Công nợ là khái niệm quen thuộc của hầu hết doanh nghiệp, có căn cứ để nói rằng: những doanh nghiệp sở hữu dòng tiền năng động đa số đều có một danh sách công nợ đáng kể. Nợ cũng là một dạng tài sản, vì thế các phương án tài chính như: thanh toán gối đầu, đàm phán chậm trả,... là một trong những hình thức huy động vốn phổ biến. Và doanh nghiệp muốn có dòng tiền ổn định thì cần rất cẩn trọng trong việc quản lý công nợ của bản thân!

 

Công nợ là gì?

 

Đó là những khoản chi phí phải trả hoặc doanh thu phải thu nhưng vì một lý do nào đó, có thể là chủ động hay bị động mà thao tác ấy cần phải tạm dừng. Bộ phận kế toán công nợ sẽ chịu trách nhiệm quản lý các khoản này sao cho không ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp. 

Xét theo từng cách tiếp cận, có thể phân loại thành công nợ nhà nước, công nợ phải thu, công nợ phải trả và các khoản cần thu khác. Nhưng trong khuôn khổ bài viết chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hai hạng mục chiếm tỷ trọng lớn và có sức ảnh hưởng nhất:

Công nợ phải thu

Là những doanh thu từ công tác bán hàng, cung cấp dịch vụ nhưng chưa thu được tiền. Bên cạnh đó, cũng có các các khoản thu từ hoạt động đầu tư tài chính, tuy ít nhưng cũng rất phổ biến. Trong trường hợp này, có thể khách hàng đang được cho phép chia khoản thanh toán hoặc doanh nghiệp hỗ trợ đối tác gối đầu hàng hóa. 

Để có thể thu được nợ hiệu quả, không chỉ bộ phận kế toán và bán hàng cần nỗ lực, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải có chính sách công nợ minh bạch được thỏa thuận ngay khi ký hợp đồng.

Công nợ phải trả

Là những khoản doanh nghiệp nợ nhà cung cấp sau khi đặt và nhận công cụ, nguyên liệu, hàng hóa, dịch vụ,... phục vụ quy trình kinh doanh nhưng chưa thanh toán. Thông thường doanh nghiệp sẽ có một thời hạn thanh toán cố định cho từng nhà cung cấp. Bộ phận kế toán sẽ hỗ trợ phân loại và theo dõi tiến trình thanh toán một cách hợp lý nhất.

Những lưu ý khi quản lý công nợ doanh nghiệp

Quản lý công nợ không phải một công việc đơn giản, hay nói chính xác hơn là cực kỳ phức tạp! Những con số chuyển động không ngừng thể hiện cho dòng tiền ra - vào giúp nhà quản lý có thể dự chi theo từng giai đoạn. Theo dõi yếu tố này không chỉ có thể ổn định dòng tiền mà còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra kế hoạch tài chính trong chiến lược kinh doanh sắp tới.

Phân loại khách hàng và từng loại công nợ cụ thể

Để quản lý tốt thì nên thấu hiểu mức độ ảnh hưởng của từng loại nợ. Không phải khoản nợ nào cũng cần ưu tiên thanh toán hoặc có thể đàm phán chậm trả. Vì vậy, nắm bắt tính chất khoản nợ là rất cần thiết cho công tác vận hành vốn. Đối với khách hàng cũng như thế, doanh nghiệp không cần phải luôn luôn cho phép công nợ. Nhà quản lý cần biết cách cân đối giữa tiền mặt và nợ phải thu để dòng tài chính thực sự ổn định.

 

Ví dụ, nếu doanh thu tổng một tháng là 100 triệu nhưng công nợ lên đến 70 triệu, vượt quá 50% và không có chính sách quản lý phù hợp thì doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng đội doanh thu ảo cũng như đối mặt với những rủi ro nguy hiểm khác. Do đó, đề xuất một hạn mức công nợ tương đối và thời hạn tất toán là giải pháp cần thiết

 

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho phép công nợ là một trong những chính sách đẩy doanh số hợp lý. Nhưng cũng như ví dụ trên, nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch bán hàng phù hợp. Hoặc đội ngũ bán hàng nên sử dụng những biện pháp thay thế như thanh toán từng phần nếu tỷ lệ công nợ hiện tại đã quá cao.

Đào tạo nhân sự bài bản cho vị trí quản lý và thu hồi công nợ

Với những doanh nghiệp chuyên sản xuất, gia công,... có một tỷ lệ công nợ xuyên suốt ổn định thì nên có thêm một bộ phận chuyên chăm sóc và quản lý thu hồi. Tất nhiên đây là vị trí khá nhạy cảm nhưng cực kỳ quan trọng. 

Có thể vì mức độ thân thiết mà đội ngũ bán hàng sẽ gặp khá nhiều khó khăn trong việc giúp khách hàng tất toán, nhưng đội ngũ chăm sóc công nợ thì khác. Doanh nghiệp nên đầu tư đào tạo nghiệp vụ thật chỉn chu, giúp nhân sự giữ được tác phong chuyên nghiệp, tận tâm nhưng vẫn hoàn thành nhiệm vụ.

Có quy trình thu hồi công nợ rõ ràng

Bên cạnh kế hoạch bán hàng thì quy trình thu hồi nợ là điều không thể thiếu. Một quy trình rõ ràng cần có hướng giải quyết nếu tình huống công nợ vượt hạn mức xảy ra hoặc chậm trễ thời hạn tất toán mà doanh nghiệp và khách hàng thỏa thuận từ đầu. 

Thu hồi nợ hiệu quả là nền tảng thuận lợi giúp doanh nghiệp sở hữu dòng tiền ổn định, dồi dào, linh động. Tạo điều kiện cho việc phát triển kinh doanh và tái đầu tư khi cần thiết.

 

Lời kết

Ở các khoảng nợ cần thu, kế toán cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, tần suất phát sinh, tình trạng thanh toán. Cần tập hợp và lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan. Đồng thời tiến hành đối chiếu công nợ mỗi cuối tháng để theo dõi tiến độ thu hồi thực tế. Từ đó có căn cứ để kịp thời giải quyết những khoản nợ khó đòi, tránh tình trạng thất thoát và sử dụng nguồn tiền không hiệu quả. Jenfi hy vọng bài viết này hữu ích với bạn.