Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ pháp lý của công dân. Thực hiện quyết toán thuế góp phần đóng góp vào ngân sách Nhà nước. Góp phần tạo nguồn tài chính đầu tư cho các hoạt động phát triển kinh tế, xã hội của quốc gia.

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là gì?

Quyết toán thuế TNCN  là quá trình tính toán và nộp thuế TNCN cho cơ quan thuế sau khi kết thúc năm tài chính. Đây là nghĩa vụ pháp lý của mỗi cá nhân có thu nhập để đóng góp vào ngân sách nhà nước. Người nộp thuế có nghĩa vụ kê khai để xác định số tiền thuế phải nộp trong năm liền kề trước đó. Từ đó xác định được số tiền thuế còn thiếu hoặc thừa để làm căn cứ hoàn thuế. Thuế TNCN được đóng góp thông qua các hình thức thanh toán thuế như chuyển khoản, nộp trực tiếp tại ngân hàng, nộp tại các điểm thu thuế, hoặc qua các kênh trực tuyến.

Quyết toán thuế TNCN được thực hiện dựa trên tổng thu nhập của cá nhân trong năm. Bao gồm cả thu nhập chịu thuế và không chịu thuế. Việc quyết toán thuế TNCN đúng thời hạn và chính xác là rất quan trọng để tránh bị phạt vi phạm về thuế và giữ cho bản thân và gia đình an toàn pháp lý. Nếu không thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định, cá nhân có thể vướng phải những vướng mắc như sau: 

• Xử phạt hành chính tuỳ theo mức độ vi phạm nếu bị cơ quan thuế phát hiện
• Với những cá nhân nộp thừa sẽ không được hoàn trả lại số thuế đã nộp thừa cũng như không được áp dụng chế độ bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.

2. Ai phải thực hiện quyết toán thuế TNCN?

Căn cứ theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Công văn 636 và Công văn 883/TCT-DNNCN, những đối tượng phải quyết toán thuế TNCN được quy định cụ thể như sau:

2.1 Tổ chức, cá nhân thực hiện thanh toán tiền lương, tiền công

Tổ chức nhận uỷ quyền có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân. Không phân biệt có khấu trừ thuế hay không. Trường hợp người lao động điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới nhưng trong cùng một hệ thống (Lý do có thể kể đến như: Chuyển đổi loại hình kinh doanh, sáp nhập, chia tách, v.v) thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế. Bao gồm cả phần thu nhập do tổ chức cũ đang thực hiện chi trả.

2.2 Ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Các nhân ký hợp đồng từ đủ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm thực hiện quyết toán thuế. Kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Bao gồm cả những đối tượng có thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng ở nơi khác và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN (nếu không có yêu cầu quyết toán khoản này).

2.3 Cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế

Bao gồm những đối tượng sau đây:

• Có số thuế chênh lệch (phải nộp thêm hoặc nộp thừa) đề nghị bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cư trú hợp pháp tại Việt Nam nhỏ hơn 183 ngày (tính trong năm dương lịch đầu tiên) và từ 183 ngày trở lên kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam, tính liên tục trong 12 tháng.
• Lao động người nước ngoài hết hợp đồng làm việc tại Việt Nam thực hiện quyết toán trước khi xuất cảnh, v.v.

Cũng theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP - Khoản 6, điều 8 và Công văn 636/TCT-DNNCN. 5 trường hợp sau đây không cần thực hiện quyết toán thuế TNCN

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phát sinh trả thu nhập. Nói cách khác, trong kỳ tính thuế không thực hiện trả tiền lương, tiền công cho người lao động thì không phải khai quyết toán thuế TNCN. Riêng trường hợp có trả tiền lương, tiền công nhưng không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì vẫn phải khai quyết toán thuế theo quy định. 
• Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm ở mức thấp. Sau khi quyết toán chỉ từ 50.000 đồng trở xuống. 
• Số thuế phải nộp thấp hơn số thuế đã tạm nộp nhưng không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo
• Vừa có thu nhập từ lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên. Đồng thời có thu nhập vãng lai tại nơi khác bình quân tháng không quá 10 triệu đồng/năm, đã được khấu trừ 10% và không có nhu cầu quyết toán thuế.
• Được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc (hưu trí, tự nguyện, v,v.) đã khấu trừ 10% thuế TNCN tính theo khoản tiền bảo hiểm tương ứng.

3. Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân đầy đủ & nhanh nhất

3.1 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tiếp

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân có thể được thực hiện trực tiếp thông qua các bước sau đây:

• Tổng hợp thông tin: Thu thập và tổng hợp tất cả các thông tin và chứng từ liên quan đến thu nhập và chi phí của bạn trong năm tài chính kết thúc.
• Xác định thu nhập chịu thuế: Tính toán thu nhập chịu thuế của bạn bằng cách trừ các khoản chi phí giảm trừ được quy định bởi pháp luật từ tổng thu nhập của bạn. Các khoản chi phí này bao gồm các khoản đóng bảo hiểm y tế, giáo dục, tiền lãi vay, chi phí đi lại công tác, đầu tư định kỳ, và một số khoản khác.
• Áp dụng thuế TNCN: Áp dụng thuế TNCN bằng cách xem xét bảng thuế TNCN được quy định bởi pháp luật và tính toán số thuế phải nộp.
• Giảm trừ thuế: Tính toán các khoản giảm trừ thuế được quy định bởi pháp luật để giảm thiểu số tiền thuế phải nộp.
• Nộp thuế: Nộp thuế cho cơ quan thuế bằng cách sử dụng các hình thức thanh toán thuế như chuyển khoản, nộp trực tiếp tại ngân hàng, nộp tại các điểm thu thuế, hoặc qua các kênh trực tuyến.

3.2 Hồ sơ cần chuẩn bị

• Đối với tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công: Chuẩn bị tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/QTT-TNCN; Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần theo mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN; Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần theo mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN và Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN.

• Đối với cá nhân trực tiếp kê khai thuế : Sử dụng mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN; Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN; Chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, đã nộp ở nước ngoài (nếu có); Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (bản sao) trong đó ghi rõ nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào hoặc bản sao chứng từ ngân hàng với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế; Hoá đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ khuyến học, quỹ nhân đạo (Bản sao); Tài liệu chứng minh đã trả tiền của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài (nếu có).

3.3 Nơi nộp hồ sơ

• Cá nhân tự quyết toán thuế: Chủ động liên hệ cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp nhận uỷ quyền quyết toán: Cán bộ chuyên môn thực hiện thông qua phần mềm kế toán của đơn vị hoặc phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục Thuế.

3.4 Thủ tục thực hiện

Nộp hồ sơ sau đó chờ Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Lưu ý rằng quyết toán thuế TNCN có thể phức tạp và yêu cầu kiến thức về thuế TNCN, do đó, nếu bạn không tự tin thực hiện quyết toán thuế, bạn có thể nhờ sự giúp đỡ của một chuyên gia tài chính hoặc kế toán viên.

3.5 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua hình thức online

Hiện nay, để thuận tiện cho người nộp thuế, nhiều cơ quan thuế đã cung cấp dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến. Các bước để quyết toán thuế thu nhập cá nhân qua hình thức online có thể được thực hiện như sau:

3.5.1 Bước 1

Truy cập vào trang web của cơ quan thuế: Truy cập vào trang web của cơ quan thuế để sử dụng dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến. Đảm bảo rằng bạn đang truy cập vào trang web chính thức của cơ quan thuế.

3.5.2 Bước 2

Đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản: Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký một tài khoản mới. Nếu bạn đã có tài khoản, bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của mình.

3.5.3 Bước 3

Cập nhật thông tin và kiểm tra tài khoản: Sau khi đăng nhập vào tài khoản của mình, bạn cần cập nhật thông tin cá nhân và thông tin thu nhập của mình. Chọn “Quyết toán thuế” sau đó tiếp tục chọn “Kê khai trực tuyến”. Hệ thống sẽ tính toán thuế TNCN của bạn dựa trên thông tin bạn đã cung cấp.

3.5.4 Bước 4

Xem kết quả tính toán: Sau khi hệ thống tính toán xong, bạn có thể xem kết quả tính toán thuế của mình để đảm bảo tính toán chính xác. Chọn thông tin tờ khai quyết toán thuế gồm: Tên người gửi, địa chỉ liên hệ, điện thoại, địa chỉ email, chọn tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN. Sau đó chọn cơ quan quyết toán thuế.

3.5.5 Bước 5

Nhập thông tin theo mẫu tờ khai quyết toán thuế.

3.5.6 Bước 6

Nếu bạn đồng ý với kết quả tính toán, bạn có thể tiến hành nộp thuế trực tuyến bằng các phương thức thanh toán được cung cấp bởi hệ thống. Sau đó chọn “Kết xuất XML”

3.5.7 Bước 7

Nộp tờ khai. Kiểm tra thông tin và ký tên người nộp thuế vào file kết xuất XML nếu thông tin chính xác

3.5.8 Bước 8

In tờ khai thành 2 bản và ký xác nhận

3.5.9 Bước 9

Đến nộp trực tiếp chứng từ (có chữ ký) tại Bộ phận một của của Cơ quan Thuế đã nộp tờ khai. Lưu ý mang kèm theo Căn cước công dân.

Lưu ý

rằng để sử dụng dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến, bạn cần có kết nối Internet ổn định và đủ thông tin cá nhân và thu nhập của mình để cập nhật vào hệ thống. Trường hợp gặp vấn đề trong quyết toán thuế trực tuyến, bạn có thể liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ.

4. Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2023

Quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối được quy định theo Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 đã nêu rõ như sau:

• Đối với trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán: Tổ chức chi trả thu nhập phải thực hiện nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 theo năm dương lịch hoặc năm tài chính.
• Đối với trường hợp tự quyết toán thuế TNCN, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Nếu thời điểm nộp hồ sơ quyết toán trùng với ngày nghỉ lễ, tết thì thời hạn này sẽ lùi sang ngày làm việc tiếp theo. 

Như vậy, thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2022, thực hiện trong năm 2023 theo thời gian như sau: 

• Tổ chức cá nhân trả thu nhập khấu trừ thuế: Chậm nhất là ngày 31/3/2023 đối với hồ sơ quyết toán thuế năm. 
• Cá nhân trực tiếp đi quyết toán thuế: Chậm nhất là ngày 04/5/2023. Vì trong tháng 4/2023 có ba ngày lễ: Giỗ tổ Hùng Vương, 30/4 và 1/5 nối tiếp nhau. Do đó, thời gian nộp hồ sơ tự quyết toán thuế sau khi lùi thời gian nghỉ bù sẽ là ngày mùng 4/5 (ngày làm việc tiếp theo sau thời gian nghỉ lễ).

5. Chậm làm quyết toán thuế TNCN sẽ bị phạt như thế nào?

Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc chậm làm quyết toán thuế TNCN có thể dẫn đến các hậu quả như bị phạt và bị xử lý hành chính. Mức phạt thấp nhất là 02 triệu đồng và mức cao nhất lên tới 25 triệu đồng). Ngoài ra, nếu chậm nộp hoặc không nộp đúng hạn sẽ phải đóng thêm phí nộp chậm là 0,05%/ngày trên số tiền nợ thuế chưa nộp đến ngày nộp đủ thuế. 

Hành vi không quyết toán thuế TNCN hoặc cố tình nộp chậm được pháp luật quy định mức xử phạt như sau:

1. Đối với hành vi nộp chậm quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày và có yếu tố giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo
2. Đối với hành vi thực hiện quá thời hạn từ 01 đến 30 ngày: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng (trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này)
3. Đối với hành vi thực hiện quá thời hạn quy định từ 31 đến 60 ngày: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng 
4. Phạt tiền từ 8.000.000 đến 15.000.000 đồng nếu vi phạm một trong những hành vi sau đây:

• Quá thời hạn nộp thuế theo quy định từ 61 đến 90 ngày
• Quá thời hạn quy định trên 91 ngày nhưng không phát sinh thêm số thuế phải nộp
• Không thực hiện nộp hồ sơ khai thuế nhưng cũng không phát sinh số thuế phải nộp

5. Đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế chậm quá thời hạn lớn hơn 90 ngày. Có phát sinh khoản thuế phải nộp thêm nhưng cá nhân đã nộp đủ các khoản theo quy định trước thời điểm cơ quan chức năng công bố quyết định: Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Nếu số tiền phạt nhiều hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ kê khai thì số tiền phạt tối đa sẽ được tính bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp. Nhưng không được nhỏ hơn mức trung bình của khung tiền phạt.

6. Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến quyết toán thuế TNCN

6.1 Quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2 nơi tính thế nào?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 636/TCT-DNNCN, cá nhân làm việc tại hai nơi có thể quyết toán thuế theo 2 trường hợp sau đây:

Trường hợp 1: Tự thực hiện kê khai quyết toán với cơ quan thuế

Trường hợp 2: Uỷ quyền cho doanh nghiệp quyết toán nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Ký hợp đồng lao động hợp pháp từ đủ 03 tháng trở lên tại một nơi. Đang làm việc thực tế tại nơi đó vào thời điểm quyết toán thuế.
• Có thu nhập vãng lai bình quân trong năm không vượt quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ.

Mức thuế TNCN cho đối tượng có thu nhập từ 2 nơi trở lên tính theo thu nhập thực tế sau khi đã giảm trừ gia cảnh theo đúng quy định của pháp luật. Cá nhân có thu nhập từ 2 nơi trở lên cần thực hiện quyết toán thuế TNCN trong 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

6.2 Ủy quyền quyết toán thuế TNCN được thực hiện như thế nào?

Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân là hình thức cho phép người nộp thuế ủy quyền cho một cá nhân, hoặc tổ chức thực hiện quyết toán thuế TNCN thay mình. 

Để thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN, cần phải chuẩn bị và thực hiện các bước sau:

• Chuẩn bị giấy ủy quyền: Tải và điền thông tin theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Trong đó ghi rõ thông tin về người được ủy quyền (tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu), mục đích ủy quyền, thời hạn ủy quyền và các điều khoản liên quan đến việc thực hiện quyết toán thuế TNCN. 
• Đăng ký ủy quyền với cơ quan thuế. Thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thông qua các kênh đăng ký trực tuyến của cơ quan thuế.
• Thực hiện quyết toán thuế TNCN: Sau khi đã hoàn tất các thủ tục ủy quyền, người được ủy quyền có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN thay một người nộp thuế. Người được ủy quyền phải tuân thủ các quy định pháp luật và ghi rõ thông tin về các khoản thu nhập và thuế phải nộp của người nộp thuế.

Lưu ý rằng, người được ủy quyền chỉ có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người nộp thuế trong phạm vi thời gian được ủy quyền và theo các điều kiện quy định trong giấy ủy quyền. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN, bạn có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để được hỗ trợ và giải đáp.