Tiết kiệm Chi phí và Cắt giảm chi phí là phương án cần thiết để tối ưu lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong quy trình kinh doanh luôn tiềm tàng một biến số được gọi là chi phí ẩn. Tuy khoản phí này không chiếm tỷ trọng lớn nhưng có thể được xem là thất thoát không đáng có. Ở những giai đoạn khó khăn như sau đại dịch COVID-19 và tái sản xuất kinh doanh, cắt giảm chi phí ít tạo ra giá trị là rất cần thiết.

Định Nghĩa Chính Xác Của Cắt Giảm Chi Phí?

Rất nhiều doanh nghiệp muốn cắt giảm chi phí nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Nhiều trường hợp không nắm được tinh thần cốt lõi của việc cắt giảm, dẫn đến loại bỏ sai chi phí cơ hội thay vì chi phí ít tạo ra giá trị. Cắt giảm ở đây bao gồm hai thành phần chính là cắt và giảm! Chúng cần được thực hiện song song để mang lại lợi nhuận tối ưu mà vẫn duy trì được hoạt động kinh doanh hiệu quả. 

Để cắt giảm đúng cách, doanh nghiệp cần rà soát lại những câu hỏi sau:

Chi phí này có tạo ra doanh thu hay không?

Không phải chi phí nào cũng mang về doanh thu, kể cả trực tiếp hoặc gián tiếp. Vì vậy sẽ có những khoản phí chỉ thuần được sử dụng cho việc vận hành văn phòng, hậu cần, chăm sóc sau bán,... Trong những thời khắc sống còn, doanh nghiệp nên chọn giữ lại những khoản phí tạo ra doanh thu trực tiếp. Bên cạnh đó là giảm bớt chi phí tạo thành doanh thu gián tiếp. Và tinh giản những khoản phí còn lại.

Nếu có thì tạo ra tỷ trọng doanh thu bao nhiêu phần trăm?

Ở các hạng mục chi phí có tạo ra doanh thu, dù trực tiếp hay gián tiếp. Doanh nghiệp cũng cần tính toán mức độ ảnh hưởng của chi phí dựa trên phần trăm doanh thu mà chi phí đó mang về. Nếu có một khoản phí tạo ra doanh thu, nhưng doanh thu không đều đặn và chiếm tỷ trọng thấp. Dù cắt bỏ cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến doanh nghiệp. Vậy thì, doanh nghiệp cũng cần dứt khoát tạm cắt giảm để tập trung tài nguyên cho những công cụ hiệu quả nhất. 

Cắt giảm chi phí này, quá trình kinh doanh sẽ vận hành được không? Và có giảm hiệu suất vận hành không?

Đối với những chi phí không tạo ra doanh thu dù trực tiếp hay gián tiếp. Doanh nghiệp cũng cần cân đối dựa trên quy trình bán hàng hiện tại. Hãy xác định mức độ ảnh hưởng của chi phí này để xem xét cắt hay giảm cho phù hợp nhất. Liệu rằng cắt giảm có khiến quy trình kinh doanh bị đình trệ? Có làm giảm hiệu suất bán hàng? Hoặc khiến khách hàng có trải nghiệm thiếu thỏa mãn?

Tiết kiệm chi phí không chỉ là bài toán của đại dịch. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp, việc cân đối cắt giảm được đặt ra thường xuyên. Nguyên nhân là bởi sự biến đổi liên tục từ sản phẩm, quy trình vận hành, nhân sự,... khiến doanh nghiệp dễ bị đội lên những khoản phí không đáng có. Vì vậy, mỗi năm, ở những kỳ báo cáo tài chính, doanh nghiệp dễ dàng nhìn ra các khoản thất thoát trên.

Cùng xem thêm Báo cáo tài chính và những điểm cần lưu ý

10 chi phí cần cắt giảm để duy trì hoạt động hiệu quả trong giai đoạn COVID

Chiến dịch quảng bá thiếu hiệu quả

Doanh nghiệp nên cân đối dựa trên nguyên tắc 80/20. Chỉ nên duy trì 20% chiến dịch mang lại hiệu quả cao nhất.

Chi phí giao hàng không tinh gọn

Tinh giản quy trình giao hàng để tiết kiệm chi phí nhân công, xăng xe. Bên cạnh đó, hãy sẵn sàng cắt giảm đối tác giao hàng nếu cần thiết.

Các bước vận hành bán hàng rườm rà

Hãy liệt kê quy trình bán hàng và tinh gọn chúng để giảm gánh nặng nguồn lực tài chính và nhân sự.

Hao phí kho bãi

Nếu cần thiết, hãy giảm bớt diện tích kho bãi trong những giai đoạn thế này. Đảm bảo diện tích lưu trữ vừa vặn với khối lượng hàng hóa tối thiểu.

Mặt bằng văn phòng hoặc cửa hàng

Tình hình dịch bệnh kéo dài khiến nhân sự cần làm việc tại nhà một thời gian. Vì vậy, văn phòng, cửa hàng trưng bày, có thể trở nên không cần thiết. Đối với những đơn vị khởi nghiệp, khoản phí này nên được nghĩ đến. 

Vật tư dư thừa

Khoản phí này được cân nhắc trong khi doanh nghiệp tối ưu sản lượng sản xuất phù hợp với nhu cầu của thị trường trong mùa dịch.

Chi phí khách hàng không hiệu quả

Khi tình hình dịch bệnh đang căng thẳng, có thể những khoản phí tiếp khách sẽ được lượt bỏ hẳn vì các chỉ thị giãn cách. Tuy nhiên, nếu công ty vẫn định kỳ gửi quà tặng tri ân, và khoản phí này chiếm tỷ lệ đáng kể, hãy cân nhắc việc giảm bớt.

Các khoản thưởng không tạo ra giá trị

Hãy khích lệ nhân sự bằng những chính sách hoa hồng bán hàng thay vì các khoản thưởng ít giá trị khác. Đây là phương án giúp nhân sự đồng hành cùng doanh nghiệp tạo ra doanh thu trong giai đoạn nhạy cảm này.

Lương tăng ca

Có thể cho phép nhân sự làm việc tại nhà để giảm bớt chi phí tăng ca.

Những Bộ phận không cần thiết

Những bộ phận ít tạo ra doanh thu cũng cần được xem xét lược giản.

Tất nhiên, cắt giảm nhân sự sẽ gây nên nhiều ý kiến trái chiều trong công ty. Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần khích lệ tinh thần người lao động và giải thích rõ phương án cắt giảm chỉ là tạm thời.

Việc tiết kiệm và cắt giảm chi phí có hoàn toàn tiêu cực với người lao động?

Tình hình dịch phức tạp và doanh thu đình trệ có thể dẫn đến sự cắt giảm lao động đáng kể. Tuy phải đối mặt với những lựa chọn sống còn, doanh nghiệp vẫn nên chia sẻ khó khăn với nhân sự. Nếu còn có thể và không quá bất đắc dĩ thì hãy gắn bó cùng nhau.

Nhưng liệu có giải pháp nào không?

Thay vì cắt, hãy giảm!

Nếu đã tinh gọn chi phí và những bộ phận không cần thiết mà vẫn phải chọn việc cắt bớt nhân sự, hãy giúp họ và công ty chia sẻ lương với nhau. Ví dụ: đội ngũ có 10 nhân sự với mức lương 10 triệu đồng mỗi tháng, thay vì cắt bớt 5 người, hãy giảm 50% lương của mỗi người. Doanh nghiệp vẫn giữ được nhân sự trung thành và cũng đủ khả năng để vượt bão!

Giúp nhân sự có thêm thu nhập bằng sản phẩm của công ty

Trong mỗi cá nhân đều tồn tại kỹ năng bán hàng, dù ít hay nhiều. Vì vậy, thiết lập chính sách chia sẻ hoa hồng cho chính nhân sự nội tại là đều cần thiết. Doanh nghiệp sẽ bị giảm lợi nhuận khi sử dụng phương án này. Nhưng đổi lại họ có những nhân viên tiếp thị tốt hơn tất cả các hình thức quảng cáo khác.

Tạm kết

Jenfi hi vọng với những phân tích chi tiết trên, doanh nghiệp sẽ cân nhắc được những phương án tiết kiệm chi phí và cắt giảm chi phí phù hợp nhất. Bên cạnh đó, Jenfi mang đến giải pháp tài trợ vốn tăng trưởng với phương án thanh toán theo phần trăm doanh thu. Jenfi sẽ thẩm định năng lực kinh doanh và hỗ trợ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam trong mùa dịch. Đây là nguồn vốn đầu tư không có lãi kép và không yêu cầu tài sản đảm bảo.