Dòng Tiền Là Gì?

Thuật ngữ dòng tiền dùng để chỉ lượng tiền ròng và các khoản tương đương tiền được chuyển vào và ra khỏi công ty. Tiền chuyển vào công ty đại diện cho dòng vào, trong khi tiền chi tiêu đại diện cho dòng ra.

Quản trị dòng tiền là mấu chốt quyết định mức độ an toàn và vững chắc của hoạt động kinh doanh. Dòng tiền là chuỗi mắt xích quan trọng, vận hành và nuôi sống những bánh răng khác. 

Chỉ với một sự rung chuyển nhỏ có thể khiến cả cỗ máy kinh doanh chịu ảnh hưởng nghiêm trọng. Nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới đã áp dụng Quy tắc 80/20 để quản lý hiệu quả chuỗi mắt xích này!

Tầm Quan Trọng Của Quản Trị Dòng Tiền Trong Doanh Nghiệp

Để xây dựng và vận hành xuyên suốt một doanh nghiệp, điều quan trọng hơn cả tiền đó chính là cách quản trị dòng tiền làm sao để hiệu quả và có thể tận dụng nguồn vốn đúng thời điểm. 

Đã có không ít trường hợp các báo cáo tài chính của những doanh nghiệp tại Việt Nam cho thấy hoạt động kinh doanh của họ sinh lời, đẻ lãi nhưng lại không thể tiếp tục vận hành được. Hoặc những cuộc khủng hoảng tài chính đã đánh sập hệ thống ngân hàng trên thế giới bởi việc mất kiểm soát dòng tiền. 

Chính vì vậy, quản trị dòng tiền đóng vai trò chủ đạo, ảnh hưởng mạnh mẽ tới sự tồn vong của cả một doanh nghiệp.

Sự yếu kém của quản trị dòng tiền được thể hiện ở 2 mặt

Sự thiếu hụt tài chính nghiêm trọng

Ví dụ doanh nghiệp không có đủ tiền mặt sẵn có để thanh toán nợ cho ngân hàng hoặc nhà cung cấp mặc dù đã đến hạn, họ hoàn toàn có thể khởi kiện và yêu cầu doanh nghiệp phá sản, cho dù hoạt động kinh doanh đang có lãi. 

Sự dư thừa nguồn vốn

Thời điểm doanh nghiệp sở hữu nguồn vốn lớn trong tay dễ dẫn đến lạm dụng tiền mặt, gây nên sự lãng phí trong khi doanh nghiệp đang vay vốn ngân hàng hoặc các quỹ tín dụng với lãi suất cao. 

Quy Luật 80/20 Là Gì?

Thực tế, quản trị dòng tiền đúng cách là một thách thức to lớn nhất là với doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Để có thể nắm chắc các khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi phù hợp, đôi khi người thực thi lại phải ngụp lặn trong hàng ngàn chi tiết nhỏ hoặc tiêu tốn thời gian vào những hạng mục không mấy cần thiết. 

Áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản trị dòng tiền sẽ là giải pháp tối ưu cho vấn đề này. Đây còn được gọi là quy tắc Pareto, đặt tên theo nhà kinh tế người Ý - Vilfredo Pareto.

Có thể hiểu đơn giản quy luật như thế này: trong nhiều sự việc xảy ra, 80% kết quả được kiến tạo bởi 20% nguyên nhân, và chúng ta chỉ cần tập trung vào 20% quan trọng nhất. 

Chú trọng vào 20% này, nhà lãnh đạo có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Quy tắc này đảm bảo hiệu quả mà không cần huy động nhiều nguồn lực cho việc lập kế hoạch và theo dõi.

Ứng Dụng Quy Luật 80/20 Trong Quản Trị Dòng Tiền Như Thế Nào?

80% dòng tiền doanh nghiệp thu được là từ 20% khách hàng thực tế 

Luôn luôn sẽ có một nhóm khách hàng đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn phần còn lại. Tương tự như trong kinh doanh, căn cứ vào số liệu thực tế hầu hết các nhà quản trị đều đồng ý rằng: 80% doanh thu của công ty đến từ 20% khách hàng thân thiết.

Khách hàng trung thành và các giao dịch lặp đi lặp lại là tiền đề vững chắc tạo nên sự lớn mạnh và ổn định của công ty. 

Nguyên nhân được chỉ ra rằng:

• Chi phí giao dịch với khách hàng cũ tối ưu hơn so với tìm kiếm khách hàng mới
• Tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức khi tái tục đơn hàng cũ

Tập trung vào mối quan hệ sẵn có hiện tại sẽ góp phần đáng kể vào tăng trưởng lợi nhuận của công ty, từ đó thuận lợi mở rộng quy mô kinh doanh; cũng như tăng cường đầu tư vào các hoạt động thu lợi khác.

Phân Chia Chi Phí Theo Quy Luật 80/20 Để Tối Ưu Dòng Tiền

Để kiểm soát nghiêm ngặt dòng thu-chi, doanh nghiệp cần phải chú trọng đến 3 khoản mục lớn: hàng tồn kho, khoản phải trả và khoản phải thu; và áp dụng quy tắc 80/20 để tối ưu dòng tiền.

Khoản phải trả

Đây là những hạng mục cần thanh toán cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần tập trung vào những nhà cung cấp chiến lược, chiếm tỷ trọng và năng suất cao. 

Thay vì mất thời gian đàm phán với hàng chục nhà cung cấp nhỏ lẻ thì đối tác chiến lược sẽ dễ thông cảm và hỗ trợ doanh nghiệp hơn. Duy trì thời gian thanh khoản ổn định và có thể đàm phán nới lỏng công nợ sẽ có lợi cho dòng tiền của doanh nghiệp.

Khoản phải thu

Phần doanh thu có thực nhưng chưa được tất toán đầy đủ. Bộ phận kinh doanh thường dùng cách thức đặt cọc, gối đầu, ký gửi,... để kéo dài thời gian thanh toán nhằm đạt mục tiêu doanh số. 

Điều này giúp đẩy mạnh doanh thu trong thời điểm đó, nhưng nếu lạm dụng sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền vì sự thật doanh thu chỉ đang nằm trên giấy! Do đó, bộ phận kinh doanh nên có những phương án thu hồi nợ kịp thời.

Hàng tồn kho

Lượng hàng tồn kho liên quan đến trách nhiệm của bộ phận sản xuất và kinh doanh. Công ty nào cũng muốn giữ lượng tồn kho vừa đủ để phục vụ khách hàng kịp thời, tuy nhiên thực tế có lẽ không cần thiết. 

Nguyên tắc 80/20 cho thấy: ở những mặt hàng đem lại doanh thu kém không cần thiết để tồn kho nhiều; và một vài khâu sản xuất có thể tiêu tốn nguyên liệu cao hơn so với các khâu còn lại. 

Vì thế, tìm ra giải pháp để tinh gọn những hạng mục này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu  dòng tiền đáng kể.

Lợi ích của quy luật 80/20 trong quản trị dòng tiền

Dự báo dòng tiền thu và chi

Dự báo dòng tiền liên tục theo tháng, quý và năm sẽ giúp doanh nghiệp lường trước được các biến động xảy ra và có hướng xử trí kịp thời. Dưới đây là những yếu tố để tổng hợp thành một bảng dự báo thu-chi:

• Lịch sử thanh toán của khách hàng, đối tác
• Lập kế hoạch cho các khoản chi tiêu sắp tới và nhanh nhạy để nắm bắt kịp thời các vấn đề có thể xảy ra từ phía nhà cung cấp
• Đặt ra các dự đoán về những khoản thu bị chậm trễ hay các khoản phải trả không được gia hạn
• Bảo đảm không bỏ sót những chi phí cố định phải chi trả (Fixed costs) bao gồm chi phí thuê, nhập hàng, tiền lương và thuế, chi phúc lợi, cơ sở vật chất, quảng cáo,,…

Quản lý chặt chẽ dòng tiền theo danh mục ưu tiên

Áp dụng quy tắc 80/20, nhà quản trị sẽ nắm bắt các danh mục cần ưu tiên xử lý để dòng tiền được vận hành trôi chảy:

• Quản lý nghiêm ngặt các khoản phải trả: Tận dụng linh hoạt các điều khoản thanh toán nợ để nắm cơ hội cải thiện dòng tiền mặt của doanh nghiệp, thay vì mặc cả cho một mức giá hời.
• Xử lý nhanh chóng những khoản phải thu: Đảm bảo việc thu hồi công nợ nhanh nhất đối với những khách hàng mua chịu, hạn chế việc nợ xấu hay trả chậm từ khách hàng.
• Tận dụng sự hỗ trợ từ bên thứ 3: Đảm bảo dòng tiền lưu thông trong doanh nghiệp linh hoạt nhất bằng cách theo dõi sát sao quy trình hỗ trợ công ty từ ngân hàng, hỗ trợ tài chính, nhà đầu tư,...

Tạm kết

Quản trị dòng tiền giúp nhà lãnh đạo nhìn được bức tranh “sức khỏe doanh nghiệp” và kiểm soát tốt từng hạng mục thu chi. Đây là nền tảng để quản trị tài chính và phát triển kinh doanh hiệu quả. Doanh nghiệp sẽ luôn duy trì được nguồn vốn ổn định, kịp thời ứng phó với những đổi mới có thể xảy ra. Jenfi hy vọng bài viết này hữu ích với bạn.