Quản lý đơn hàng giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh, chi phí cũng như trải nghiệm khách hàng. Nếu hoạt động quản lý đơn hàng kém, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề nan giải. Vậy quản lý đơn hàng là gì? Để quản lý đơn hàng hiệu quả có những phương pháp và công cụ hỗ trợ nào? Chúng tôi mời các bạn theo dõi bài viết sau đây để tìm ra đáp án đầy đủ nhất nhé!

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là cụm từ chỉ một quy trình tổng thể trong kinh doanh, từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi nhận được sản phẩm dịch vụ. Các công đoạn để hoàn tất đơn hàng như bao gồm những việc như: Lấy hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý sau bán hàng,...

Quản lý đơn hàng đảm bảo chất lượng dịch vụ, sản phẩm tốt nhất đến với khách hàng. Đúng với những yêu cầu đã thoả thuận về chất lượng, số lượng, giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng,… giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động và quy mô kinh doanh của từng doanh nghiệp. Quản lý đơn hàng hiện nay được chia thành 4 hình thức phổ biến như sau:

• Quản lý trực tiếp: Quản lý dựa theo từng nhóm nhỏ theo sát tất cả các vấn đề của đơn hàng. Hoạt động dưới sự giám sát của trưởng nhóm
• Quản lý theo chức năng: Phân chia thành các  bộ phận chức năng phụ thuộc vào tính chất của tổ chức để quản lý
• Quản lý theo sản phẩm: Phân loại nhóm sản phẩm để quản lý.
• Quản lý theo địa lý: Phân chia khách hàng thành nhóm theo từng khu vực. Tương ứng với đó là những nhóm và phương pháp quản lý phù hợp với từng đặc thù riêng.

2. Tại sao cần chú trọng đến việc Quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng tác động mật thiết đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và mang những ý nghĩa quan trọng như sau:

2.1 Hỗ trợ kiểm soát toàn bộ quy trình kinh doanh. 

Khi doanh nghiệp không xây dựng và tuân thủ theo quy trình xử lý đơn hàng thống nhất thì khả năng cao sẽ có sai sót. Đặc biệt với những doanh nghiệp kinh doanh quy mô lớn. Điều này sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng từ những tình huống thiếu chuyên nghiệp như thiếu đơn, giao hàng chậm, giao sai sản phẩm,...Việc quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về toàn bộ quy trình kinh doanh. Tối ưu hóa từng khâu để đảm bảo cả quy trình hoạt động trơn tru và hiệu quả nhất.

2.2 Góp phần giảm rủi ro phát sinh và tối ưu chi phí

Quản lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được tối đa nhất những tình huống rủi ro từ các khâu. Chi phí bỏ ra được tiết kiệm ở mức tối đa nhất có thể.

2.3 Quản lý kịp thời tình trạng tồn kho hàng hoá

Với những đơn vị làm trong ngành kinh doanh. Tỷ lệ luân chuyển hàng hóa luôn được chú trọng. Việc để tồn hàng quá nhiều trong kho hay thiếu hàng hoá vào thời điểm cao điểm cần được hạn chế ở mức thấp nhất. Quản lý đơn hàng tốt sẽ đưa ra những chỉ số cảnh báo để các nhà chuyên môn chú ý đến vấn đề này. 

2.4 Xây dựng trải nghiệm mua hàng tích cực

Trải nghiệm của khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành ý thức có tiếp tục gắn bó với sản phẩm này tiếp tục hay không. Trên thực tế, có rất nhiều trường hợp khách hàng tẩy chay sản phẩm do quy trình chăm sóc khách hàng. Bỏ qua cả yếu tố về chất lượng sản phẩm.

Chính vì thế, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng quy trình bán hàng xuyên suốt. Tạo cảm giác trải nghiệm liền mạch cho khách hàng từ việc đặt đơn, theo dõi tình trạng đơn hoặc đổi trả,...Việc này sẽ đem lại sự tiện lợi cho khách hàng, tạo nên trải nghiệm tuyệt vời cho tệp khách hàng quen. Từ đó, tăng chỉ số giá trị vòng đời của khách hàng và doanh thu cho doanh nghiệp.

3. Quy trình quản lý đơn hàng chuẩn

Tùy từng theo quy mô và ngành nghề sản phẩm, dịch vụ cung cấp mà mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý đơn hàng khác nhau. Tuy nhiên, quy trình quản lý đơn hàng thông thường sẽ gồm bốn bước cơ bản như sau:

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Khách hàng có thể lựa chọn đặt hàng qua nhiều hình thức như nền tảng số (website, sàn thương mại điện tử, page,...), qua email, điện thoại hoặc đến trực tiếp. Bước 1 được coi là hoàn tất khi khách hàng đặt hàng và lựa chọn hình thức thanh toán thành công.

Bước 2: Xác nhận đơn hàng

Sau khi khách hàng hoàn tất cập nhật các thông tin về địa điểm, thời gian, hình thức thanh toán. Thông tin đơn hàng sẽ được xác nhận và thông báo cho khách hàng tùy thuộc vào hình thức đặt hàng của khách. Lúc này, toàn bộ thông tin khách hàng cần phải được lưu trữ lại.

Bước 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng

Đơn hàng sau khi được xác nhận thành công sẽ được chuyển thông tin đến các khâu chuyên môn tiếp theo. Bao gồm: Đóng gói, xuất kho, vận chuyển và bảo quản hàng, giao hàng,...Ở khâu giao hàng, đơn vị vận chuyển có thể là chính doanh nghiệp hoặc bên thứ 3 chuyên về cung cấp dịch vụ vận chuyển. 

Thông tin về tình trạng đơn hàng cần được cập nhật chi tiết để khách hàng thuận tiện theo dõi. 

Bước 4: Triển khai các hoạt động sau bán hàng

Đây sẽ là giai đoạn cuối cùng của quy trình quản lý đơn hàng. Tuỳ vào chính sách chăm sóc khách hàng mà doanh nghiệp triển khai những hoạt động khác nhau. Ví dụ như liên hệ lấy ý kiến, tạo phiếu khảo sát,...thông quan đó đánh giá được mức độ hài lòng của khách hàng. Với những trường hợp khách hàng yêu cầu đổi trả hàng, quy trình quản lý đơn hàng lúc này sẽ được thực hiện lại từ đầu. 

Bước 5: Quản lý hàng tồn kho

Thông tin về số lượng hàng hóa sẽ được cập nhật trên hệ thống định kỳ. Bộ phận quản lý kho sẽ phải theo dõi và kiểm kê thường xuyên. Nắm được số lượng hàng tồn. Từ đó cung cấp những số liệu để xây dựng và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh tiếp theo. 

4. Phương pháp & công cụ giúp quản lý đơn hàng hiệu quả

4.1 Phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả

Để quy trình quản lý đơn hàng trở nên hiệu quả và thiết thực. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số phương pháp quản lý sau đây nhằm đảm bảo sự cân đối giữa nhiều yếu tố. 

a. Quản lý tồn kho

Số lượng hàng tồn kho quyết định đến khả năng bán hàng hay sản xuất mới. Sai lệch về số lượng tồn kho sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Kéo theo đó là vấn đề về chi phí lưu kho và quay vòng vốn. 

Doanh nghiệp cần có kế hoạch kiểm soát hàng hóa thường xuyên. Đưa ra những ngưỡng cảnh báo nhất định và đảm bảo số liệu tổng đã được đồng bộ từ các kênh. Tránh tình trạng lệch kho thực tế và kho trên hệ thống. 

b. Phân loại tình trạng đơn hàng để đảm bảo tiến độ giao

Phân loại tình trạng đơn hàng là khâu cần thiết để đảm bảo tiến độ giao sản phẩm đến với khách hàng. Sự chậm trễ trong quá trình giao hàng dẫn sẽ đến sự không thoải mái trong tâm lý. Kéo theo đó có thể là hàng loạt những hành vi phản ứng tiêu cực của khách hàng. Tình huống xấu nhất có thể là huỷ đơn và không tiếp tục mua bất kỳ sản phẩm nào của doanh nghiệp về sau.

c. Quản lý vận chuyển

Trong quá trình vận chuyển, cần xác nhận rõ ràng những thông tin quan trọng với khách hàng như thời gian giao - nhận, hình thức thanh toán. Doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng đơn thường xuyên để đảm bảo hạn chế tối đa tình trạng thất lạc hoặc giao hàng chậm trễ.

d. Giải quyết trả hàng

Khâu đổi trả hàng thường dễ phát sinh xung đột giữa bên bán và bên mua. Nếu không xử lý linh hoạt, đây sẽ là khâu khiến khách hàng từ bỏ hành vi mua nhiều nhất.
Thông thường, hàng hoá đổi trả sẽ do những nguyên nhân chủ yếu như: Khách hàng từ chối nhận, giao hàng không đúng thời gian yêu cầu, hàng không đúng mẫu đặt hoặc bị lỗi trong quá trình vận chuyển. Lúc này, doanh nghiệp cần nhanh chóng làm rõ để xử lý vấn đề phát sinh một cách linh hoạt nhất.

e. Lựa chọn phương pháp quản lý đơn hàng thích hợp

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện nay, quản lý đơn hàng bằng phương pháp thủ công đã không còn phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp. Thay vào đó là những giải pháp quản lý đơn hàng thông minh. Với những tính năng xây dựng riêng giúp tối ưu giúp quá trình quản lý đơn hàng, giảm thiểu tổn thất và tiết kiệm chi phí nhân lực một cách tối đa. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những giải pháp này trong nội dung ở mục 4.2 ngay sau đây.

4.2 Những công cụ hỗ trợ quản lý đơn hàng hiệu quả

a. Cách quản lý đơn hàng bằng công cụ Excel

Excel là một trong những công cụ phổ biến hỗ trợ quản lý hiệu quả. Người dùng có thể tùy biến các trường thông tin cần lưu trữ. Thêm vào đó cũng rất dễ dàng cập nhật thông tin và phân tích dữ liệu với những tính năng sẵn có của Excel.

So với cách quản lý truyền thống với cách lưu lại trên sổ sách thủ công bằng tay. Sử dụng công cụ Excel trong quản lý đơn hàng mang đến những ưu điểm như sau:

• Khách hàng có thể sử dụng miễn phí những tính năng cơ bản. Nếu mua bản quyền thì chi phí cũng không đáng kể.
• Dễ dàng thao tác và sử dụng
• Cung cấp nhiều hàm tính toán có sẵn hỗ trợ quản lý số liệu chính xác như tìm kiếm, lọc thông tin, kết hợp công thức,...

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, quản lý đơn hàng qua Excel cũng tồn tại những nhược điểm sau:

• Chỉ phù hợp với số lượng đơn đặt hàng quy mô nhỏ, lẻ. Thông tin đơn hàng đơn giản
• Mất nhiều thời gian để vận dụng đúng các hàm trong Excel và cần tính cẩn trọng cao khi nhập liệu
• Bảo mật thấp. Nguy cơ bị mất hoặc đánh cấp dữ liệu rất cao
• Không tối ưu khi cần đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau. 
• Khó kiểm soát và theo dõi thông tin trên mọi thiết bị

b. Giải pháp áp dụng phần mềm vào quản lý đơn hàng 

Xu hướng chuyển đổi số phát triển mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực. Những ứng dụng hỗ trợ quản lý đơn hàng cũng được ra đời với những ưu điểm tuyệt vời hỗ trợ những người bán hàng. 

Hiện nay, có rất nhiều những phần mềm quản lý đơn hàng được cung cấp rộng rãi trên nhiều nền tảng. Tùy từng lĩnh vực kinh doanh sẽ được tuỳ biến tính năng cho phù hợp. Thông thường sẽ có những tính năng chính như sau:

• Quản lý báo giá và bán hàng đồng bộ trên một hệ thống.
• Quản lý đơn hàng: Cho phép theo dõi tất cả những thông tin chi tiết đến tình trạng đơn hàng, doanh số bán hàng, tự động tạo bút toán doanh thu, công nợ và xuất kho
• Lưu trữ thông tin xuất nhập sản phẩm và dữ liệu khách hàng: Cung cấp các tính năng hỗ trợ lưu trữ, cập nhật và tra cứu thông tin về sản phẩm và khách hàng một cách nhanh chóng, dễ dàng
• Báo cáo tự động: Những chỉ số về doanh thu, số lượng sản phẩm bán ra, sản phẩm tồn kho, sản phẩm lỗi,... sẽ được hiển thị báo cáo theo nhiều định dạng khác nhau giúp dễ dàng theo dõi và đưa ra những chính sách điều chỉnh.

Phần mềm quản lý đơn hàng online mang đến những ưu điểm ưu việt như sau:

• Tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian: Không cần mất quá nhiều thời gian như quản lý đơn hàng thủ công. Với phần mềm quản lý, người bán có thể dễ dàng theo dõi được những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
  Việc quản lý đơn hàng quan hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cho việc thuê và quản lý nhân sự ở một số khâu nhất định so với quy trình thủ công.
• Đồng bộ hệ thống quản lý: Phần mềm quản lý bán hàng còn giúp bạn đồng bộ các sản phẩm đang bày bán tại các kênh bán hàng, tồn kho hay hàng hoá đang được giao dịch. Ngoài ra, việc liên kết với các đối tác vận chuyển kèm theo nhiều ưu đãi khi kết hợp cũng mang đến nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người mua hàng.
• Dễ dàng sử dụng. Tích hợp trên mọi nền tảng: Hầu hết các hệ thống quản lý đơn hàng được phát triển trên nhiều nền tảng và sử dụng được trên cả những thiết bị smartphone nên tính tiện lợi rất cao. Người dùng có thể cập nhật thông tin từng đơn hàng một cách dễ dàng mọi lúc, mọi nơi chỉ với kết nối Internet
• Tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu: Hầu hết các hệ thống quản lý đều có thể tùy biến chức năng phù hợp với nhu cầu của từng nhóm khách hàng. 

5. Tạm kết

Hơn ai hết, doanh nghiệp chính là những người hiểu rõ nhất về tầm quan trọng của quản lý đơn hàng. Có thể thấy rằng, việc áp dụng quản lý đơn hàng bằng phần mềm quản lý mang đến rất nhiều lợi ích song phương. Với những nội dung chúng tôi chia sẻ trong bài, mong rằng đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về quản lý đơn hàng và có thể áp dụng những phương pháp, công cụ quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.