Ứng dụng phần mềm SAP mang đến nhiều lợi ích tích cực cho hoạt động quản lý doanh nghiệp. Đặc biệt nổi bật trong nhiều lĩnh vực như: Quản lý tài chính; Quản lý kho, Quản lý mua - bán hàng v.v.

SAP là gì?

SAP là viết tắt của cụm từ đầy đủ bằng tiếng Anh: System Application Programing. Đây là tên của một phần mềm hoạch định kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp. 

SAP được tung ra thị trường lần đầu tiên vào năm 2006 bởi một doanh nghiệp cùng tên có trụ sở đặt tại Waldorf, Cộng hòa Liên bang Đức. Trụ sở của SAP Châu Á hiện tại thuộc Singapore. Ở Việt Nam, SAP có 2 trụ sở chính tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.

SAP có tên đầy đủ là SAP ERP (System Application Programming - Enterprise Resource Planning). Phần mềm hiện đang sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật như: Quản lý tài chính/nhân lực, Quản lý mua bán hàng; v.v Hệ thống phần mềm SAP hoạt động dựa vào các module với những chức năng chính như: FI (Chức năng kế toán tài chính); CO (Khả năng kiểm soát); MM (Khả năng quản lý nguyên vật liệu), SD (Chức năng phân phối và bán hàng) v.v.

Lợi ích của phần mềm SAP

Kể từ khi ra mắt, phần mềm SAP liên tục được phát triển và nâng cấp các phiên bản chất lượng mới. Theo số liệu thống kê tính đến năm 2018, có đến hơn 400.000 khách hàng thuộc 180 quốc gia trên khắp thế giới là khách hàng của SAP. Trong đó có đến hơn 80% khách hàng là những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.

Số lượng khách hàng không ngừng gia tăng cho thấy tiện ích khi sử dụng phần mềm. Ứng dụng SAP vào quy trình quản lý mang tới cho doanh nghiệp những số lợi ích tiêu biểu như sau:

• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

SAP cung cấp bộ quy trình quản lý chuyên nghiệp và phù hợp với hầu hết các ngành nghề kinh doanh. Đầu tư một khoản chi phí cho việc triển khai phần mềm SAP. Nhờ vậy, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm SAP sẽ tiết kiệm được tối đa các chi phí quản lý và vận hành. 

Với việc áp dụng công nghệ vào quản lý vận hành, SAP thu thập dữ liệu theo thời gian thực. Hỗ trợ giảm lãng phí trên nền tảng tích hợp thông tin. Trên cơ sở đó đưa ra những quyết định giải quyết các vấn đề nhanh hơn. Những chi phí phát sinh cũng được tiết kiệm tối đa nhờ vào công nghệ.

• Đảm bảo tính minh bạch

Khi tất cả thông tin được chia sẻ trên một cơ sở dữ liệu chung. Việc các bản ghi và nhập dữ liệu trùng lặp sẽ rất khó để xảy ra. Điều này cải thiện chất lượng và cho doanh nghiệp dễ dàng truy xuất dữ liệu trong các tình huống khác nhau. Đồng thời, tăng tối đa tính rõ ràng, minh bạch của dữ liệu. 

• Nâng cao hiệu suất quản lý và cải thiện chất lượng của sản phẩm

Phần mềm SAP hỗ trợ hạn chế tối đa sự trùng lặp. Chuyên nghiệp hoá các khâu, giảm việc nhập dữ liệu thủ công. Điều này không chỉ có giá trị về tính minh bạch dữ liệu mà còn hỗ nâng cao hiệu suất quản lý. 

SAP góp phần tối ưu quy trình kinh doanh qua quá trình hỗ trợ doanh nghiệp thu thập thông tin. Thông tin được chia sẻ đến toàn bộ hệ thống một cách chính xác và nhanh chóng. Phần mềm SAP đồng thời là lựa chọn hoàn hảo cho việc kiểm tra, giám sát các hoạt động. Kiến tạo môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Nâng cao chất lượng sản phẩm. Hỗ trợ doanh nghiệp đi đúng hướng và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.

• Phân tích và đưa ra thông tin dự báo

SAP cung cấp báo cáo thời gian thực dựa trên số liệu minh bạch. Đây được coi là nền móng để doanh nghiệp đánh giá các tình huống tiềm ẩn cũng như lập báo cáo về hiệu quả hoạt động kinh doanh. Những bản báo cáo tổng hợp với dữ liệu cụ thể góp phần hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn.

• Bảo mật thông tin

Trên nền tảng kết hợp các công nghệ tiên tiến hàng đầu hiện nay. Phần mềm SAP bảo vệ dữ liệu của khách hàng khỏi những nguy cơ bị đánh cắp do truy cập trái phép vào hệ thống. Giảm thiểu những rủi ro lộ lọt thông tin - điều bất cứ doanh nghiệp nào cũng e ngại trong thời kỳ công nghệ số.

Ứng dụng của phần mềm SAP trong đa dạng các lĩnh vực

Quản lý mua - bán hàng

Quản lý mua - bán hàng hoá là hoạt động chiếm nhiều nhân lực với những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực kinh doanh. Ứng dụng phần mềm SAP sẽ là trợ thủ đắc lực giúp quy trình mua - bán hàng hóa trở nên chuyên nghiệp hơn. Tính năng bán hàng trên phần mềm SAP được xây dựng chặt chẽ. Cập nhật báo cáo dựa trên số liệu phân tích doanh thu, hàng tồn kho, theo dõi đơn đặt hàng, quản lý quá trình vận chuyển, chăm sóc khách hàng, v.v Kèm theo những dự báo nhất định về xu hướng người tiêu dùng. 

Quản lý tài chính

SAP cung cấp các tính năng kiểm soát các hoạt động kế toán và tài chính một cách chính xác. Một số chức năng đặc biệt được xây dựng cho lĩnh vực này có thể kể đến như: Tổng hợp bút toán ngân sách; Kế toán tổng hợp; Tạo báo cáo tài chính tự động; Sắp xếp chứng từ, v.v. 

Nhờ các tính năng này, hoạt động quản lý tài chính của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Các nhà quản lý cũng sẽ có một cái nhìn tổng quan về việc thu chi và nguồn vốn nội bộ.

Quản lý kho

SAP được tích hợp nhiều tính năng ưu việt dành riêng cho nghiệp vụ quản lý kho. Hệ thống này cho phép thực hiện các hoạt động quản lý kho. Ví dụ như: Số lượng hàng hoá tồn kho, số lượng hàng hoá nhập xuất kho, chính sách về giá, v.v. Đồng thời kết hợp chặt chẽ với việc đặt hàng và bán hàng để đưa ra những chỉ số dự báo có sẵn. Hỗ trợ doanh nghiệp hợp tác hoá quy trình, tiết kiệm được nhiều thời gian và nguồn nhân lực trong việc quản lý kho.

Kết luận

Có thể dễ dàng nhận thấy những lợi ích vượt trội khi ứng dụng SAP vào các lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, phần mềm SAP hiện nay vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định như sau:

• Khả năng tương thích với các doanh nghiệp Việt Nam không cao vì phần mềm được phát triển bởi công ty tại nước ngoài. Tích hợp nhiều đặc điểm của doanh nghiệp nước ngoài.
• Chi phí đầu tư cho hệ thống SAP tương đối cao. Hầu hết các doanh nghiệp phải cân nhắc khá nhiều về tài chính trước khi đưa ra quyết định sử dụng phần mềm.
• Yêu cầu nhân viên vận hàng có trình độ chuyên môn nhất định để sử dụng phần mềm đạt hiệu quả cao nhất.