5S xuất phát từ Toyota Motor Corporation, một công ty đi đầu trong lĩnh vực sản xuất ô tô từ những năm 1960 tại Nhật. Sau đó, 5S được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp và tổ chức trên toàn thế giới như một phương pháp quản lý hiệu quả giúp cải thiện tổ chức, quy trình làm việc, tăng năng suất và giảm lãng phí. 

Ngày nay, 5S được xem là một trong những công cụ quản lý chất lượng và nâng cao hiệu suất hoạt động tiêu chuẩn trong đa dạng ngành nghề. 

Cùng Jenfi Capital tìm hiểu về phương pháp 5S và áp dụng ngay các mẫu template 5S vào trong công việc kinh doanh của bạn.

1. Giới Thiệu Về phương pháp 5S

5S là phương pháp quản lý và cải tiến năng suất trước khi xuất xưởng, xuất hiện lần đầu tiên tại Nhật Bản trong những năm 1960. 5S là từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: 

• Seiri (tái cấu trúc, hay còn gọi là "sàng lọc") 
• Seiton (sắp xếp)
• Seiso (sạch sẽ)
• Seiketsu (tiêu chuẩn hóa, hay còn gọi là "săn sóc")
• Shitsuke (kỷ luật, hay còn gọi là "sẵn sàng"). 

Đây là một công cụ quản lý chất lượng và tổ chức nơi nhân viên thực hiện quá trình duy trì và cải tiến liên tục trong môi trường làm việc.

Xuất phát từ những năm 1960 khi nước Nhật chuyển sang giai đoạn công nghiệp hóa, Toyota Motor Corporation đề ra phương pháp 5S và áp dụng vào quy trình sản xuất của họ. 

• Sắp xếp (Seiri): Toyota tập trung vào việc loại bỏ những đồ dư thừa, không cần thiết, không sử dụng trong quy trình sản xuất. Các nhân viên được đào tạo để phân loại, đánh giá và quyết định xem đồ cần được giữ lại hay loại bỏ. Việc này giúp giảm lãng phí, tăng tính hiệu quả và sự nhất quán trong quy trình sản xuất.
• Sắp xếp (Seiton): Toyota sắp xếp lại nơi làm việc, công cụ, dụng cụ, vật tư để đạt được sự ngăn nắp, gọn gàng và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Các nhân viên được đào tạo để xếp đúng chỗ, gắn nhãn và đánh số cho từng vị trí trong quy trình sản xuất.
• Sạch sẽ (Seiso): Toyota đẩy mạnh việc vệ sinh và lau chùi các khu vực làm việc, dụng cụ, công cụ, máy móc để đảm bảo sự an toàn trong quy trình sản xuất, giảm nguy cơ tai nạn và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Săn sóc (Seiketsu):  Toyota duy trì các tiêu chuẩn chất lượng, qui định, quy trình làm việc rõ ràng và theo dõi định kỳ để đảm bảo tính đồng nhất, chất lượng sản phẩm và giảm biến động trong quy trình sản xuất.
• Tự chuẩn bị (Shitsuke): Toyota xây dựng một môi trường làm việc thúc đẩy ý thức tự chuẩn bị của các nhân viên, đồng thời cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục để định hướng và duy trì các hoạt động 5S là một phần của thói quen hàng ngày của các nhân viên.

Nhờ áp dụng 5S, Toyota Motor Corporation đã có thể đảm bảo sự nhất quán và kỷ luật để đạt được hiệu quả và chất lượng trong sản xuất ô tô, trở thành một trong những người tiên phong trong ngành công nghiệp này trên thế giới.

2. Nguyên Tắc 5S

Để triển khai 5S, bạn cần nắm 5 nguyên tắc và triển khai theo thứ tự từng bước. 

• Seiri (Tái cấu trúc): Đây là bước đầu tiên trong quá trình 5S, đòi hỏi nhân viên kiểm tra và loại bỏ các đồ vật không cần thiết hoặc không còn giá trị trong nơi làm việc. Nó giúp giảm bớt lãng phí, tăng tính hiệu quả và giúp không gian làm việc gọn gàng hơn.
• Seiton (Sắp xếp): Bước này đòi hỏi nhân viên sắp xếp các đồ vật còn lại sau bước Seiri theo một trật tự hợp lý, tiện lợi và dễ dàng tìm kiếm. Điều này giúp giảm thời gian tìm kiếm, tăng tính chuyên nghiệp và giúp nâng cao năng suất làm việc.
• Seiso (Sạch sẽ): Đây là bước nhân viên phải thực hiện vệ sinh, làm sạch nơi làm việc, loại bỏ bụi bẩn, rác thải và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ. Môi trường sạch sẽ giúp nâng cao sức khỏe của nhân viên, tăng tính thẩm mỹ và giúp duy trì công việc hiệu quả hơn.
• Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa): Bước này đòi hỏi thiết lập các quy chuẩn, quy trình và quy tắc cho các công việc được thực hiện trong môi trường làm việc. Điều này giúp đạt được tính đồng nhất trong công việc, đồng thời giúp tăng tính chuẩn mực, giảm sai sót và đạt được chất lượng cao hơn trong quá trình sản xuất hay hoạt động kinh doanh.
• Shitsuke (Kỷ luật): Bước cuối cùng trong 5S là duy trì và duy trì công việc đã hoàn tất từ các bước trước đó. Kỷ luật trong việc tuân thủ các quy chuẩn, quy trình và quy tắc đã được thiết lập là cực kỳ quan trọng để duy trì hiệu quả của 5S theo thời gian.

Dành cho bạn: Tải ngay template triển khai 5S từ Jenfi Capital

Tầm quan trọng của 5S trong lĩnh vực kinh doanh và khởi nghiệp

5S đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh và khởi nghiệp bằng cách giúp tăng tính tổ chức, hiệu quả công việc, đảm bảo an toàn lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp và startup. 

Nếu không thực hiện 5S, doanh nghiệp và startup có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến sự lãng phí, thất thoát tài nguyên, nguy cơ an toàn lao động, chất lượng sản phẩm và dịch vụ không đảm bảo, cũng như khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường và cạnh tranh với các đối thủ.

Đặc biệt, trong lĩnh vực khởi nghiệp, 5S có thể đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của một startup. 

Khởi nghiệp là quá trình tạo dựng và phát triển một ý tưởng kinh doanh mới, với các tài nguyên hạn chế, vì vậy việc áp dụng 5S từ đầu có thể giúp tạo ra môi trường làm việc gọn gàng, sáng suốt, tăng cường tính tổ chức và hiệu quả công việc, giúp startup tận dụng tối đa nguồn lực có sẵn và giảm bớt rủi ro.

Ngoài ra, 5S còn giúp định hướng rõ ràng và đạt được mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp và startup. 

Việc thiết lập quy trình, quy chuẩn và quy tắc làm việc rõ ràng trong quá trình 5S giúp tạo ra một nền tảng vững chắc cho các hoạt động kinh doanh, từ đó định hướng các thành viên trong tổ chức theo hướng đúng đắn, nâng cao chất lượng công việc và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường.

5S còn giúp xây dựng một văn hóa làm việc tốt, với ý thức tự giác, tinh thần hợp tác và nâng cao trách nhiệm cá nhân. Điều này tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và startup, cũng như giúp thu hút và giữ chân nhân tài, tạo đà để doanh nghiệp và startup phát triển trong tương lai.

4. Kinh Nghiệm Triển Khai 5S

Lãnh đạo cam kết và tham gia tích cực

Để đạt được thành công trong việc triển khai 5S, lãnh đạo cấp cao cần cam kết và tham gia tích cực trong quá trình triển khai. Họ cần thể hiện tinh thần lãnh đạo, tạo động lực, và đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho các nhân viên.

Tổ chức đội ngũ triển khai

Cần có một nhóm dự án hoặc đội ngũ triển khai được thành lập, có người đứng đầu để quản lý, giám sát và hỗ trợ quá trình triển khai 5S.

Đào tạo và tăng cường nhận thức 

Đào tạo nhân viên về ý nghĩa và lợi ích của 5S là điều cần thiết. Cần tăng cường nhận thức về việc giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và có tổ chức.

Thực hiện theo thứ tự các bước

Triển khai 5S cần tuân thủ theo từng bước theo trình tự, từ S1 đến S5: Sắp xếp (Seiri), Sắp xếp ngăn nắp (Seiton), Lau chùi (Seiso), Tiêu chuẩn hóa (Seiketsu) và Kỷ luật (Shitsuke). Không bỏ qua bất kỳ bước nào và đảm bảo đạt được tiêu chuẩn của từng bước trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Đo lường và theo dõi tiến độ

Cần đo lường và theo dõi tiến độ của quá trình triển khai 5S. Có thể sử dụng các công cụ đo lường như biểu đồ, bảng điều khiển hoặc báo cáo để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của 5S.

5. Lỗi Thường Gặp Cần Tránh Khi Triển Khai 5S

Thiếu cam kết của lãnh đạo

Nếu lãnh đạo không cam kết và tham gia tích cực, quá trình triển khai 5S có thể gặp khó khăn và không đạt được kết quả như mong đợi.

Thiếu đào tạo và nhận thức

Nếu nhân viên không được đào tạo đầy đủ về 5S hoặc không nhận thức đúng về ý nghĩa và lợi ích của 5S, quá trình triển khai có thể gặp khó kh

Bỏ qua bước hoặc không tuân thủ trình tự

Nếu bỏ qua bất kỳ bước nào trong quá trình triển khai 5S hoặc không tuân thủ trình tự theo đúng quy trình, có thể dẫn đến việc thiếu tổ chức, động lực và tiêu chuẩn không đạt được.

6. Kết Luận

5s là một phương pháp quản lý và cải tiến quá trình sản xuất, hoạt động kinh doanh, và khởi nghiệp vô cùng hiệu quả. Với 5 bước là Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp xếp ngăn nắp), Seiso (Quét sạch), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), và Shitsuke (Kỷ luật), 5S giúp tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, đồng nhất, và tiêu chuẩn hóa quy trình công việc. Tuy nhiên, để đạt được thành công trong việc áp dụng 5S, các tổ chức cần có sự cam kết từ lãnh đạo, sự tham gia tích cực từ các nhân viên, và việc duy trì kỷ luật trong việc tuân thủ quy chuẩn, quy trình đã thiết lập. Đây là một quá trình đòi hỏi sự kiên trì, nỗ lực, và ý thức của toàn bộ tổ chức.

Nếu bạn đang quan tâm đến việc nâng cao chất lượng hoạt động của tổ chức, 5S là một công cụ hữu hiệu không thể bỏ qua. 

Template Triển Khai 5S từ Jenfi Capital

Bạn có thể tải 5 template thực hành triển khai 5S cơ bản tại đây.

7. Câu Hỏi Thường Gặp 

5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý và cải tiến quá trình sản xuất, hoạt động kinh doanh, và khởi nghiệp. Nó bao gồm 5 bước chính là Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp xếp ngăn nắp), Seiso (Quét sạch), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), và Shitsuke (Kỷ luật) để tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, đồng nhất, và tiêu chuẩn hóa quy trình công việc.

5S được áp dụng ở đâu?

5S có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm sản xuất, dịch vụ, văn phòng, y tế, giáo dục, du lịch, và nhiều lĩnh vực khác. Nó phổ biến trong các doanh nghiệp, tổ chức, và tổ chức phi lợi nhuận.

Lợi ích của việc áp dụng 5S là gì?

Việc áp dụng 5S có nhiều lợi ích, bao gồm tăng năng suất, giảm sai sót, cải thiện chất lượng, tăng tính chuyên nghiệp, nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện hình ảnh thương hiệu, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, và cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên.

Làm thế nào để áp dụng 5S vào hoạt động kinh doanh của mình?

Việc áp dụng 5S yêu cầu sự cam kết từ lãnh đạo, sự tham gia tích cực từ các nhân viên, và việc duy trì kỷ luật trong việc tuân thủ quy chuẩn, quy trình đã thiết lập. Các bước chính là sắp xếp, sắp xếp ngăn nắp, quét sạch, tiêu chuẩn hóa, và duy trì kỷ luật.

5S khác gì với Lean Manufacturing hay Six Sigma?

5S là một phương pháp cải tiến quá trình sản xuất và quản lý hoạt động, trong khi Lean Manufacturing và Six Sigma là các phương pháp cải tiến toàn diện trong quản lý chất lượng và năng suất. Tuy nhiên, 5S cũng là một phần của Lean Manufacturing, nó cung cấp một cơ sở vững chắc cho các phương pháp Lean và Six Sigma bằng cách giúp tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, tiết kiệm, và đạt chuẩn.

Tại sao 5S quan trọng đối với doanh nghiệp, nhất là các start-up?

5S là quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các start-up, vì nó giúp xây dựng nền tảng cho quá trình sản xuất, hoạt động kinh doanh, và quản lý chất lượng. Nó giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, giảm bớt lãng phí thời gian và nguồn lực, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, và nâng cao hiệu quả của quá trình làm việc. Đối với các start-up, việc áp dụng 5S từ đầu sẽ giúp xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Làm thế nào để duy trì 5S sau khi đã áp dụng thành công?

Duy trì 5S là một công việc liên tục và đòi hỏi sự cam kết từ lãnh đạo và tham gia tích cực từ tất cả các nhân viên. Một số cách để duy trì 5S sau khi đã áp dụng thành công là thiết lập quy trình kiểm tra và đánh giá định kỳ, đào tạo nhân viên liên tục, thúc đẩy ý thức 5S trong các hoạt động hàng ngày, và thiết lập hệ thống đánh giá hoạt động 5S. Ngoài ra, việc thường xuyên phổ biến và tuyên truyền về lợi ích của 5S cũng là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự thành công của 5S.

5S có nhược điểm gì?

Mặc dù 5S có nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số nhược điểm, bao gồm sự đầu tư ban đầu về thời gian và nguồn lực, khó khăn trong việc duy trì và duy trì cam kết của tất cả các nhân viên, và khó khăn trong việc đạt được tính nhất quán và tiêu chuẩn cao. Ngoài ra, việc thực hiện 5S cần phải được đồng bộ hóa.

Chủ đề liên quan:Tổ chức 5S, 5S và phương pháp Lean, 5S và Six Sigma.