Biên bản đối chiếu công nợ thường được lập vào cuối năm hoặc theo kỳ kế toán. Biên bản nhằm mục đích xác nhận công nợ của doanh nghiệp. Đây là căn cứ để xác nhận quá trình thanh toán có thực hiện đúng theo quy định hay không. Biên bản đối chiếu công nợ là một trong những loại văn bản quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Đừng bỏ qua bài viết sau đây nếu bạn đang cần tham khảo những mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuẩn 2023 nhé!

Đối chiếu công nợ là gì?

Công nợ là gì? Hoạt động kinh doanh thường sẽ xuất hiện các tài khoản chính được xem là công nợ. Đây là những tài khoản chính chưa được thanh toán đúng hạn. Giao dịch nợ được ghi nhận bởi khách hàng, đối tác với doanh nghiệp cũng như các bên có liên quan.

Đối chiếu công nợ là hoạt động so sánh, đối soát các khoản công nợ của doanh nghiệp. Thông qua dữ liệu được lưu trữ với thực tế và các loại hợp đồng lưu trữ trong quá trình thực hiện giao dịch. Thông tin sử dụng để đối chiếu cần được xác thực bởi những bên có liên quan để đảm bảo tính chính xác.

Đối chiếu công nợ là thủ tục không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp. Đây là cơ sở để thực hiện việc xác nhận cũng như cam kết về thời điểm có khả năng trả nợ giữa các bên. Biên bản đối chiếu công nợ cần được thực hiện thường xuyên và lưu trữ đầy đủ.

Công nợ thông thường được chia thành 2 loại chính như sau:

Đối với công nợ phải thu 

Công nợ phải thu là những khoản chi phí cần thu lại sau những hoạt động kinh doanh. Bao gồm: Bán hàng, cung cấp dịch vụ,...nhưng khách hàng chưa thanh toán, hoặc mới thanh toán một phần. Thông thường, kế toán công nợ sẽ theo dõi, quy chiếu cụ thể phân loại từng nhóm và đối tượng khách hàng để kiểm soát.

Theo dõi công nợ phải thu cần đặc biệt chú ý tới các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi. Tránh để thất thoát nguồn lực tài chính doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Dư nợ cho vay là gì? Dư nợ quá hạn dẫn tới những hậu quả gì?

Đối với công nợ phải chi

Công nợ phải chi là những khoản chi phí doanh nghiệp cần thanh toán cho các bên. Đó là những khoản chi phí sử dụng để vận hành quá trình sản xuất kinh doanh như: Mua nguyên vật liệu, thuê dịch vụ,... Doanh nghiệp đã nhận nhưng chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần cho nhà cung cấp.

Khi theo dõi công nợ phải chi, kế toán công nợ cần theo dõi sát sao và thanh toán đúng hạn. Đảm bảo uy tín của doanh nghiệp và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật 

Tại sao cần lập đối chiếu công nợ? 

Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ kế toán nhằm đối chiếu và xác nhận công nợ giữa bên mua và bên bán. Đặc biệt cần thiết khi thanh toán những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên theo quy định của pháp luật. Sau đây là những lý do doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu công nợ:

• Đây là chứng từ không thể thiếu khi quyết toán thuế. Là một trong những chứng từ quan trọng khi thanh quyết toán các loại thuế cho cơ quan nhà nước theo quy định. 
• Là căn cứ để đối chiếu giao dịch thanh toán giữa doanh nghiệp và bên thứ 2.
• Là căn cứ giúp bộ phận kế toán chuyên trách kiểm soát được tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tài chính là huyết mạch chính quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Vì thế, những khoản thu - chi cần được xem xét thường xuyên.

Nguyên tắc trong đối chiếu công nợ

Hoạt động đối chiếu công nợ cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản như sau:

• Tuân thủ theo quy định của pháp luật về đối chiếu công nợ. Đảm bảo đáp ứng đúng và đủ các điều kiện về chủ thể, đối tượng trong đối chiếu.
• Các bên tham gia đối chiếu theo nguyên tắc tự nguyện, có thiện chí và tinh thần hợp tác. Hoàn thành công việc trên nền tảng trung thực và tôn trọng các bên liên quan.
• Nội dung đối chiếu công nợ phải đảm bảo đúng theo tinh thần thượng tôn pháp luật. Không trái với các giá trị đạo đức của xã hội.
• Kết quả sau đối chiếu phải được tạo lập thành văn bản và lưu trữ. Biên bản đối chiếu công nợ cần được xác lập để làm căn cứ nhằm chứng minh, kiểm tra thực trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên có liên quan.

Các bước thực hiện khi đối chiếu công nợ

Quy trình đối chiếu công nợ được thực hiện theo 3 bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị in trước các chứng từ cần thiết để phục vụ cho hoạt động đối chiếu. Một số loại chứng từ có thể kể đến như: Biên bản đối chiếu công nợ; Thông báo công nợ; Số liệu chi tiết công nợ phải thu - chi.
• Bước 2: Rà soát và chỉnh sửa lại trong trường hợp có chênh lệch. Đảm bảo đúng với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
• Bước 3: Lưu trữ lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên nhằm phục vụ cho công tác quyết toán báo cáo tài chính.

Những lưu ý khi thực hiện biên bản đối chiếu công nợ

Quá trình thực hiện biên bản đối chiếu công nợ cần một số lưu ý sau đây. Cán bộ thực hiện cần nắm vững để tránh những sai sót ảnh hưởng đến kết quả thực hiện. 

• Chuẩn bị sẵn sàng tất cả những tài liệu liên quan. Đảm bảo tính xác thực của tài liệu vì đây là cơ sở chính để đối soát. Nếu không có bộ phận chuyên trách thực hiện, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để đảm bảo việc tính toán hiệu quả. Kết quả thu được sẽ nhanh và có độ chính xác cao hơn.
• Một số sai sót đến từ phía kế toán công nợ: 

Gửi thư xác nhận cho đối tác nhưng tỷ lệ phản hồi rất thấp dẫn đến sai sót thất thoát trong quản lý công nợ.
Số liệu công nợ doanh nghiệp phải thu tại Biên bản đối chiếu không đồng nhất với Sổ kế toán ghi chép. 

• Các nhóm doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng đa phần không có chủ thể rõ ràng. Điều này phát sinh nhiều chênh lệch, thậm chí có nhiều khoản nợ không xác định được rõ ràng như các mô hình doanh nghiệp khác.

Những câu hỏi thường gặp về biên bản đối chiếu công nợ (FAQ)

Kế toán viên cần làm gì khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ? 

Trong quá trình đối soát, rất nhiều trường hợp khách hàng không hợp tác đối chiếu công nợ. Kế toán viên cần thực hiện những hành động sau để xử lý:

• Gửi xác nhận công nợ lưu ý chọn đơn vị chuyển phát đảm bảo. Đơn vị chuyển phát sẽ là bên thứ 3 xác nhận việc đã gửi công nợ cho khách hàng thành công, đúng đối tượng nhận.

• Nếu vẫn không nhận được phản hồi từ khách hàng, kế toán viên cần gửi công văn nhắc nợ. Lưu ý vẫn lựa chọn đơn vị chuyển phát đảm bảo. Sau đó gọi điện thông báo cho kế toán trưởng bên phía khách hàng. 
• Tiếp tục gửi văn bản nhắc nhở lần 2 nếu khách hàng vẫn không phản hồi. Đồng thời làm thủ tục chuyển sang bên thu nợ với đầy đủ các giấy tờ liên quan.
• Nếu bên thu nợ thực hiện nhưng không đạt được kết quả như mong đợi. Hãy cân nhắc đến phương án thuê dịch vụ của bên thứ 3 hoặc nhờ sự can thiệp của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
• Sau 1 tháng bên thứ 3 hoạt động nhưng vẫn không có hiệu quả. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thủ tục, hồ sơ kiện ra tòa để cơ quan chức năng xử lý theo đúng quy định.

Nguyên nhân nào khiến khách hàng không chịu đối chiếu công nợ?

Khách hàng không chịu đối chiếu công nợ có thể xuất phát từ một số nguyên nhân chính như sau:

• Có tranh chấp trong quá tình giải quyết việc thu hồi nợ giữa hai bên
• Khách hàng không thể thanh toán khoản nợ do hoạt động kinh doanh gặp vấn đề
• Khách hàng cố tình chiếm dụng vốn để kinh doanh do nhận thấy khoản nợ này không bị tính trả lãi.

Hy vọng nội dung bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về đối chiếu công nợ. Đồng thời những mẫu Biên bản đối chiếu công nợ mới nhất năm 2023 sẽ là tài liệu hữu ích dành cho bạn tham khảo.