Quản lý công việc hiệu quả là khi nhà lãnh đạo thành công lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, sắp xếp và tạo điều kiện để đội ngũ thực hiện chuỗi hoạt động hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách tối ưu nhất. Đây không chỉ là nhiệm vụ quan trọng mà còn là thách thức to lớn với hầu hết nhà lãnh đạo. Vậy với rất nhiều đầu việc và mục tiêu cùng lúc, làm thế nào để quản trị hiệu quả nhất?

Quản lý công việc - Thách thức dành cho nhà lãnh đạo

Phương pháp tốt nhất là phương pháp phù hợp nhất! Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường xuyên gặp phải những khó khăn trong quá trình quản lý công việc. Sử dụng phương pháp quản trị đúng đắn với tình hình thực tế sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những rắc rối sau:

1. Công việc quá tải

Mỗi mục tiêu sẽ phân chia xuống những công việc cụ thể, doanh nghiệp SMEs thường xuyên phải thực hiện cùng lúc nhiều mục tiêu khác nhau. Điều này dẫn đến khối lượng công việc tăng nhanh và doanh nghiệp thường xuyên rơi vào trạng thái quá tải. Phương pháp quản trị hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp sàng lọc và phân loại công việc chính xác hơn.

2. Phân chia công việc không đồng đều

Thiếu phương pháp đo lường sẽ khiến nhà lãnh đạo phân chia công việc không đồng đều, nhân sự bị quá tải sẽ làm hiệu suất suy giảm, công việc càng tồn đọng hơn. Bên cạnh đó, nhân sự dễ rơi vào trạng thái căng thẳng, không có cảm hứng làm việc, ảnh hưởng đến mục tiêu chung.

3. Chậm tiến độ đạt mục tiêu

Khi theo dõi các đầu việc một cách rời rạc, đội nhóm sẽ khó nhìn được bức tranh toàn cảnh và không nắm được tiến độ chung. Đồng thời, quản lý thiếu chặt chẽ dễ gây ra tồn đọng, chậm trễ, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình đạt mục tiêu. Một phương pháp quản trị hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ tiến độ công việc ở mỗi giai đoạn, giúp nhà lãnh đạo kiểm soát tình hình tốt hơn.

Những yếu tố giúp quá trình Quản lý công việc được hiệu quả

1. Mục tiêu đúng đắn

Dù phương pháp quản trị có tốt như thế nào thì doanh nghiệp chỉ đạt hiệu quả với mục tiêu và chiến lược đúng đắn. Mục tiêu đặt ra là để đạt được và đạt tốt hơn. Vì thế, một mục tiêu khả thi là yếu tố đầu tiên quyết định kết quả toàn chiến dịch. Điều này không có nghĩa là mục tiêu phải thấp, mà là mục tiêu cần sát với thực tế, có số liệu đo lường để đặt kỳ vọng cao hơn mức hiện đạt. Mục tiêu đúng giúp nhà lãnh đạo định hướng đúng.

2. Kết quả công việc có thể đo lường

Yếu tố này quan trọng không kém! Các đầu việc chi tiết bên dưới sẽ đưa doanh nghiệp tiến đến mục tiêu, vì vậy cần được đo lường chính xác ở mọi thời điểm. Công việc được thực hiện một cách kỷ luật, theo dõi chặt chẽ sẽ đảm bảo được mục tiêu chung.

 

5 Phương pháp Quản lý công việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Quản trị theo mục tiêu MBO

MBO được viết tắt từ Management By Objectives, hệ thống quản trị này sẽ liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của mỗi cá nhân. MBO thiết lập mục tiêu, xác định chiến lược hành động, có sự tham gia của các nhà quản trị lẫn nhân viên. 

Đồng thời, MBO đo lường và so sánh hiệu suất thực tế của mỗi cá nhân với các mục tiêu cuối cùng, hỗ trợ xác định nguyên nhân chậm trễ của chiến dịch, giúp nhà lãnh đạo điều chỉnh kịp thời. MBO mang đến động lực lao động mạnh mẽ cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp, đây là lợi điểm to lớn nhất.

2. Phương pháp chỉ số trọng yếu – KPIs

Phương pháp này đã trở nên quen thuộc với doanh nghiệp Việt, tuy nhiên không phải nơi nào cũng thiết lập đúng chỉ tiêu cần có. Chi số trọng yếu giúp đo lường chính xác hiệu suất của doanh nghiệp, từng bộ phận và mỗi cá nhân. KPI tạo điều kiện để cấp quản lý ban hành chế độ lương thưởng dựa trên kết quả thực tế. 

Bên cạnh đó, hệ số KPI giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu, kế hoạch phát triển của doanh nghiệp và nắm rõ những công việc quan trọng. Từ đó, tạo thêm động lực để đội ngũ hoạt động hiệu suất hơn.

3. Thẻ điểm cân bằng BSC

Kể từ năm 1996 , phương pháp này đã được hơn một nửa doanh nghiệp trong danh sách Fortune 1000 ứng dụng. BSC cũng được tạp chí Harvard Business Review đánh giá là một trong 75 ý tưởng có sức ảnh hưởng nhất thế kỷ 20. 

Đây là hệ thống chuyển hóa tầm nhìn và chiến lược của tổ chức thành những mục tiêu có thước đo cụ thể. Thông qua việc thiết lập một hệ thống công việc có thể đo lường tại bốn khía cạnh trọng yếu của doanh nghiệp: tài chính, khách hàng, hoạt động kinh doanh, học tập.

Ban đầu, phương pháp này chỉ đơn thuần là các phép đo, cân bằng và phân tích các chỉ số tài chính thể hiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nhưng đến thời điểm hiện tại, BSC thật sự đã trở thành một công cụ gắn kết hoạt động ngắn hạn với chiến lược cốt lõi của công ty.

4. Quy tắc quản lý HORENSO

HoRenSo được viết tắt bởi 3 từ: Hokoku-Báo cáo; Renraku-Trao đổi; Sodan-Hỏi ý kiến. Phương pháp này được hầu hết doanh nghiệp Nhật Bản tuân thủ thực hiện. Đây được xem là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống đầy hiệu quả. 

Một cách hiểu khác, HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc. Phương pháp này giúp mỗi cá nhân ý thức được tầm quan trọng và trách nhiệm của bản thân đối với tổ chức. Đây cũng là nét văn hóa đặc trưng của xứ sở hoa anh đào mà mọi quốc gia khác đều muốn học hỏi.

5. Phương pháp đánh giá thang điểm BARS

BARS được viết tắt từ Behaviorally Anchored Rating Scale nghĩa là “thang đánh giá dựa theo hành vi” dùng trong việc đánh giá và đo lường hiệu suất của nhân viên. Kết quả công việc là căn cứ để doanh nghiệp tạo điều kiện phát triển tiềm năng, định hướng nghề nghiệp cho từng nhân sự.   

Mục tiêu của phương pháp này là phân tích hành vi trong quá trình triển khai công việc. Điều này là cần thiết đối với những công việc liên quan trực tiếp đến khách hàng. Tuy nhiên, việc thiết lập các thang đo cho BARS đòi hỏi nhà quản lý đầu tư nhiều thời gian và công sức.

Tạm kết

Về bản chất, mọi phương pháp quản lý công việc đều hướng đến mục tiêu tối ưu nguồn lực giúp doanh nghiệp tiến đến mục tiêu nhanh hơn. Vì vậy, bên cạnh áp dụng phương pháp phù hợp, nhà lãnh đạo cũng cần kiểm tra định kỳ, khảo khát nhân sự thường xuyên để đảm bảo quá trình thực hiện công việc của tập thể được thuận lợi nhất. Jenfi hy vọng bạn đã tìm được phương pháp Quản lý công việc hiệu quả qua bài viết này!

Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc