1. Thế nào là Giấy đề nghị thanh toán?

Giấy đề nghị thanh toán là một tài liệu chứng từ được sử dụng trong quá trình giao dịch thương mại. Nội dung chính yêu cầu việc thanh toán từ bên mua đối với hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp bởi bên bán. Thông tin trên giấy đề nghị thanh toán thể hiện chi tiết về số lượng hàng hóa, giá cả, ngày giao hàng, và các điều kiện thanh toán khác.

Giấy đề nghị thanh toán thường được sử dụng trong các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ trên cơ sở tín dụng. Sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán, người mua sẽ xem xét các thông tin trên đó và tiến hành thanh toán tương ứng với số tiền được yêu cầu. Đây là một trong những tài liệu quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại. Là minh chứng cho các bên tham gia đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.

2. Quy định về thanh toán theo nguyên tắc kế toán như thế nào?

Theo quy định của kế toán, thanh toán là quá trình trao đổi giữa các bên để chuyển tiền hoặc giấy tờ tương đương để thanh toán cho các khoản phải trả. Khi thanh toán, các bên sẽ phải tuân thủ các quy định về kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận các giao dịch liên quan đến thanh toán. Sau đây là một số quy định chính về thanh toán theo nguyên tắc kế toán:

• Xác định ngày thanh toán: Ngày thanh toán là ngày các bên thực hiện việc trao đổi tiền hoặc giấy tờ tương đương để thanh toán cho các khoản phải trả. Ngày thanh toán cần được xác định rõ ràng để có thể ghi nhận đúng thông tin trong sổ sách kế toán.
• Ghi nhận vào sổ sách kế toán: Các giao dịch thanh toán cần phải được ghi nhận đầy đủ và chính xác vào sổ sách kế toán. Các thông tin cần được ghi nhận bao gồm ngày thanh toán, số tiền thanh toán, đối tượng thanh toán và các thông tin khác liên quan.
• Xác định phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán có thể là chuyển khoản, tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc các phương thức khác tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, phương thức thanh toán cần được xác định rõ ràng để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình ghi nhận kế toán.
• Chứng từ liên quan: Các chứng từ liên quan đến giao dịch thanh toán như hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu/chi cần được giữ và lưu trữ đầy đủ để phục vụ cho việc kiểm tra và xác minh thông tin trong quá trình kế toán.
• Tuân thủ các quy định pháp luật: Các giao dịch thanh toán cần tuân thủ các quy định pháp luật về thuế, hải quan và các quy định khác liên quan đến thanh toán. Các bên tham gia cần cẩn trọng và chính xác trong việc xác định số tiền thuế phải nộp và đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch thanh toán.

3. Khi nào thì cần dùng tới Giấy đề nghị thanh toán?

Cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán khi có giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ giữa hai bên, trong đó người bán yêu cầu người mua thanh toán sau khi hàng hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Sau khi đã hoàn thành giao dịch, người bán sẽ lập giấy đề nghị thanh toán để yêu cầu người mua thực hiện việc thanh toán số tiền tương ứng với giá trị của hàng hoặc dịch vụ.

Giấy đề nghị thanh toán thường được sử dụng trong các trường hợp sau đây:

• Khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hoặc dịch vụ trên cơ sở tín dụng, người mua sẽ trả tiền sau khi đã nhận được hàng hoặc dịch vụ.
• Khi các bên tham gia giao dịch muốn có một tài liệu chứng từ để xác nhận việc mua bán đã được hoàn thành và thanh toán đã được thực hiện.
• Khi cần thể hiện các thông tin chi tiết về số lượng hàng hóa, giá cả, ngày giao hàng và các điều kiện thanh toán khác.
• Khi cần đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc xác định số tiền cần thanh toán và các điều kiện thanh toán.

Giấy đề nghị thanh toán là một tài liệu chứng từ quan trọng trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ, nó giúp cho các bên tham gia có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc xác định số tiền cần thanh toán và các điều kiện thanh toán.

4. Trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán là của ai?

Trách nhiệm viết giấy đề nghị thanh toán thuộc về người bán, người cung cấp hàng hoặc dịch vụ. Khi đã thực hiện giao dịch, người bán hoặc người cung cấp sẽ lập giấy đề nghị thanh toán và gửi cho người mua hoặc người sử dụng dịch vụ để yêu cầu thanh toán số tiền tương ứng với giá trị hàng hoặc dịch vụ đã được cung cấp.

Người bán hoặc người cung cấp hàng hoặc dịch vụ cần chắc chắn rằng giấy đề nghị thanh toán được lập đầy đủ và chính xác, để tránh xảy ra những tranh chấp trong quá trình thanh toán và làm mất uy tín của mình trong mắt khách hàng.

5. Nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là một tài liệu quan trọng trong quá trình thanh toán giữa hai bên thực hiện giao dịch. Nó chứa thông tin về khoản thanh toán bao gồm số tiền, ngày thanh toán, phương thức thanh toán và các chi tiết khác liên quan đến giao dịch.

Cụ thể, giấy đề nghị thanh toán nên bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin người gửi và người nhận: tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên lạc khác của các bên liên quan.
• Số tiền cần thanh toán: Bao gồm số tiền cần thanh toán theo đúng thỏa thuận của hai bên.
• Thông tin về hợp đồng hay dịch vụ đã cung cấp: Cung cấp thông tin về hợp đồng hay dịch vụ đã cung cấp, kèm theo các thông tin liên quan như số hóa đơn, số hợp đồng, ngày hợp đồng.
• Phương thức thanh toán: Ghi rõ phương thức thanh toán sẽ được sử dụng như chuyển khoản, tiền mặt, thẻ tín dụng hay hình thức khác.
• Ngày thanh toán: Xác định ngày thanh toán dự kiến hoặc thực tế.
• Chữ ký: Cần có chữ ký của người đại diện cho người gửi và người nhận để xác nhận rằng các thông tin trong giấy đề nghị thanh toán là đúng và có tính pháp lý.

Giấy đề nghị thanh toán là một tài liệu quan trọng để đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng thời hạn và đúng số tiền đã thỏa thuận giữa hai bên.

6. Mẫu Giấy đề nghị thanh toán mới nhất

Sau đây là 2 mẫu Giấy đề nghị thanh toán mới nhất theo Mẫu số 05 - TT 

• Biểu mẫu đề nghị thanh toán theo Mẫu số 05-TT (ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC): 

 

Đơn vị: ……..................... Bộ phận: …….....................

Mẫu số: 05-TT (Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

                                            GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày ... tháng ... năm....

Kính gửi: ................................................................................

Họ và tên người đề nghị thanh toán:...............................................................................

Bộ phận (hoặc địa chỉ):..................................................................................................

Nội dung thanh toán:.....................................................................................................

Số tiền:.............................................................. (Viết bằng chữ):..................................

....................................................................................................................................

(Kèm theo:.............................................................. chứng từ gốc).

Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Người duyệt (Ký, họ tên)

• Biểu mẫu  đề nghị thanh toán theo Mẫu 05-TT (ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC):

 

Đơn vị: ......................... Địa chỉ: ........................

Mẫu số 05 - TT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày.....tháng.....năm.....

Kính gửi:..................................................................................................................

Họ và tên người đề nghị thanh toán:...........................................................................

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):.............................................................................................

Nội dung thanh toán:.................................................................................................

Số tiền: ........................... (Viết bằng chữ):...............................................................

(Kèm theo ........................... chứng từ gốc)

Người đề nghị thanh toán (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Người duyệt (Ký, họ tên)

7. Mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng dành cho cơ quan nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập

Các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập sẽ sử dụng biểu mẫu đề nghị thanh toán theo mẫu số C43-BB, ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC như sau:

Đơn vị: ……………………. Mã QHNS: ………………..

Mẫu số: C43-BB (Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)

 

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG

Ngày…..tháng ……năm………

- Họ và tên người thanh toán:.................................................................................................

- Bộ phận (hoặc địa chỉ):.........................................................................................................

- Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:

Diễn giải	Số tiền
A	1
I. Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này: - Phiếu chi số………………. ngày …………….. - Phiếu chi số………………. ngày …………….. - …. II. Số tiền đề nghị thanh toán 1. Chứng từ: ……………số…………….. ngày…………………. 2 ……………………………………………………………………. III. Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại IV. Số thiếu đề nghị chi bổ sung

 

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên)

KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên)

KẾ TOÁN THANH TOÁN (Ký, họ tên)

NGƯỜI ĐỀ NGHỊ (Ký, họ tên)