Quản lý dữ liệu khách hàng không chỉ là bài toán bảo mật thông tin mà còn là căn cứ cho mọi chiến dịch phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu mà tiền bạc! Dù chỉ mới là thông tin “thô” hay đã qua quá trình lọc lựa, thì mỗi thông tin đều mang đến một giá trị nhất định. Nhưng làm thế nào để quản lý dữ liệu hiệu quả?

Vì Sao Cần Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng

Doanh nghiệp sẽ rơi vào nhiều rắc rối khi dữ liệu bị rời rạc, xáo trộn, phân tán mỗi nơi một ít. Vấn đề này ảnh hưởng tiêu cực đến việc tìm kiếm, truy xuất, trao đổi giữa mỗi phòng ban. Khi không có công cụ quản lý chuyên dụng, lãnh đạo phải thực hiện phân chia dữ liệu thủ công cho từng nhân sự. 

Quản lý theo cách này rất tốn thời gian và cũng tăng rủi ro mất dữ liệu. Dẫn đến vấn nạn rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu, buôn bán dữ liệu trái phép. Gây nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp và phiền phức cho khách hàng.

Bên cạnh đó, khi dữ liệu bị phân bố rời rạc, không thống nhất sẽ gây khó khăn trong quá trình xử lý công việc. Công tác giao tiếp, truyền đạt, bàn giao dữ liệu giữa các bộ phận sẽ rất cồng kềnh. Điều này cũng trực tiếp cản trở sự theo dõi tiến độ kinh doanh của nhà lãnh đạo. 

Đối với trải nghiệm khách hàng cũng vậy, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình huống trớ trêu: khách hàng phàn nàn là đã gọi điện/email/nhắn tin nhiều lần về một vấn đề nào đó mà vẫn chưa thấy được xử lý. 

Việc dữ liệu thiếu sự đồng bộ ở những phòng ban liên quan dẫn đến công tác chăm sóc khách hàng không đạt được kỳ vọng, ảnh hưởng tiêu cực đến bộ mặt doanh nghiệp.

Những Yếu Tố Giúp Công Tác Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng Hiệu Quả Hơn

Bảo mật bằng cách quản lý phân luồng

Người chịu trách nhiệm kho dữ liệu có cho phép truy cập, phân luồng thông tin ở mỗi vị trí nhân sự nhất định. 

Cần xác định rõ, thông tin nào cần thiết cho bộ phận nào và với mục đích gì. Nhất là những thông tin về nhân khẩu học, nếu thu thập được thì chỉ các bộ phận có trách nhiệm quảng bá thương hiệu, xây dựng chiến lược mới nên được cấp quyền xem. 

Có phương pháp thu thập và lưu trữ hợp lý

Doanh nghiệp có thể thu thập thông tin khách hàng từ các kênh truyền thông, tiếp thị. Và nhận được những dữ liệu sâu sắc hơn từ các hoạt động mua hàng hoặc tương tác với thương hiệu. 

Những thông tin này ngoài việc giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng, còn hỗ trợ phân tích sở thích và xác định xu hướng tiêu dùng của họ. Bên cạnh đó, một hệ thống lưu trữ là hoàn toàn cần thiết để đảm bảo an toàn, hỗ trợ việc ghi nhận, phát triển dữ liệu tối ưu.

Đào tạo nhân sự ghi nhận và quản lý dữ liệu

Đào tạo nhân sự quản lý hồ sơ khách hàng là tạo nền tảng chắc chắn cho việc khai thác dữ liệu hiệu quả. 

Đối với nhân viên thuộc các bộ phận bán hàng, chăm sóc, hậu mãi, truyền thông, thông tin khách hàng là điều cực kỳ quan trọng. Họ không thể phục vụ hoặc tiếp thị tốt nếu chưa đủ thấu hiểu đối tượng mục tiêu.

Chỉ thu thập những dữ liệu cần thiết và biết cách lược bỏ những dữ liệu biến tính

Dữ liệu khách hàng có nhiều loại, tại mỗi bộ phận sẽ có khả năng thu thập những loại dữ liệu khác nhau. 

Ví dụ, với bộ phận bán hàng, Dữ liệu cá nhân và nhân khẩu học là nhóm thông tin cần được thu thập nhiều nhất. Với bộ phận tiếp thị truyền thông thì Dữ liệu tương tác và hành vi sẽ được chú trọng hơn. 

Ở vị trí quản lý kinh doanh, Dữ liệu mua hàng và vòng đời sản phẩm sẽ rất cần thiết cho các chiến dịch trong tương lai. Bên cạnh đó, bộ phận quản lý chất lượng sẽ luôn cần xem Dữ liệu thái độ từ những phản hồi của khách hàng. Tất cả sẽ được lưu trữ tại một hệ thống đồng nhất và phân quyền tương tác cho từng bộ phận khác nhau.

Luôn sao lưu lại dữ liệu

Có đến 58% doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa có sự chuẩn bị cho việc mất toàn bộ thông tin khách hàng. 

Việc mất dữ liệu có thể xảy ra bởi nhiều lý do khách quan lẫn chủ quan. Một điều chắc chắn là công việc kinh doanh sẽ bị tác động không mấy tích cực khi kho dữ liệu tích cóp được trong thời gian dài đột ngột “bay màu”. 

Cũng bởi lý thế mà mọi doanh nghiệp nên có những phương án lưu trữ song song toàn bộ dữ liệu khách hàng ngay từ giai đoạn thu thập.

Ghi nhận lại mọi hành động trên từng dữ liệu

Vì mỗi tác động từ doanh nghiệp lên dữ liệu dù thành công hay không cũng sẽ phản ảnh một giá trị nào đó. Ở mỗi phân khúc tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp,... chúng ta sẽ có một khoản thời gian và cách thức tương tác khác nhau. 

Chuỗi hành vi tương tác với dữ liệu giúp doanh nghiệp phần nào khắc họa rõ hơn chân dung khách hàng.

Có hệ thống báo cáo phù hợp 

Quản lý dữ liệu khách hàng quan trọng nhất là phần báo cáo. Dù hệ thống có chi tiết đến đâu nhưng không sở hữu chức năng truy xuất báo cáo theo nhu cầu ở từng bộ phận thì cũng sẽ không tối ưu được giá trị dữ liệu.

Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp xác định được danh sách khách hàng trung thành, sinh lợi nhiều nhất​. 

Tạo nền tảng xây dựng chiến dịch thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng. Thuận tiện chăm sóc sau bán, gây dựng thêm lòng tin và phát triển mối quan hệ thân thiết hơn. Jenfi hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!