Thay vì những buổi họp hay hội thảo mang đầy tính nghiêm túc. Thời gian gần đây hình thức tổ chức workshop để trao đổi và chia sẻ kiến thức được áp dụng rộng rãi. Hầu hết mọi lĩnh vực, ngành nghề đều phù hợp để tổ chức workshop. Vậy Workshop là gì? Workshop sẽ mang đến những lợi ích gì cho người tham gia và doanh nghiệp? Để tổ chức được những workshop vạn người mê cần những bí quyết gì? Jenfi sẽ giúp bạn hiểu thêm về chủ đề này trong bài viết sau đây. Hy vọng góp phần giúp bạn tạo nên một buổi workshop thành công trong tương lai.

1. Workshop là gì?

1.1 Định nghĩa

Workshop là một từ tiếng Anh, được hiểu là mô hình những buổi thảo luận, trao đổi kiến thức, kỹ năng được tổ chức theo phương pháp mở. Hiện chưa có một định nghĩa chính xác bằng tiếng Việt nên đa số chúng ta vẫn thường sử dụng từ workshop một cách thông dụng.

Workshop phù hợp cho mọi ngành nghề và mọi đối tượng. Mỗi buổi workshop sẽ tổ chức theo một chủ đề riêng. Nhìn chung, mỗi workshop sẽ chia làm 2 phần chính. Phần đầu thường sẽ là chia sẻ của những người có chuyên môn. Sau đó là phần hỏi đáp tự do (Q&A) dành cho tất cả người tham gia.

1.2 Thời gian tổ chức

Thông thường Workshop sẽ kéo dài từ 3 đến 4 tiếng và không giới hạn số thành viên tham gia. Tuy nhiên để đảm bảo tính kết nối và tập trung tối đa, các đơn vị thường tổ chức workshop trong khoảng 15 - 20 người.

Một workshop hiệu quả sẽ là địa điểm thú vị để trao đổi kiến thức, quảng bá hình ảnh cũng như cập nhật những kỹ năng mới. Thúc đẩy sự tin tưởng, giao tiếp của các bên liên quan. 

Trước xu hướng cập nhật thông tin, kiến thức một cách hiện đại như ngày nay. Những sự kiện workshop ngày càng được sáng tạo hóa và lan rộng.  Các ngành nghề nghệ thuật cũng mở rộng quy mô khác biệt hơn so với hình thức workshop truyền thống. Tuỳ thuộc  ào số lượng người tham gia và khả năng của đơn vị tổ chức. Không gian workshop có thể kín hoặc mở nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho các thành viên trao đổi, networking, teamwork,...Từ địa điểm sang trọng như trung tâm thương mại, khách sạn,...đến văn phòng công ty hoặc địa điểm nhà riêng đểu có thể tổ chức workshop. Chỉ cần tạo dựng được không gian thoải mái để người tham gia có thể kết nối với nhau.

2. Các hình thức workshop phổ biến hiện nay tại Việt Nam

Hiện nay tại Việt Nam có 3 hình thức workshop phổ biến nhất. Cụ thể như sau: 

2.1 Workshop chia sẻ và cập nhật kiến thức

Với loại hình thức workshop này, diễn giả là người nắm giữ vai trò quan trọng hàng đầu. Diễn giả là người truyền cảm hứng. Khuyến khích những người tham dự chia sẻ quan điểm của mình. Diễn giả thường sẽ đưa ra một vấn đề “nóng”, đang được nhiều người quan tâm hoặc một câu hỏi chưa có lời giải đáp để tất cả người tham dự cùng thảo luận.

Workshop chia sẻ và cập nhật kiến thức thường được sử dụng trong những lĩnh vực như marketing, bán hàng, công nghệ thông tin,...Thời gian kéo dài trong khoảng 3 đến 4 giờ với quy mô khá lớn. Diễn giả phải là người có kiến thức uyên thâm, kinh nghiệm thực tế dày dặn, đã đạt được một số thành tựu nhất định. Sau những buổi workshop như thế này, người tham dự có cơ hội được học hỏi được rất nhiều kiến thức mới và tích lũy kinh nghiệm.

2.2 Workshop thực hành

Workshop thực hành được xem như một buổi đào tạo để nâng cao trình độ cho những đối tượng nhất định. Người tham dự thường là những người có mong muốn nâng cao chuyên môn. Họ lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm từ diễn giả đồng thời thực hành ngay trong buổi workshop. Tự tay sáng tạo ra một tác phẩm, sản phẩm sau khi cùng nhau chia sẻ. 

Hình thức hội thảo này thường phải có người hướng dẫn chuyên nghiệp và cần chuẩn bị những dụng cụ cơ bản để người tham gia có thể tự thực hành. Số lượng thành viên  tham cũng không nên quá đông để tránh tình trạng quá tải. Diễn giả khó có thể hướng dẫn đầy đủ cho từng cá nhân tham gia.

2.3 Workshop Marketing

Những buổi workshop này diễn ra với mục đích lớn nhất chính là quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Chính vì vậy số lượng người tham gia yêu cầu càng lớn càng tốt. Để tối ưu hoá được sức lan tỏa. Mọi thứ sẽ được chuẩn bị rất chi tiết và chu đáo với mong muốn người tham gia hiểu rõ nhất về sản phẩm.

Buổi workshop thường có sự tham dự của đại diện nhãn hàng cùng những chuyên gia tư vấn chuyên sâu về sản phẩm. Các doanh nghiệp, nhãn hàng thường không tiếc ngân sách đầu tư cho hình thức workshop này. Nếu thành công, workshop sẽ mang về cho doanh nghiệp những lợi ích đáng kể từ việc marketing quảng bá sản phẩm đến với khách hàng.

3. Workshop mang đến những lợi ích gì?

Workshop mang đến rất nhiều lợi ích tích cực cho cả doanh nghiệp và người tham gia

3.1 Chia sẻ và cập nhật kiến thức

• Workshop không chỉ có lý thuyết mà còn mang đến những kinh nghiệm từ các chuyên gia. Khách mời cũng như diễn giả được tự do trao đổi và hỏi đáp để mở rộng thêm kiến thức, kỹ năng cho mình. Thông qua đó tích lũy thêm kỹ năng mềm từ cách trao đổi, lắng nghe, cách diễn đạt, làm việc nhóm đến tư duy phản biện,...

3.2 Quảng bá thương hiệu, mở rộng các mối quan hệ

• Việc gặp gỡ và giao lưu với những người có cùng chí hướng, kinh doanh cùng lĩnh vực sẽ kiến tạo thêm nhiều mối quan hệ mới. Hình ảnh của doanh nghiệp với các thương hiệu cùng ngành khác cũng vì thế được chú ý nhiều hơn..  

3.3 Tiết kiệm chi phí so với những hình thức marketing khác

• Một buổi workshop thu hút nhiều người cùng quan tâm đến chủ đề chung. Do đó khả năng tiếp cận được đúng thị trường mục tiêu là rất cao. Có thể nói, tổ chức workshop cũng chính là hình thức marketing quảng bá thương hiệu tinh tế và chuyên nghiệp. Chi phí cũng tiết kiệm đáng kể so với những hình thức marketing truyền thống.

4. Quy trình và nguyên tắc thực hiện khi tổ chức workshop

Bước 1: Chuẩn bị 

Trước hết, cần xác định mục tiêu và chiến lược cụ thể cho buổi workshop. Từ đó lập kế hoạch chương trình, thời gian, khách mời, kịch bản,...

Các yếu tố cần được phối kết hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo tính thống nhất. Ví dụ tuỳ vào số người tham gia mà lựa chọn địa điểm rộng, hẹp phù hợp. Tuỳ vào chủ đề workshop mà chọn phong cách decor ấn tượng riêng. Các thiết bị phục vụ cho buổi workshop diễn ra cũng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bước 2: Xác định vai trò của những người tham dự

Mỗi người tham dự workshop giữ vai trò trách nhiệm riêng. Và cần đảm bảo mỗi cá nhân nắm rõ thông tin chương trình, chịu trách nhiệm và có thể tổng kết lại kết quả sau buổi workshop.

Sau đây sẽ là một số vị trí cần phân công cụ thể khi tổ chức workshop

• Facilitator - Người điều phối: Người này có trách nhiệm tổng thể. Họ sẽ theo dõi và chỉ đạo mọi thứ nhằm đảm bảo buổi workshop diễn ra theo đúng kế hoạch. Điều phối kết nối các bộ phận cũng như khán giả, tạo điều kiện cho buổi workshop thành công từ 2 phía (doanh nghiệp tổ chức và người tham gia).
• Note-taker - Người ghi chép: Ghi lại tất cả những hoạt động diễn ra trong suốt buổi workshop. Từ những ý kiến từ khán giả, nội dung giải đáp từ chuyên gia hay những mục tiêu chưa được thực hiện cũng cần được thống kê và có phần tổng kết cuối chương trình.
• Timekeeper) - Người giám sát thời gian: Đảm bảo các bộ phận liên quan triển khai đúng tiến độ như đã được đề ra trong kế hoạch.
• Participant - Người tham dự: Những người trực tiếp tham dự toàn bộ buổi workshop. Đây là những nhân tố chính góp phần giúp cho sự thành công của buổi workshop. Đa phần họ tham gia với mục đích là thu thập những thông tin, kinh nghiệm và kiến thức từ diễn giả.

Bước 3: Tổ chức workshop

Tổ chức workshop theo kế hoạch. Thông thường, người điều phối sẽ mở màn buổi workshop bằng những lời chào, giới thiệu để dẫn dắt vào chủ đề chính. Sau đó trình bày khung thời gian sẽ diễn ra những hoạt động trong suốt buổi workshop. Những người tham gia với những vai trò khác nhau cũng phối hợp để workshop diễn ra theo đúng lộ trình. 

Bước 4: Tổng kết và rút kinh nghiệm sau workshop

Khi tổng kết chương trình, người điều phối sẽ tổng hợp những các thông tin ghi nhận được trong suốt thời gian diễn ra workshop. Đồng thời công bố những nội dung chốt liên quan và gửi đến người tham dự.

Nguyên tắc khi tổ chức workshop

Để buổi workshop diễn ra thành công, các thành viên tham gia cần chú ý tuân thủ một số những nguyên tắc như sau:

• Tôn trọng quan điểm, ý kiến riêng. Bao gồm cả những ý kiến trái chiều trên tinh thần mọi ý kiến đều cần được tôn trọng.
• Hướng nội dung thảo luận đi theo chủ đề chính. Tránh lan man lạc hướng.
• Thảo luận trong khung thời gian cho phép để không làm ảnh hưởng đến từng mốc thời gian theo kế hoạch.
• Giữ thái độ cởi mở. Trao đổi với tinh thần chắt lọc để học hỏi thông tin. Hãy tích lũy cho mình những kiến thức cần thiết và có thái độ đúng mực với những kiến thức không phù hợp với bản thân.
• Cần có sự tổng kết để đi đến sự đồng thuận cuối cùng.  Trước khi kết thúc chương trình, mọi người cần được giải đáp mọi thắc mắc liên quan để chủ đề. Chính vì vậy việc thống nhất những ý kiến trái chiều giữa các bên là vô cùng cần thiết.

5. Ý tưởng độc lạ để tổ chức workshop vạn người mê

Thời gian gần đây, workshop được tổ chức với rất nhiều ý tưởng độc, lạ thu hút sự chú ý của người tham gia. Xu hướng workshop hiện đại mang đến cho người tham gia trải nghiệm sự kiện cao cấp mà vẫn cập nhật được kiến thức đắt giá. Khác biệt khá nhiều so với những workshop truyền thống thường thấy trước đó.

Những ý tưởng mới lạ đánh dấu bước chuyển mình rất lớn của ngành tổ chức sự kiện nói chung và workshop nói riêng. Workshop hiện đại không bó buộc trong những quy cũ về hình thức, không gian hay thời gian. Thay vào đó là sự sáng tạo và thân thiện với người tham gia.

Mời bạn tham khảo những ý tưởng độc đáo đã rất thành công trong việc tổ chức workshop sau đây:

5.1 Lựa chọn chủ đề phù hợp

Đừng chỉ tổ chức những workshop với chủ đề có lợi từ một phía. Hãy tiến hành khảo sát trước sự kiện để đảm bảo đánh trúng được tâm lý người tham gia. Khi được nói về những chủ đề mình đang quan tâm, người tham gia sẽ hào hứng và tích cực hơn rất nhiều.

5.2 Thay đổi cách decor không gian tổ chức workshop

Thiết kế những không gian mới mẻ, độc lạ sẽ khuyến khích người tham gia đến với workshop nhiều hơn. Một không gian tràn ngập ánh sáng, màu sắc và cấu trúc theo dạng mở sẽ tạo nhiều cảm hứng hơn so với những không gian nghiêm túc như phòng họp

Ngoài ra, tùy theo từng chủ đề có thể tinh tế lựa chọn những món đồ làm điểm nhấn. Thiết kế những trải nghiệm khác biệt thú vị cho người tham dự.

5.3 Tạo không khí thoải mái, gần gũi

Chơi trò chơi để khuấy động không khí buổi workshop là ý tưởng không tồi. Nhất là những trò chơi có thưởng cho người tham gia. Trò chơi với các thử thách phải hoàn thành trong khoản thời gian nhất định tạo không khí thoải mái. Gắn kết mọi người cùng đạt được mục tiêu chung là chiến thắng để giành giải thưởng. Điều quan trọng là biết cách sắp xếp nhiệm vụ để tăng tính kích thích và giữ chân người tham dự đến cuối chương trình.

Ngoài ra cũng cần chú trọng đến việc kết hợp âm nhạc trong chương trình. Âm nhạc giúp giải tỏa căng thẳng. Mang đến một năng lượng tích cực và tâm trạng thái thoải mái cho những người tham gia.

5.4 Chia nội dung workshop thành nhiều phần

Đừng cố gắng chạy nhanh timeline. Điều này dẫn đến tác dụng ngược là người tham gia quá tải thông tin và không chú ý đến nội dung chương trình. 

Hãy chia buổi workshop thành nhiều phần. Giữa những phần chính bố trí xen kẽ những khoảng thời gian nghỉ ngắn. Người tham dự có thời gian vận động và thư giãn để luôn hứng thú với những nội dung tiếp sau.

5.5 Đề cao sự công nhận và khen thưởng

Khi tham gia bất cứ một chương trình gì, quà tặng và sự ghi nhận mang tính cá nhân hoá được đánh giá cao. Những món quà nhỏ ghi nhận tinh thần góp phần tạo động lực tham gia. Sự chỉn chu và chu đáo sẽ được những người tham gia lan toả thật nhanh đến với những người xung quanh.

6. Tạm kết

Hãy sẵn sàng mang đến một buổi workshop mà những người tham dự của bạn sẽ phải nhắc lại thật nhiều với những người xung quanh. Kể về những điều tuyệt vời mà workshop mang lại cho họ.