME?

Các doanh nghiệp SME cần theo dõi hàng tồn kho để quản lý chi phí và đảm bảo họ có đủ sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quản lý hàng tồn hiệu quả cho phép doanh nghiệp tiết kiệm tiền và cải thiện dòng tiền.

Ví dụ, một doanh nghiệp kinh doanh nội thất nếu mua quá nhiều nguyên liệu thô (gỗ công nghiệp, laminate,...) mà có ít đơn hàng nghĩa là doanh nghiệp không tận dụng được giá trị của đồng vốn. Mặt khác nếu doanh nghiệp không chuẩn bị các nguyên vật liệu thô vào mùa cao điểm (mùa xây cất, hoàn thiện nhà cửa), có thể doanh nghiệp sẽ mất doanh thu.

>>> Xem thêm: Top 7 Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hóa Hiệu Quả Năm 2023

10 Bí Quyết Để SME Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Nhất

Sử dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Hãy tìm một phương pháp quản lý hàng hóa phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, đối với doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm dễ hư hỏng, ví dụ như hoa tươi hoặc thực phẩm, thì chiến lược FIFO (First in - First out) sẽ tối ưu. Chiến lược này có nghĩa là bạn nhập nguyên vật liệu vào trước sẽ cần phân phối chúng trước.

FIFO là phương pháp quản lý tiêu chuẩn. Sử dụng FIFO là một trong những bí quyết quản lý hàng tồn phổ biến nhất vì có thể có tác động lớn đến lợi nhuận của bạn. 

Dự báo chính xác nhu cầu của thị trường

Một trong những yếu tố quan trọng của việc quản lý hàng tồn hiệu quả là dự báo chính xác nhu cầu trong thời gian gần. Bạn có thể sử dụng các dữ liệu kinh doanh bao gồm doanh số bán hàng cùng kỳ, xu hướng thị trường, tính thời vụ và công nghệ như phân tích dự đoán để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, bạn cũng phải xem xét các yếu tố khác như thời tiết, sức khỏe của nền kinh tế, sự thay đổi của nhu cầu….

Khả năng dự báo chính xác nhu cầu có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho và tối đa hóa cơ hội bán hàng. Bạn có thể sử dụng Jenfi Insights để dự báo nhu cầu của thị trường trong chỉ vài phút thiết lập.

Xác định loại hàng hóa có tốc độ bán ra chậm

Xác định lượng hàng tồn kho có tốc độ bán ra chậm có thể giúp bạn giúp bạn tối ưu chủng loại hàng hóa tồn kho. 

Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn có một mặt hàng nào đó có doanh số kém, tốc độ bán ra chậm nghĩa là nhu cầu với sản phẩm đã giảm. Lúc này, bạn có thể cần quảng cáo để tăng nhu cầu hoặc sử dụng các chương trình khuyến mãi, hoặc chuyển sản phẩm đến một địa điểm khác (nơi có tốc độ bán ra nhanh hơn).

Theo dõi số lượng hàng hóa của sản phẩm cụ thể bằng phần mềm

Cách này có thể giúp bạn điều chỉnh và tối ưu quy trình đặt hàng. Bạn có thể thiết lập quy trình kiểm đếm hàng tồn theo chu kỳ để nắm rõ số lượng hàng hóa có sẵn. Một cách khác là bạn tạo hệ thống nhắc tự động để cảnh báo khi số lượng hàng hóa đang gần hết và cần đặt hàng thêm.

Kiểm tra số lượng hàng hóa của sản phẩm cụ thể bằng con người

Đôi khi những gì hiển thị trong phần mềm quản lý hàng hóa tồn kho sẽ không khớp với thực tế. Điều này có thể do hư hỏng, hao hụt trong sản xuất hoặc thất thoát do trộm cắp. Do đó, kiểm tra mức tồn kho theo chu kỳ bằng con người sẽ giúp bạn tìm ra lỗi trong việc nhập dữ liệu, hao hụt tiềm ẩn và các vấn đề khác có thể xảy ra.

Sử dụng chiến lược tức thời (Just In Time) khi có thể

Để giảm thiểu chôn vốn vào nguyên vật liệu và kiểm soát chi phí vận hành tốt hơn, một số doanh nghiệp sử dụng quản lý hàng tồn theo chiến lược tức thời (JIT). Điều bạn cần làm là kết chặt chẽ với các nhà cung cấp để nguyên liệu thô để kịp thời gian sản xuất, nhưng không sớm hơn mức cần thiết. Cuối cùng, mục tiêu là có ít hàng tồn kho nhất có thể - nhưng đủ để sản xuất những thứ cần thiết khi cần thiết.

Tập trung vào kiểm soát chất lượng

Các doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra chất lượng trong suốt vòng đời sản phẩm để tránh lãng phí và đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn. Lồng ghép kiểm soát chất lượng vào mọi khía cạnh của quản lý hàng tồn kho, ví dụ như đặt hàng chính xác và đối chiếu hóa đơn, là rất quan trọng.

Cân nhắc dropshipping

Với hình thức dropshipping, nhà cung cấp vận chuyển sản phẩm trực tiếp từ kho của họ đến khách hàng, loại bỏ việc quản lý hàng tồn. 

Bạn loại bỏ chi phí lưu kho và vận chuyển, lợi nhuận của bạn đến từ chênh lệch giữa giá bán buôn và giá bán lẻ của sản phẩm - trừ đi các chi phí liên quan đến việc tiếp thị và bán sản phẩm. Điều cần thiết là bạn phải có mối quan hệ tốt với nhà phân phối và một đối tác vận chuyển đáng tin cậy.

Sử dụng POS bán hàng

Công nghệ điểm bán hàng (Point of Sale, POS) có thể giúp doanh nghiệp nhỏ theo dõi hàng tồn kho trong thời gian thực. Khi các mặt hàng được bán ra, phần mềm của bạn sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho và giá vốn của hàng hóa đó.

Sử dụng hệ thống mã vạch

Mã vạch có thể giúp các doanh nghiệp quản lý hàng tồn rất dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Mã vạch có thể được đọc bằng máy quét cầm tay rất tiện lợi để quản lý hàng hóa, chọn hàng hóa nào nên xuất trước (theo FIFO), kiểm đếm số lượng…

Đưa ra quyết định dựa vào dữ liệu

Một trong những lợi ích chính của hệ thống quản lý hàng tồn kho là dữ liệu mà hệ thống này có thể cung cấp để bạn ra quyết định dựa trên dữ liệu. Hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn phải cung cấp thông tin cập nhật từng phút về chi tiết số lượng sản phẩm, chi phí bảo quản sản phẩm, tỷ lệ luân chuyển sản phẩm và thời gian tối ưu để tái nhập hàng hóa.

Dữ liệu cũng có thể giúp dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai dựa trên lịch sử bán hàng và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có nghĩa là bạn đang kết hợp giữa quản lý và AI để tối đa hóa lợi nhuận.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Quản Lý Hàng Tồn Kho Dành Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ quản lý hàng tồn kho như thế nào?

Các doanh nghiệp nhỏ quản lý hàng tồn dựa trên mục đích sử dụng - hàng tồn kho được sử dụng trong quá trình sản xuất, hàng tồn kho do người tiêu dùng mua và hàng tồn kho được sử dụng trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp (vật tư).

Làm thế nào để bạn quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả?

Quản lý hàng tồn  hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa công nghệ phù hợp, chính sách, thủ tục và quy trình phù hợp; và đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản tuân theo một quy trình nhất quán . Quá trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu khi nhận các mặt hàng vào kho và đảm bảo một quy trình nhất quán để sử dụng hoặc bán các sản phẩm, quản lý hao hụt và liên tục theo dõi mức tồn kho.

4 loại hàng tồn kho phổ biến gồm những gì?

Có bốn loại hàng tồn kho gồm- nguyên vật liệu và linh kiện, thành phẩm, bán thành phẩm và hàng hóa MRO (vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành). Nguyên liệu và linh kiện là những yếu tố đầu vào cần thiết để tạo nên sản phẩm mà công ty bán ra; hàng hóa thành phẩm có sẵn để bán cho khách hàng, hàng hóa dở dang được sản xuất, hàng hóa MRO vận hành hoạt động kinh doanh - ví dụ: vật tư.

3 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho chính là gì?

Ba kỹ thuật quản lý hàng tồn chính là chiến lược kéo, chiến lược đẩy và chiến lược tức thời (JIT).