Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp phải luôn tìm cách tối ưu hóa hoạt động nhằm mang lại mức lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục đích này, trước hết, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí. Ngoài những khoản định phí có thể theo dõi và đong đếm được, nhà quản lý cần quan tâm đến một yếu tố quan trọng, hay bị lãng quên và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, đó là chi phí ẩn.

Chi phí ẩn là gì?

Khác với chi phí dễ dàng định lượng và được báo cáo minh bạch trong bảng cân đối kế toán, chi phí ẩn (Implicit Cost) là những chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động mà chủ doanh nghiệp không nhận thức được. Nói cách khác, đây là loại chi phí cơ hội khi công ty tận dụng nguồn lực nội bộ cho một dự án và không nhằm mục đích sinh ra lợi nhuận trực tiếp. Tất nhiên, những khoản này sẽ không được trình bày trong báo cáo tài chính dưới dạng một chi phí riêng biệt.

 

Ví dụ: một công ty tuyển dụng nhân sự mới cho vị trí Marketing. Họ phải phân bổ nhân viên hiện tại hỗ trợ, hướng dẫn cho người mới quy trình và cách thức làm việc…Khi đó, thời gian, nguồn lực được sử dụng cho việc này sẽ được tính là chi phí ẩn. Bởi lẽ nhân viên chịu trách nhiệm đào tạo sẽ không thể làm những hoạt động khác, đồng nghĩa với việc không thể đóng góp trực tiếp vào quá trình kinh doanh trong khoản thời gian đó. Những hao phí thời gian và công sức không dành cho hoạt động kinh doanh này tương đương với chi phí nhân công nhưng không được báo cáo trong bảng cân đối kế toán.

Cách tính chi phí ẩn

Chi phí ẩn là vô hình và không được báo cáo rõ ràng, thế nên việc hạch toán chúng là một thách thức. Có rất nhiều loại chi phí ẩn, trong đó một vài khoản sẽ dễ dàng xác định. 

Tuy nhiên, một số chi phí khác rất khó để định lượng bằng giá trị tiền tệ. Doanh nghiệp có thể tính toán khi chúng được gắn với một lượng tiền cụ thể. Đó là khi đội ngũ của bạn sử dụng các tài sản thuộc sở hữu của chính công ty, thay vì tìm kiếm lợi nhuận bằng cách bán hoặc cho bên khác thuê. Ở đây, số tiền bạn có thể kiếm được chính là chi phí ẩn.

Ví dụ: Bạn có một nhà kho và định giá cho thuê là 15 triệu đồng/tháng. Thế nhưng công ty bạn quyết định sử dụng nhà kho đó để lưu trữ các vật dụng, thiết bị thay vì cho thuê. Vậy chi phí ẩn khi tận dụng nhà kho cho hoạt động nội bộ là 15 triệu đồng/tháng. Đây cũng chính là số tiền doanh nghiệp sẽ thu được nếu cho thuê.

Quy tắc kiểm soát chi phí ẩn trong kinh doanh

Chi phí ẩn có thể là một quả “bom nổ chậm”” nếu doanh nghiệp không quản lý chặt chẽ. Những khoản phí phát sinh “vô hình” trong quá trình hoạt động sẽ buộc doanh nghiệp phải tăng giá thành sản phẩm để bù lại. Từ đó giảm năng lực cạnh tranh khi đối mặt với “cuộc đua về giá” trên thị trường. 

Điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng, vị thế, uy tín của doanh nghiệp về lâu dài. Vì thế, lên phương án kiểm soát nhằm giảm thiểu tối đa chi phí ẩn sẽ giúp mở đường phát triển cho doanh nghiệp trong tương lai. 

Sau đây là những quy tắc thiết yếu để hạn chế chi phí ẩn:

• Thứ nhất, các hoạt động sản xuất nên được tinh gọn lại để tối thiểu hóa thời gian chờ đợi và thực thi công việc của nhân công.
• Thứ hai, liên tục theo dõi và dự báo chính xác nhu cầu tiêu thụ của thị trường. Từ đó chuẩn bị nguyên vật liệu với số lượng phù hợp để phục vụ cho sản xuất. Điều này hạn chế lượng sản phẩm đầu ra bị dư thừa, gây lãng phí nguyên vật liệu và nhân lực. Hơn hết, tối ưu lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được bài toán chi phí dành cho việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa.
• Thứ ba, thường xuyên đổi mới công nghệ sản xuất và cải tiến quy trình. Việc này sẽ giảm thiểu các thao tác đòi hỏi nhiều sức người, thời gian, nguyên, nhiên vật liệu. Một lợi thế nữa là doanh nghiệp sẽ đẩy mạnh được năng suất sản xuất với những máy móc, thiết bị tối tân cùng quy trình tinh gọn.
• Cuối cùng, một lời khuyên cho doanh nghiệp là sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng. Bởi lẽ, doanh nghiệp cần đảm bảo các công đoạn từ khi tiếp nhận đơn đặt hàng - xác định tiêu chuẩn nguyên liệu - lựa chọn nhà cung cấp - tiếp nhận lưu kho - xuất kho nguyên vật liệu được vận hành trôi chảy. Nếu quy trình bị đứt đoạn ở một bước nào đó, doanh nghiệp có thể gánh chịu nhiều khoản hao phí không lường trước.

6 loại chi phí ẩn doanh nghiệp cần chú ý tối ưu

Chi phí cho việc tổ chức họp hành

Tổ chức những buổi họp bàn công việc là hoạt động không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi đó, nhân sự phải tạm gác mọi nhiệm vụ đang làm để tham gia. Đặc biệt là những buổi họp quy mô lớn đòi hỏi hầu hết hoặc toàn bộ đội ngũ phải có mặt. Điều này sẽ có giá trị khi mục đích cuộc họp mang tính chất cấp thiết, trọng yếu, cần phải được đóng góp và quyết định bởi nhiều người. Ngược lại, tổ chức tràn lan những cuộc họp vô nghĩa sẽ chỉ làm lãng phí thời gian, công sức, ảnh hưởng tiêu cực đến cảm hứng và tinh thần làm việc của nhân viên.

 

Một nghiên cứu của Doodle năm 2019 cho thấy các doanh nghiệp Anh tiêu tốn đến 58 tỷ đô cho các cuộc họp vô nghĩa. Số liệu ở Mỹ thậm chí còn cao hơn 7 lần - với số tiền 399 tỷ đô phung phí cho các cuộc họp kém hiệu quả. Có thể thấy, đây là hệ quả của việc doanh nghiệp không đủ khả năng cũng như sự chuẩn bị kỹ càng khi quy trình hoạt động có vấn đề. Và việc phát sinh những cuộc họp vô nghĩa chứng tỏ doanh nghiệp còn tồn tại nhiều vướng mắc trong việc kinh doanh.

Chi phí phải trả cho hoạt động làm thêm giờ

Thông thường, việc nhân viên chủ động dành thời gian ngoài giờ để hoàn thành công việc là một dấu hiệu đáng mừng. Điều này thể hiện sự tâm huyết, chăm chỉ và trách nhiệm của họ. Tuy nhiên, nhà quản trị cũng cần đặt nghi vấn nếu nhân viên thường xuyên đăng ký làm thêm giờ. 

Ngoài khối lượng công việc nặng, năng suất thấp và quy trình làm việc kém hiệu quả cũng có thể dẫn đến tăng ca. Bên cạnh đó, thời gian làm việc kéo dài có thể ảnh hưởng đến tinh thần, sức khỏe của nhân viên. Từ đó giảm hiệu quả công việc, trì trệ năng suất lao động những ngày tiếp theo.

Không những thế, một vài thành phần có thể lợi dụng thời gian tăng ca để trục lợi bản thân, dù thực tế họ chỉ giải quyết những việc cá nhân. Vì vậy, những chi phí cho việc làm thêm giờ một cách vô ích cần phải được cắt bỏ để tránh lãng phí tài nguyên công ty. Để làm được điều đó, nhà quản lý cần phải nắm chắc quy trình và các đầu việc của nhân viên, cũng như đo lường được hiệu suất làm việc hiện tại.

Chi phí phát sinh từ các “tài nguyên nhàn rỗi”

Một loại chi phí ẩn phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay là “tài nguyên nhàn rỗi”. Nghĩa là thiết bị và nguồn nhân lực. Cụ thể hơn, đây là chi phí vô hình khi doanh nghiệp chưa tối ưu được hiệu suất làm việc của nhân viên. Nghiên cứu cho thấy các quy trình tự động hóa chỉ phục vụ được khoảng 25-40% khối lượng công việc. 

Trong khi đó, nhân viên phải dành đến 22% thời gian cho các thao tác lặp đi lặp lại nhàm chán, đòi hỏi sức lao động tay chân. Ngoài ra, các thiết bị “nhàn rỗi” không được sử dụng đúng công suất sẽ tiêu tốn các chi phí khấu hao và bảo trì. Mặc dù không tiêu thụ tài nguyên của doanh nghiệp, đây vẫn là những tài sản cần lưu ý. Nhà quản lý có thể khắc phục bằng cách đo lường và phân bổ các đầu mục công việc hợp lý cho nhân sự.

Chi phí ẩn do phân công vị trí công việc không phù hợp

Thắt chặt trong khâu tuyển dụng và sắp xếp đúng nhân sự cho các vị trí công việc sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được những chi phí ẩn không mong muốn. Nhân viên không phát huy được đúng vai trò, thế mạnh của mình sẽ khiến hiệu suất làm việc không hiệu quả, ảnh hưởng chất lượng công việc. Lâu dài có thể dẫn đến quyết định nghỉ việc. Hệ quả là doanh nghiệp sẽ đối mặt với những chi phí phát sinh từ việc tuyển dụng, đào tạo, thay thế nhân viên mới,...

Khoản phí này có thể ngốn từ 6-9 tháng tiền lương theo nghiên cứu của Hiệp hội quản lý nguồn nhân lực. Vì thế, nhà quản lý cần phải xác định rõ điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân viên và phân bổ họ đúng vai trò phù hợp.

 

Chi phí phát sinh từ quy trình kém hiệu quả

Để vận hành hiệu quả, mỗi doanh nghiệp sẽ luôn có một quy trình xử lý công việc riêng. Bao gồm các hướng dẫn, thứ tự để hoàn thành nhiệm vụ, phân công phối hợp giữa các bộ phận,...với mục tiêu tinh gọn đầu vào và tối ưu hóa kết quả đầu ra. 

Tất nhiên, thời điểm doanh nghiệp mở rộng quy mô sẽ kéo theo sự tăng lên của đội ngũ nhân sự và khối lượng việc làm. Nếu quy trình không được vận hành một cách hợp lý sẽ dễ dẫn đến lãng phí nhân sự, dư thừa các thao tác thực thi, xung đột trong các công đoạn,...Đây chính là nguyên nhân dẫn đến phát sinh chi phí ẩn.

Chi phí từ những bộ phận khó kiểm soát

Trong công ty sẽ luôn có một vài bộ phận đóng vai trò quan trọng nhưng lại khó kiểm soát như admin hay back office. Lý do là vì những bộ phận này không bị áp những chỉ số đo lường cụ thể như KPI hay OKR. Điều này dễ dẫn đến nhiều tình huống không mong đợi như làm việc chậm trễ gây ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

Kéo theo đó là hiệu suất hoạt động bị trì trệ, phát sinh một lượng chi phí đáng kể mà doanh nghiệp khó nhận ra để tối ưu. Nguyên nhân của việc này là do hầu hết bộ phận “khó kiểm soát” chỉ được phân bổ đầu việc chứ không áp dụng quy trình làm việc cụ thể cho từng nhiệm vụ.

Xem thêm: Hiệu Quả Sử Dụng Vốn Trong Kinh Doanh Là Gì?

Lời kết

Tối ưu chi phí luôn là bài toán khó đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đặc biệt là với nhóm chi phí ẩn khó định lượng và nắm bắt. Trang bị một “bức tranh” toàn diện về những loại chi phí ẩn, doanh nghiệp sẽ có cơ sở tái thiết lập lại những lỗ hổng trong quá trình kinh doanh. Từ đó giảm thiểu các khoản phí ngoài dự kiến, góp phần tăng trưởng lợi nhuận trong tương lai. Jenfi hy vọng bài viết hữu ích với bạn.