Hàng tồn kho không chỉ bao gồm các sản phẩm chưa tiêu thụ hết mà còn là cả các nguyên vật liệu sản xuất, các sản phẩm chưa hoàn thiện,... của doanh nghiệp. Nếu không có phương pháp quản lý hàng tồn hiệu quả thì doanh nghiệp có thể phải chịu thất thoát và thua lỗ. Chính vì vậy, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn đọc những cách thức có thể ứng dụng trong việc quản lý hàng tồn, giúp đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp!

Quản Lý Hàng Tồn Quan Trọng Thế Nào

Bất cứ doanh nghiệp kinh doanh nào cũng đều có hàng tồn kho, và đây thường là yếu tố chiếm lượng giá trị tài sản lớn nhất trong tổng số tài sản của một doanh nghiệp. CHính vì vậy, kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho cũng quan trọng như việc kiểm soát tài sản trong doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:

Chủ động trong việc cung cấp hàng hóa đúng và đủ số lượng

Trong kinh doanh, đây là điều vô cùng quan trọng. Một khi kiểm soát được chặt chẽ số lượng, phân loại hàng hóa trong kho, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo cung ứng đầy đủ sản phẩm cho các bên đối tác, giúp đem lại doanh thu và cả uy tín.

Đảm bảo chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệu

Đối với một số ngành kinh doanh nhất định như thực phẩm, dược phẩm,... việc quản lý kho hàng còn giúp tránh tình trạng hàng hóa hư tổn, hết hạn sử dụng, làm tiêu tốn chi phí sản xuất sản phẩm và mua lại nguyên liệu mới.

Tiết kiệm chi phí điều hành, quản lý kho

Lượng hàng hóa quá nhiều sẽ tương ứng với việc cần sử dụng nhiều lao động, tài nguyên và kinh phí hơn để có thể kiểm soát hiệu quả. Chính vì vậy quản lý và xử lý hàng tồn kịp thời là vô cùng quan trọng giúp lượng hàng hóa không bị quá tải, dẫn đến khó xử lý và tốn kém chi phí.

Tránh tình trạng thất thoát

Việc kiểm soát kho hàng không chặt chẽ sẽ dẫn đến tình trạng hàng hóa trong kho bị thất thoát, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải chịu tổn thất về kinh tế.

Giúp xây dựng kế hoạch sử dụng vốn hiệu quả

Quản lý hàng tồn chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ thời điểm và số lượng hàng hóa cần sản xuất hoặc nhập về, từ đó giúp lên kế hoạch sử dụng vốn hợp lý, hiệu quả hơn!

Nắm bắt xu hướng tiêu dùng tốt hơn

Những sản phẩm tồn kho quá lâu và không tiêu thụ được đa số đều là những sản phẩm không còn phù hợp với thị hiếu tiêu dùng của khách hàng. Nhờ vào điểm này, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới nhằm đảm bảo doanh thu và phát triển thị trường của mình.

4 Bước Đơn Giản Giúp Doanh Nghiệp Quản Lý Hàng Tồn

Quản lý hàng tồn là công việc quan trọng bậc nhất trong kinh doanh. Tuy vậy nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đã có những cách thức và bước quản lý hiệu quả. Vậy hãy cùng xây dựng một quy trình tối ưu nhất chỉ qua 4 bước đơn giản sau đây:

Mã hóa hàng hóa

Đây là bước nên làm không chỉ đối với những doanh nghiệp lớn, lượng hàng lớn mà ngay cả với những doanh nghiệp nhỏ có công suất kho nhỏ. Việc mã hóa sẽ giúp quản lý việc xuất, nhập hàng ra vào kho một cách chặt chẽ, tránh nhầm lẫn và thất thoát. Đồng thời mã hóa cũng sẽ giúp các bước quản lý sau này diễn ra một cách thuận lợi hơn.

Việc mã hóa nên được thực hiện theo danh mục hàng cụ thể để đạt hiệu quả tốt hơn

Sắp xếp hàng tồn hợp lý

Việc sắp xếp ngăn nắp, rõ ràng sẽ giúp tăng công suất chứa của kho, đồng thời giúp hàng hóa được quản lý dễ dàng hơn. Không chỉ thế, việc này còn giúp quá trình lấy hàng, trả hàng vào kho có thể diễn ra tiện lợi và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Quan trọng, khi hàng hóa được sắp xếp gọn gàng, hợp lý thì sẽ tránh được vấn đề hư hỏng do tác động bên ngoài, giúp bảo quản hàng tốt hơn mà không tốn thêm chút kinh phí nào.

Doanh nghiệp nên đầu tư vào các kệ chứa hàng, bởi chỉ mất chi phí một lần duy nhất nhưng lại có thể sử dụng lâu dài và đóng góp hiệu quả tích cực vào việc sắp xếp hàng hóa.

Kiểm tra kho hàng định kỳ

Mọi nỗ lực sắp xếp và thay đổi nhằm quản lý hàng tồn dễ dàng sẽ đều trở thành vô nghĩa nếu doanh nghiệp thiếu đi bước kiểm tra định kỳ. 

Kho hàng tuy đã được sắp xếp và mã hóa toàn bộ nhưng không thể loại trừ trường hợp có nhiều tình huống không lường trước sẽ xảy ra. Bởi vậy công tác kiểm tra là vô cùng quan trọng và cần được thực hiện thường xuyên.

Việc kiểm tra sẽ giúp tránh phát sinh những vấn để không may, hoặc nếu có cũng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp xử lý nhanh chóng và kịp thời. Nhờ vậy mà doanh nghiệp sẽ không phải chịu nhiều tổn thất.

Ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý hàng tồn

Hiện nay, mọi lĩnh vực đều có thể áp dụng công nghệ và công tác quản lý hàng tồn trong kinh doanh cũng không ngoại lệ. Nhiều phần mềm dành riêng cho việc quản lý kho, quản lý hàng tồn đã có mặt nhằm giúp các doanh nghiệp kiểm soát tài sản của mình một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác hơn.

Thông qua việc ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp có thể cắt giảm bớt nguồn lao động để tối ưu kinh phí, tiết kiệm hơn về mặt tài chính. Nhiều doanh nghiệp đã triển khai các hoạt động chuyển đổi số, vậy nên việc sử dụng công nghệ trong mọi khâu quản lý, kinh doanh là điều hoàn toàn nên làm.

Jenfi Insights là ứng dụng "tất cả trong một", ứng dụng công nghệ AI giúp bạn quản lý dữ liệu bán hàng, doanh số, chi phí tiếp thị.... ngay trên một nền tảng. Từ đó, bạn có thể giải quyết bài toán về mua sắm hàng lưu kho mà không phải lo lắng về tồn đọng hàng hóa gây tốn kém. Bạn có thể tìm hiểu thêm về tính năng này tại đây.

Ngoài ra những bước nêu trên, vẫn còn rất nhiều hình thức và cách quản lý hàng tồn hiệu quả. Doanh nghiệp có thể sáng tạo hoặc tham khảo thêm để tìm được cách thức phù hợp, giúp đem về lợi nhuận lớn nhất.

Làm Cách Nào Để Xử Lý Hàng Tồn Hiệu Quả

Công tác quản lý có tốt đến đau cũng sẽ không thể hoàn toàn tránh khỏi tình trạng lượng hàng tồn gia tăng quá nhiều. Trong trường hợp như vậy, doanh nghiệp cần đưa ra phương án hợp lý nhằm giúp xử lý một cách hiệu quả lượng hàng hóa ấy.

Để thanh lý nhanh chóng hàng hóa tồn dư, doanh nghiệp có thể tổ chức các chương trình khuyến mãi như giảm giá hay mua 1 tặng 1, bán theo combo... Ngoài ra cũng có thể tận dụng làm quà tặng thưởng cho nhân viên và người lao động.

Đối với hàng hóa đã hỏng và không thể sử dụng được, doanh nghiệp có thể sử dụng các dịch vụ tiêu hủy chuyên nghiệp để xử lý triệt để. Ngoài ra, trong trường hợp không được bồi thường cho sự hư hỏng của hàng hóa, doanh nghiệp có thể được trừ thuế thu nhập, giúp giảm thiệt hại về mặt tài chính.

Hàng tồn kho quá nhiều không chỉ không mang lại lợi nhuận mà đôi khi còn khiến doanh nghiệp mất thêm một khoản chi phí nữa để xử lý. Chính vì vậy ngay từ đầu, doanh nghiệp nên tính toán cẩn thận để sản xuất và nhập khẩu lượng sản phẩm vừa đủ, tránh việc để tồn kho quá nhiều. 

Tạm Kết

Việc quản lý hàng tồn đối với mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ là một vấn đề khác nhau. Với những kho hàng nhỏ thì đây là một công việc đơn giản, trái lại với những kho hàng lớn và đa dạng sản phẩm thì đây lại là một thách thức vô cùng khó khăn. Nhưng dù trong trường hợp nào, các doanh nghiệp đều có thể áp dụng những bước cơ bản phía trên để giúp tối ưu hiệu quả quản lý của mình!