Trong bối cảnh tốc độ chuyển đổi số quyết định năng lực cạnh tranh, việc sử dụng phần mềm KPI (Key Performance Indicators) đã trở thành một chiến lược quan trọng để giúp doanh nghiệp đo lường, theo dõi và quản lý hiệu suất kinh doanh một cách hiệu quả. 

Tuy nhiên, với nhiều phần mềm KPI hiện có trên thị trường, việc lựa chọn phần mềm KPI phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp bạn thật sự không hề dễ dàng. Chính vì vậy, Jenfi Capital sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách lựa chọn phần mềm KPI phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. 

Chúng tôi sẽ xem xét đến các yếu tố quan trọng của phần mềm KPI, những tính năng cần có, cách tích hợp vào quy trình làm việc hiện có của doanh nghiệp và các giải pháp để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu KPI. 

Cùng Jenfi Capital khám phá và tìm hiểu cách chọn phần mềm KPI phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn trong bài viết sau.

1. Giới Thiệu Về KPI- Nền Tảng Của Phần Mềm KPI

KPI là gì?

KPI (Chỉ số Hiệu suất Chính) là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực quản lý và đo lường hiệu suất kinh doanh. KPIs là các chỉ số được thiết lập để đo lường mức độ hoàn thành của các mục tiêu và mục đích của một tổ chức hoặc một cá nhân trong việc đạt được kết quả kinh doanh mong muốn. 

KPI đóng vai trò quan trọng trong đo lường sự thành công của một doanh nghiệp, từ việc theo dõi tiến độ của các mục tiêu, đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh, đến định hướng phát triển tương lai của tổ chức.

Phần mềm KPI là gì?

Vậy, làm sao doanh nghiệp xác định, đo lường, quản lý hàng loạt KPI mà không gặp vấn đề về dữ liệu? Giải pháp quản lý và theo dõi KPIs chính là sử dụng phần mềm KPI.

Phần mềm KPI là công cụ để bạn có thể tự động hóa quy trình theo dõi, đo lường, báo cáo và quản lý KPI một cách thuận tiện và nhanh chóng. Phần mềm KPI giúp có được cái nhìn toàn diện về hiệu suất kinh doanh, từ đó hỗ trợ quyết định và hoạch định chiến lược phù hợp.

Ví dụ, một công ty sản xuất có KPI là tỷ lệ sản phẩm không đủ tiêu chuẩn được giữ dưới 2%. Bằng cách sử dụng phần mềm KPI, công ty có thể tự động theo dõi số lượng sản phẩm không đạt chuẩn và tính tỷ lệ chính xác, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời. 

Nếu không có phần mềm KPI, công việc theo dõi và báo cáo này sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, đồng thời dễ dẫn đến sai sót và đánh giá không chính xác.

Vậy, Phần mềm KPI hoạt động theo hình thức như thế nào và có những tính năng gì đáng chú ý?

2. Hiểu Về Phần Mềm KPI

Trên thị trường hiện nay, có nhiều loại phần mềm KPI khác nhau, được phát triển bởi các nhà cung cấp khác nhau. Cùng Jenfi Capital hiểu rõ hơn về phần mềm KPI thông qua việc phân loại theo hình thức lưu trữ và tính năng dưới đây.

Phân loại Phần mềm KPI theo cách lưu trữ và hoạt động

Nếu dựa vào hình thức lưu trữ và hoạt động, ta có thể chia thành 2 dạng:

Phần mềm KPI dựa trên đám mây

Đây là loại phần mềm KPI được lưu trữ và hoạt động trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng truy cập và quản lý từ bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. 

Phần mềm KPI dựa trên đám mây thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ (SaaS) và cung cấp tính năng linh hoạt, dễ sử dụng và có khả năng tích hợp với các hệ thống khác.

Một số Phần mềm KPI dựa trên đám mây gồm:

• AgileScore: phù hợp các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm, với khả năng đo lường, theo dõi và quản lý hiệu suất của các dự án Agile.
• OSBizTracker: Là một phần mềm KPI đa năng, cung cấp khả năng theo dõi và đo lường các chỉ số kinh doanh chủ chốt như doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ suất sinh lời, ... Phần mềm này cung cấp giao diện trực quan, tính năng báo cáo đa dạng và tính năng tạo bảng điều khiển linh hoạt.
• Sapo KPI: Là một phần mềm KPI dựa trên đám mây của Sapo, cung cấp tính năng đo lường, theo dõi và quản lý KPI trong các lĩnh vực như bán lẻ, thương mại điện tử, dịch vụ, và du lịch. Phần mềm này cung cấp giao diện dễ sử dụng, tính năng trực quan hóa dữ liệu và tính năng tạo bảng điều khiển đa dạng.

Phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở

Đây là loại phần mềm KPI được triển khai và hoạt động trên máy chủ cục bộ của tổ chức, yêu cầu việc cài đặt và duy trì trên cơ sở hạ tầng nội bộ. 

Phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở thường đòi hỏi một số kỹ năng kỹ thuật và nguồn lực để triển khai và duy trì

Một số Phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở gồm:

• BI4Dynamics: Là một phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở dữ liệu của Microsoft Dynamics NAV, cung cấp khả năng theo dõi và đo lường các chỉ số kinh doanh chủ chốt như doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất sinh lời, và tỷ lệ chuyển đổi.
• Qlik Sense: Là một phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở dữ liệu đa nguồn, cung cấp tính năng tạo bảng điều khiển đa dạng, trực quan hóa dữ liệu và tính năng báo cáo thời gian thực. Phần mềm này cho phép tổ chức tổng hợp, phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu kinh doanh từ nhiều nguồn khác nhau.
• Tableau: Là một phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở dữ liệu đa nguồn, cung cấp tính năng trực quan hóa dữ liệu, tạo bảng điều khiển và báo cáo đa dạng. Phần mềm này cho phép tổ chức phân tích dữ liệu kinh doanh một cách đơn giản và hiệu quả, từ đó giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và tin cậy.
• IBM Cognos Analytics: Là một phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở dữ liệu của IBM, cung cấp tính năng đo lường, theo dõi và quản lý KPI trong các lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất, và tiếp thị. Phần mềm này cung cấp khả năng tạo bảng điều khiển đa dạng, báo cáo đa kênh và tính năng trực quan hóa dữ liệu.
• SAP BusinessObjects: Là một phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở dữ liệu của SAP, cung cấp tính năng đo lường, theo dõi và quản lý KPI trong các lĩnh vực như tài chính, bán lẻ, sản xuất, và dịch vụ. Phần mềm này cung cấp tính năng tạo bảng điều khiển đa dạng, trực quan hóa dữ liệu và tính năng báo cáo thời gian thực.

So sánh giữa phần mềm KPI dựa trên đám mây và phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở, phần mềm KPI dựa trên đám mây thường đem lại tính linh hoạt và khả năng truy cập từ xa, trong khi phần mềm KPI trên nền tảng cơ sở thường có tính kiểm soát dữ liệu và bảo mật cao hơn.

Các tính năng và chức năng của phần mềm KPI

Các tính năng và chức năng của phần mềm KPI cũng đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn phù hợp với nhu cầu của tổ chức. 

Ví dụ, phần mềm KPI thường cung cấp tính năng trực quan hóa dữ liệu, giúp người dùng dễ theo dõi và hiểu rõ hơn về dữ liệu KPI thông qua biểu đồ, đồ thị, hay các hình ảnh trực quan. Điều này giúp người dùng dễ dàng nhận ra xu hướng, biến động, và mối quan hệ giữa các chỉ số, từ đó đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và cụ thể.

Bên cạnh đó, phần mềm KPI cũng cung cấp tính năng tạo bảng điều khiển (dashboard) và báo cáo thời gian thực. 

Các bảng điều khiển cho phép người dùng tổng hợp, đánh giá và theo dõi nhanh chóng các KPI quan trọng trên một giao diện trực quan. 

Ngoài ra, báo cáo thời gian thực cho phép người dùng xem các thông tin KPI được cập nhật liên tục, đồng bộ với dữ liệu thực tế, giúp đưa ra các quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

3. Lựa Chọn Phần Mềm KPI Phù Hợp

Để lựa chọn phần mềm KPI phù hợp, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng các tính năng, chi phí,...để đạt được kết quả tốt nhất cho tổ chức. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm KPI.

Khả năng mở rộng

Phần mềm KPI cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức trong tương lai. Phần mềm cần có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có trong tổ chức, cho phép mở rộng và tối ưu hóa quy trình làm việc hiện tại.

Dễ sử dụng

Phần mềm KPI cần đơn giản và dễ sử dụng để nhân viên có thể nhanh chóng tiếp cận, đưa ra đánh giá chính xác về hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Giao diện người dùng thân thiện, dễ hiểu và hỗ trợ đa ngôn ngữ cũng là một yếu tố quan trọng cần xem xét.

Tích hợp với các hệ thống hiện có

Phần mềm KPI cần có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có trong tổ chức như ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), hoặc hệ thống dữ liệu khác để có thể lấy dữ liệu đáng tin cậy và tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu.

Tính năng và chức năng

Phần mềm KPI cần cung cấp các tính năng và chức năng đáp ứng nhu cầu của tổ chức, bao gồm trực quan hóa dữ liệu, tạo bảng điều khiển, báo cáo thời gian thực, và khả năng phân tích dữ liệu chi tiết. Phần mềm cũng cần hỗ trợ việc đo lường và theo dõi nhiều loại chỉ số kinh doanh khác nhau.

Đánh giá phần mềm KPI phổ biến kèm những ưu điểm, nhược điểm

Có nhiều phần mềm KPI phổ biến trên thị trường, mỗi loại lại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là đánh giá một số phần mềm KPI phổ biến và những ưu điểm và nhược điểm của chúng:

AgileScore

Ưu điểm: 

• là một công cụ KPI dựa trên phương pháp Agile, giúp theo dõi và đánh giá hiệu suất của dự án Agile. 
• cung cấp giao diện đồ họa trực quan, tính năng theo dõi thời gian thực, và khả năng tùy chỉnh KPI theo yêu cầu của dự án. 
• AgileScore cũng tích hợp với các công cụ Agile phổ biến khác như Jira, Trello, và Slack.

Nhược điểm: 

• AgileScore có giới hạn về tính năng so với các công cụ KPI tổng quát, chỉ hỗ trợ đánh giá dự án Agile và không thích hợp cho các mô hình hoạt động khác. 
• Ngoài ra, AgileScore là một công cụ trả phí và đòi hỏi người dùng có hiểu biết về phương pháp Agile.

BizTracker

Ưu điểm: 

• BizTracker là một công cụ KPI dựa trên đám mây, cung cấp tính năng đa dạng như theo dõi KPI, báo cáo đa dạng, tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, và tính năng cộng tác nhóm. 
• BizTracker cũng có giao diện trực quan và dễ sử dụng, cung cấp môi trường làm việc đơn giản cho việc quản lý KPI.

Nhược điểm: 

• OSBizTracker là một công cụ trả phí và chi phí có thể khá cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. 
• Ngoài ra, OSBizTracker chưa được phổ biến rộng rãi và hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt còn hạn chế.

Sapo KPI

Ưu điểm:

• Sapo KPI là một công cụ KPI miễn phí của Việt Nam, cung cấp tính năng đơn giản và dễ sử dụng. 
• cung cấp giao diện trực quan, khả năng thiết lập và quản lý KPI dễ dàng, và tính năng báo cáo đa dạng.

Nhược điểm: 

• Sapo KPI có giới hạn về tính năng so với các công cụ KPI quốc tế, chủ yếu hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. 
• Ngoài ra, Sapo KPI chưa có tính năng tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và hỗ trợ quản lý đa cấp.

Qlik Sense

Ưu điểm: 

• Qlik Sense là một công cụ KPI chuyên nghiệp, cung cấp tính năng mạnh mẽ cho việc phân tích dữ liệu, đồ họa đa dạng, và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. 
• Qlik Sense cũng cung cấp tính năng tự động phát hiện, phân tích dữ liệu thời gian thực, và khả năng tùy chỉnh cao cho người dùng. 
• Ngoài ra, Qlik Sense cũng tích hợp tốt với các công nghệ nổi tiếng như AI, Big Data, và IoT.

Nhược điểm: 

• Qlik Sense là một công cụ trả phí và có độ phức tạp cao, đòi hỏi người dùng có kiến thức chuyên sâu về dữ liệu và phân tích dữ liệu. 
• Ngoài ra, việc triển khai Qlik Sense có thể đòi hỏi nguồn lực đầu tư lớn và không phải là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

IBM Cognos Analytics

Ưu điểm: 

• IBM Cognos Analytics là một công cụ KPI chuyên nghiệp, cung cấp tính năng mạnh mẽ cho việc phân tích dữ liệu, đồ họa đa dạng, và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Cung cấp khả năng xây dựng báo cáo, dashboard tùy chỉnh, và tính năng phân tích dữ liệu trong thời gian thực. 
• IBM Cognos Analytics cũng có tính năng tự động phát hiện, phân tích dữ liệu và tích hợp tốt với các công nghệ nổi tiếng như AI, Big Data, và Cloud.

Nhược điểm: 

• IBM Cognos Analytics là một công cụ trả phí và có độ phức tạp cao, đòi hỏi người dùng có kiến thức chuyên sâu về dữ liệu và phân tích dữ liệu. 
• Ngoài ra, việc triển khai IBM Cognos Analytics cũng có thể đòi hỏi nguồn lực đầu tư lớn và không phải là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

SAP BusinessObjects

Ưu điểm: 

• SAP BusinessObjects là một công cụ KPI phổ biến của SAP, cung cấp tính năng đa dạng cho việc phân tích dữ liệu, đồ họa, và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

Nhược điểm: 

• SAP BusinessObjects có độ phức tạp cao và đòi hỏi người dùng có kiến thức chuyên sâu về dữ liệu và phân tích dữ liệu. 
• Ngoài ra, việc triển khai SAP BusinessObjects cũng có thể đòi hỏi nguồn lực, không phải là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. 
• Chi phí của SAP BusinessObjects cũng có thể khá cao, vì đây là một giải pháp doanh nghiệp của SAP, một trong những nhà cung cấp phần mềm nổi tiếng và có giá trị thương hiệu cao trên thị trường.

Tableau

Ưu điểm:

• Giao diện đồ họa thân thiện, dễ sử dụng và tương tác, giúp người dùng dễ dàng tạo ra các biểu đồ, bảng điều khiển và báo cáo đồ họa.
• Hỗ trợ tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, cho phép kết nối và phân tích dữ liệu thời gian thực.
• Cung cấp nhiều tính năng phân tích mạnh mẽ như định vị địa lý, phân tích nâng cao, phân tích dự đoán và phân tích dữ liệu đa chiều.
• Hỗ trợ đa nền tảng, cho phép truy cập và chia sẻ báo cáo trên nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau.

Nhược điểm:

• Giá cả khá cao, đặc biệt là phiên bản cao cấp của Tableau.
• Có hạn chế về tính mở rộng, đặc biệt là khi xử lý và trực quan hóa dữ liệu lớn.
• Cần phải có kiến thức kỹ thuật và kỹ năng phân tích dữ liệu để tận dụng hết các tính năng mạnh mẽ của Tableau.

Power BI

Ưu điểm:

• Được tích hợp sâu vào hệ sinh thái của Microsoft, giúp dễ dàng tích hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Cung cấp nhiều biểu đồ và bảng điều khiển đa dạng, với tính năng tương tác và lập lịch làm việc.
• Hỗ trợ tính năng phân tích dữ liệu đa chiều, phân tích dự đoán, và phân tích thời gian thực.
• Có phiên bản miễn phí và phiên bản có phí, phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của từng tổ chức.

Nhược điểm:

• Có hạn chế về tính mở rộng, đặc biệt là trong việc xử lý dữ liệu lớn.
• Giao diện chưa thực sự đồ họa và trực quan như Tableau.
• Phiên bản miễn phí có giới hạn về tính năng và khả năng tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

Tạm Kết

Phần mềm KPI đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi, đo lường và quản lý KPI trong tổ chức. Chúng cung cấp tính năng phân tích, trực quan hóa dữ liệu và hỗ trợ quyết định, giúp đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu thực tế và đạt được mục tiêu kinh doanh. Điều quan trong là bạn cần xem xét mức độ phù hợp của các phần mềm KPI để hỗ trợ quản lý và theo dõi KPI của mình. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn, cần cân nhắc kỹ càng về tính năng, ưu điểm, nhược điểm và chi phí của từng công cụ để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả trong triển khai. 

Chủ đề liên quan: Phần mềm đo lường KPI, Công cụ quản lý KPI,  đo lường hiệu suất,  Quản lý dựa trên KPI, Phân tích KP