Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay thường mắc phải nhiều sai lầm trong cách quản lý kho hàng. Dẫn tới tình trạng thất thoát hàng hóa nghiêm trọng. Phần mềm quản lý kho là giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các chi phí và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn. Trong bài viết ngay sau đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những ưu điểm về phần mềm quản lý kho. Đồng thời khám phá top 7 phần mềm quản lý hàng hoá được ưa chuộng nhất năm 2023 nhé!

Phần mềm quản lý hàng hóa là gì? 

Phần mềm quản lý hàng hoá là một ứng dụng áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý hàng hoá. Phần mềm được xây dựng với những tính năng chuyên dụng về quản lý kho hàng như: Theo dõi số lượng hàng tồn, kiểm kê vật tư, quản lý hoạt động xuất - nhập,...Những yêu cầu về tìm kiếm, kiểm soát dữ liệu cũng được quản lý một cách khoa học nhất. Thao tác sử dụng trực tuyến dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng.

Các phần mềm quản lý hàng hoá được biết đến như một giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản lý, vận chuyển, nhân sự và tránh thất thoát kho hàng. Hỗ trợ các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong hoạt động quản lý và kiểm soát kho hàng. 

>>> Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý Vật Tư Nông Nghiệp Hiệu Quả Nhất 2023

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa?

Phần mềm quản lý hàng hóa mang đến những lợi ích tích cực. Thu hút được số lượng lớn doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

Đảm bảo độ chính xác cao, tránh mất thời gian

Phần mềm quản lý hàng hóa mang đến độ chính xác cao trong hoạt động quản lý kho hàng hoá. Hơn nữa, khả năng tổng hợp dữ liệu với tốc độ xử lý nhanh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian xử lý thông tin. Góp phần xây dựng quy trình bán hàng được hiệu quả và tối ưu hơn. 

Đặc biệt, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện đại (Ví dụ như tính năng QR, ID, quét mã vạch,…) giúp tăng độ chính xác cao. Giảm thiểu công sức thủ công và tối đa thời gian làm việc. 

Quản lý hàng hóa toàn diện

Toàn bộ kho hàng của doanh nghiệp sẽ được kiểm soát toàn diện. Bao gồm tổng số hàng đang có, hàng tồn, số lượng hàng hóa xuất - nhập khẩu,...Đây sẽ là những thông tin để nhân sự chuyên trách kiểm soát tốt tình hình kho. Đồng thời đưa ra được chiến lược cụ thể cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quá trình xuất – nhập hàng hóa sẽ được cập nhật liên tục. Phần mềm quản lý hỗ trợ quy trình luôn được cập nhật dữ liệu. Chất lượng sản phẩm cũng được theo dõi thường xuyên. Hạn chế tình trạng hư hỏng hay quá hạn sử dụng, gây tổn thất cho doanh nghiệp. Đặc biệt, những số liệu về loại hàng hóa nào đang bán chạy hay sản phẩm nào đang tồn dư cũng được thể hiện rõ trên phần mềm. Đây là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp định hướng sản xuất kinh doanh. 

Điều khiển các hoạt động trong nhà kho an toàn và dễ dàng 

Nhà quản lý dễ dàng truy cập phần mềm quản lý kho hàng hoá qua các thiết bị công nghệ cơ bản như máy tính, điện thoại,...Mọi công việc sẽ được đơn giản hóa bằng những thao tác đơn giản, chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Phần mềm quản lý hàng hóa sẽ luôn cập nhật đầy đủ các thông tin liên quan đến việc vận hành kinh doanh. Người dùng không cần tới tận địa điểm để giám sát nhưng vẫn có thể nắm bắt mọi thứ một cách chi tiết nhất. 

Lợi nhuận doanh thu tăng cao

Điểm mấu chốt của phần mềm quản lý kho là tích hợp tính năng chăm sóc khách hàng tự động. Từ đó bắt nắm được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Đẩy mạnh những hoạt động nâng cao chất lượng sản phẩm và giữ chân khách hàng. Khi khách hàng đánh giá cao về chất lượng dịch vụ (độ chính xác, thời gian xử lý, chi phí hợp lý…) và chất lượng sản phẩm, họ sẽ có niềm tin sử dụng sản phẩm lâu dài. Góp phần tăng doanh thu cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý hàng hỗ trợ kiểm soát hàng tồn kho 

Hoạt động quản lý kho hàng là một công việc đòi hỏi độ phức tạp cao. Nếu không được đầu tư thường xuyên sẽ phát sinh nhiều vấn đề như hàng hoá quá hạn sử dụng, thất thoát,...Phần mềm quản lý kho hàng là công cụ hỗ trợ những hoạt động này trở nên đơn giản hơn. Hàng hoá được quản lý quản lý thông qua số ID, mã vạch, số serial, số ID,… Công việc kiểm kho sẽ trở nên rất dễ dàng, nhanh chóng và được cập nhật thường xuyên.

Phần mềm nhập xuất hàng hóa miễn phí giúp xác định chính xác lượng hàng tồn kho

Doanh nghiệp cần nắm rõ số lượng hàng hoá đang còn tồn dư cũng như loại hàng hoá nào được ưa thích trên thị trường. Từ đó đưa ra những quyết định nhập hoặc xả hàng một cách đúng đắn. Phần mềm nhập xuất hàng hóa sẽ đưa ra những dữ liệu chuẩn xác nhất trên hệ thống. Số lượng hàng hóa sẽ được tự động điều chỉnh tương ứng với những hoạt động bán hàng, nhập hàng hay kiểm hàng tồn kho.

Lập kế hoạch chính xác 

Dựa vào lịch sử mua hàng được ghi nhận trên phần mềm. Doanh nghiệp dự đoán được xu hướng tiêu dùng của khách hàng. Đồng thời kiểm soát được lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn kinh doanh. 

Tăng hiệu quả sử dụng vốn khi sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa

Các phần mềm quản lý lưu trữ dữ liệu và cung cấp chức năng kiểm kê kho hàng. Thông qua đó, các nhà quản lý có thể điều chỉnh và cân đối số lượng hàng, giữ tỉ lệ ở mức bình ổn. Góp phần tăng hiệu quả sử dụng vốn và giảm tình trạng hàng hoá tồn đọng.

Nhược điểm của phần mềm quản lý hàng hoá

Phần mềm quản lý kho mang đến nhiều lợi ích tích cực. Tuy nhiên, để áp dụng được, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị tốt các cơ sở vật chất để phục vụ cho quá trình vận hành. Bao gồm cả yêu cầu về thiết bị, hạ tầng và nhân sự. Đây là điều kiện tiêu chuẩn để phần mềm có thể hoạt động. Nếu hệ thống không đảm bảo hay đội ngũ nhân viên thiếu chuyên môn, chất lượng của phần mềm sẽ bị ảnh hưởng.

Ngoài ra, chi phí mua bản quyền phần mềm ban đầu cũng là một trong những thách thức đối với doanh nghiệp. Trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý hàng hóa miễn phí. Tuy nhiên, hầu hết các tính năng nâng cao sẽ bị hạn chế. Một phần mềm có bản quyền với đầy đủ chức năng và được hỗ trợ tối đa là sẽ mang đến cho doanh nghiệp của bạn nhiều trải nghiệm tích cực hơn.

Top 7 phần mềm quản lý hàng hóa được ưa chuộng nhất năm 2023

1. bePOS 

Phát hành từ năm 2019, app bePOS nhanh chóng chiếm ưu thế trên thị trường phần mềm quản lý hàng hoá. Phần mềm luôn nằm trong top những app quản lý hàng hóa phổ biến nhất hiện. bePOS rất phổ biến tại thị trường Việt Nam và Úc. Hỗ trợ các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa đến 50% cho thời gian quản lý và 30% cho chi phí đầu tư. 

bePOS là phần mềm quản lý hàng hóa được cung cấp miễn phí. Đây là công cụ hỗ trợ tối đa các công đoạn vận hành doanh nghiệp mà không yêu cầu đầu tư thêm các thiết bị hỗ trợ kèm theo. Thao tác sử dụng bePOS rất thân thiện với người dùng cùng hơn 600 tính năng đa dạng và tiện lợi. 

2. Sapo

Sapo POS là phần mềm quản lý hàng hoá dành riêng cho các cửa hàng bán lẻ và các nhà kinh doanh nhỏ. Phần mềm được đặt cùng tên với công ty sáng lập ra chúng - Công ty cổ phần Sapo. Chuyên về thiết kế, cung cấp và phát triển phần mềm dành riêng cho các hoạt động trong quản lý kho hàng. Theo thống kê, Sapo giúp khách hàng tiết kiệm đến 80% thời gian và chi phí nhân sự. Là nền tảng cho việc quản lý hàng hóa dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

3. ECount

Trên đường đua phần mềm quản lý hàng hoá, ECount cũng rất phổ biến và được ưa chuộng. Một số chức năng nổi bật của Ecount có thể kể đến như: Thống kê biến động số lượng hàng hóa; Báo cáo tình trạng đơn đặt của khách hàng; Lưu trữ các thông tin hàng hóa, in mã vạch, Hiển thị thông tin khách hàng mua sản phẩm.

Ecount đáp ứng được hầu hết nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra còn thống kê báo cáo về thông tin kiểm kê kho hàng theo từng dạng riêng biệt. Hỗ trợ tối đa giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh. Từ đó quyết định những chiến lược kinh doanh hợp lý. 

Ecount đã được phát triển và tích hợp sẵn trên nền tảng IOS và Android. Khách hàng dễ dàng tiếp cận phần mềm trên các thiết bị di động và trải nghiệm.

4. KiotViet 

KiotViet là một trong những app quản lý hàng hóa dành riêng cho những doanh nghiệp Việt Nam. KiotViet thể hiện sự “chịu chơi” của mình khi cam kết tỷ lệ bị thất thoát dưới 30% nếu sử dụng app. Với các tiện ích vô cùng đa dạng và linh hoạt, kèm theo đó là trải nghiệm thân thiện với người dùng. KiotViet là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và công sức.

KiotViet hiện nay đã được triển khai trên mọi nền tảng công nghệ. Đa chức năng tích hợp trải nghiệm thuận tiện trong các thiết bị di động như điện thoại, máy tính,...

5. SalesBinder

Phiên bản hiện tại của SalesBinder mới chỉ có trên giao diện web. Chưa phát triển trên giao diện Mobile. Giao diện SalesBinder dễ dàng tùy chỉnh và đầy đủ các chức năng hỗ trợ cho khách hàng. Tối ưu hóa công việc quản lý kho chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Tiết kiệm nhân sự, thời gian và hạn tối đa những sai sót trong hoạt động quản lý kho.

Một số tính năng nổi trội của SalesBinder có thể kể đến như: Quản lý khách hàng theo mã riêng; Phân tích doanh thu; Tích hợp phần mềm quản lý hàng hóa bằng Excel; Báo cáo số lượng hàng tồn kho…

6. ABC Inventory

Tiếp tục là một trong những app quản lý hàng hóa miễn phí nhưng chất lượng. ABC Inventory với những tính năng hỗ trợ quản lý như: Theo dõi hàng hóa theo số serial; Kiểm soát hàng tồn kho,...

Phần mềm cũng rất linh động trong việc bán hàng và phân phối sản phẩm theo nhiều phương pháp. Tùy chỉnh giao diện và chức năng linh hoạt theo yêu cầu của khách hàng.

7. Square

Square là một trong những phần mềm quản lý hàng hoá tốt nhất dành cho khối doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm tích hợp một bộ công cụ theo dõi tổng thể sản phẩm. Phần mềm miễn phí và không giới hạn tính năng cho người dùng. Nếu bạn là nhà bán lẻ và muốn quản lý cửa hàng bằng cách trực tuyến từ xa thì Square là lựa chọn không thể bỏ qua.

Mỗi phần mềm quản lý hàng hóa sẽ có những ưu điểm và thế mạnh riêng. Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm riêng của của từng doanh nghiệp. Việc xác định rõ nhu cầu trên cơ sở phân tích các đặc điểm nổi bật của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Hy vọng bài viết của chúng tôi phần nào hỗ trợ bạn có thêm thông tin hữu ích. Từ đó lựa chọn được phần mềm quản lý phù hợp với mô hình kinh doanh nhất.