Các công ty công nghệ, startup, thương hiệu mới thường đặt ra những câu hỏi như: 

Liệu chúng ta có cần truyền thông về doanh nghiệp trên mạng xã hội không?

• Chúng ta giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình như thế nào?
• Làm sao để định vị sản phẩm và thâm nhập thị trường?
• Làm sao để chiếm thị phần cho sản phẩm?
• Khi có sự cố hoặc phàn nàn, ta sẽ giải quyết theo lộ trình nào?

Những vấn đề này là nền tảng của doanh nghiệp và có thể được giải quyết với kế hoạch truyền thông marketing. 

Trong bài viết này, cùng Jenfi Capital tìm hiểu về kế hoạch truyền thông marketing là gì, tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông trong nội bộ, bên ngoài và Hướng dẫn từng bước xây dựng kế hoạch truyền thông marketing cho doanh nghiệp của bạn.

Kế Hoạch Truyền Thông Marketing Là Gì & Tầm Quan Trọng

Kế hoạch truyền thông marketing (marketing communication plan) đề cập đến những thông điệp đều đặn, nhất quán mà doanh nghiệp sử dụng để tiếp cận thị trường mục tiêu bằng những phương tiện truyền thông khác nhau. 

Kế hoạch truyền thông trong marketing bao gồm thông điệp của bạn (những gì bạn muốn truyền tải), phương tiện (nơi bạn chia sẻ thông điệp) và mục tiêu (bạn muốn truyền tải thông điệp cho ai).

Bên cạnh đó, kế hoạch truyền thông cần bao quát những vấn đề chưa xảy ra và phương án giải quyết (thường liên quan đến khủng hoảng truyền thông).

Hãy giả định rằng bạn đã xây dựng một bản kế hoạch truyền thông cho mỗi nhóm mục tiêu của doanh nghiệp (ví dụ: khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thiết, nhà phân phối, nhà đầu tư,...). Hãy thử kiểm tra lại bản kế hoạch của bạn với những câu hỏi sau:

• Kế hoạch truyền thông của bạn có những giới hạn nào không?
• Kế hoạch này có giải quyết tốt vấn đề truyền thông nội bộ và bên ngoài không?
• Bạn sử dụng những KPI nào để đánh giá mục tiêu truyền thông của mình?
• Bạn có quy trình để xử lý tình huống khẩn cấp chưa?
• Bạn có lộ trình để xử lý khủng hoảng truyền thông hoặc phàn nàn từ người dùng chưa?
• Bạn sử dụng kênh nào để giao tiếp với khách hàng mục tiêu?

Đây là những vấn đề phức tạp và thường bị bỏ sót trong kế hoạch truyền thông marketing. Thay vào đó, công ty, startup… thường chọn cách phổ biến là xử lý khi tình huống phát sinh trong thực tế.

Tuy nhiên, cái giá phải trả của việc thiếu kế hoạch truyền thông khi phát sinh vấn đề thường quá đắt. Một kế hoạch truyền thông hiệu quả sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề triệt để, thấu đáo nhờ sự chuẩn bị từ sớm. 

Phân Loại Kế Hoạch Truyền Thông Marketing

Kế hoạch truyền thông marketing là một phần nhỏ nằm trong kế hoạch marketing. Các hoạt động kinh doanh thường bắt đầu với một kế hoạch kinh doanh, dẫn đến một kế hoạch marketing tổng thể, và theo sau đó là các kế hoạch truyền thông marketing và các chiến lược quảng cáo. 

Chiến lược	Kế hoạch kinh doanh
Chiến lược	Kế hoạch marketing
Triển khai	Kế hoạch truyền thông marketing
Triển khai	Chiến lược quảng cáo

Phân cấp các kế hoạch trong doanh nghiệp

Kế hoạch kinh doanh

• Một kế hoạch kinh doanh đưa ra các mục tiêu cho toàn bộ tổ chức theo một khung thời gian cụ thể. 
• Ví dụ: lợi tức đầu tư, mục tiêu cạnh tranh, mục tiêu hiệu quả và mục tiêu trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. 
• Để đưa kế hoạch kinh doanh thành hiện thực, nhiều kế hoạch khác cần triển khai như: kế hoạch tài chính, nhân sự, tiếp thị và đổi mới.

Kế hoạch marketing

Kế hoạch marketing cũng bao gồm các mục tiêu tiếp thị và chiến lược để đạt được những mục tiêu, ví dụ như giành thị phần, số lượng sản phẩm bán được và kênh phân phối.

Kế hoạch truyền thông marketing

Kế hoạch truyền thông marketing là điểm khởi đầu cho kế hoạch tiếp thị / truyền thông nhằm xác định công cụ và nguồn lực để tiếp cận đối tượng mục tiêu.

Chiến lược quảng cáo 

Cuối cùng, chiến lược quảng cáo là những chiến lược cụ thể để tiếp cận những nhóm khách hàng mục tiêu khác nhau để đạt các mục tiêu như nhận thức về thương hiệu, hứng thú và nhu cầu.

8 Bước Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông Marketing Cho Doanh Nghiệp Bạn

Kiểm tra & Phân tích tài liệu truyền thông hiện tại của bạn

Trước khi bắt đầu tạo một kế hoạch truyền thông, trước tiên bạn cần quyết định xem nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn hay không. Vì vậy, bạn phải kiểm tra lại và phân tích các tài liệu truyền thông hiện tại của công ty của mình. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra những lổ hổng hiện hữu và cải thiện chúng.

Ví dụ: bạn muốn xây dựng kế hoạch truyền thông mới cho một chiến dịch tiếp thị sắp tới. Điều trước tiên bạn cần làm là tiến hành kiểm tra để xác định những lỗ hổng trong chiến dịch tiếp thị hiện tại của mình.

Sau khi kiểm tra, bạn có thể nhận ra rằng có một lỗ hổng lớn trong chiến dịch tiếp thị hiện tại - có thể là sử dụng thông điệp không phù hợp với nhân khẩu học, sử dụng kênh tiếp thị không phù hợp với mô hình kinh doanh. 

Từ đó, bạn có thể đảm bảo kế hoạch truyền thông mới sẽ xử lý được những lổ hổng này.

Để tiến hành kiểm tra và phân tích, bạn có thể bắt đầu với năm bước sau:

• Xác định phạm vi: Bạn muốn hướng đến loại nội dung nào (bài viết, hình ảnh, video)? Bạn sẽ xem qua tất cả các loại nội dung mình đang có chứ?
• Thu thập và tổng hợp: Tập hợp tất cả nội dung kỹ thuật số trong năm vừa qua hoặc lâu hơn và xem xét kỹ hơn chúng.
• Đừng quên thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm và các bên liên quan: bạn sẽ phỏng vấn trực tiếp, thảo luận nhóm hay khảo sát? Chọn phương pháp phù hợp nhất với tất cả các bên.
• Phân tích thông tin từ bên ngoài: Xem lại tất cả các kênh truyền thông xã hội của bạn để xác định những gì cộng đồng nghĩ và biết về bạn
• Thực hiện Phân tích SWOT: Đưa tất cả dữ liệu đã thu thập vào phân tích SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa). Điều này cho phép bạn xác định phương pháp và phương pháp truyền thông nào đang có hiệu quả và phương pháp nào không.

Thiết lập các mục tiêu truyền thông SMART trên Kết quả trên

Tiếp theo, bạn sẽ đặt một vài mục tiêu dựa trên dữ liệu bước 1. 

Ví dụ, bạn cần thúc đẩy phản hồi tích cực trên mạng xã hội về một sản phẩm, dịch vụ? Hoặc bạn chỉ muốn trình bày trình bày một dự án đang thực hiện với khách hàng để đảm bảo rằng dự án đó đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách và phù hợp.

Dù mục tiêu truyền thông của bạn là gì, hãy đảm bảo rằng các mục tiêu này tuân theo mô hình SMART - Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Ràng buộc thời gian.

Tìm hiểu kỹ về đối tượng mục tiêu của bạn

Bước tiếp theo là xác định và hiểu rõ về đối tượng mục tiêu của bạn. Bạn đang cố gắng tiếp cận những nhóm đối tượng nào?

Ví dụ, nếu kế hoạch truyền thông dành cho khách hàng, bạn cần thiết lập chân dung khách hàng. Điều gì khiến họ thích thú? Điều gì khiến họ thức trắng đêm theo dõi?

Nếu bạn đang nhắm mục tiêu đến các nhà đầu tư, bạn có thể cần tạo một tài liệu KPI để truyền đạt kế hoạch tiếp thị, khả năng triển khai kế hoạch của bạn và kết quả tài chính đạt được khi thực hiện kế hoạch.

Vấn đề cốt lõi ở đây là hiểu được đối tượng của mình ở mức độ sâu hơn. Sau đó, bạn có thể tạo một mẫu kế hoạch truyền thông phù hợp với họ.

Thêm thông tin chi tiết về nội dung truyền thông

Ở bước này, bạn sẽ phác thảo và viết kế hoạch truyền thông marketing ở dạng bảng hoặc biểu đồ phân tích. Trong đó, bạn cần nêu bật những thông điệp chính mà bạn cần đưa ra, những người bạn đang muốn hướng đến và kênh truyền thông phù hợp.

Chọn kênh truyền thông

Tiếp theo, bạn cần chọn các kênh truyền thông mà bạn sẽ chia sẻ thông điệp của mình. Có rất nhiều kênh truyền thông marketing, tại đây Jenfi Capital chỉ đề cập đến một số kênh phổ biến:

Podcast

Podcast là kênh truyền thông chưa được khai thác đúng mức hiện nay. Con số khổng lồ cho thấy có đến 32% nhà tiếp thị muốn học cách sử dụng podcasting và 23% có kế hoạch tăng podcasting. Khi được sử dụng đúng cách, podcast sẽ xây dựng lòng tin, củng cố thương hiệu của bạn và nâng vị thế của bạn lên thành một chuyên gia trong ngành.

Email marketing

Gần chín trong số mười nhà tiếp thị sử dụng tiếp thị qua email để phân phối nội dung qua email. Hơn nữa, ROI dự kiến ​​là 42 đô la cho mỗi 1 đô la bạn chi cho tiếp thị qua email.

Dữ liệu này cho thấy email marketing là một trong những kênh truyền thông có ROI cao nhất hiện nay.

Trong trường hợp bạn chưa biết, tiếp cận cộng đồng và bản tin là hai trong số các loại email phổ biến nhất hiện nay.

Press release - Thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí rõ ràng, ngắn gọn sẽ giúp ích rất nhiều trong việc thiết lập lại hình ảnh thương hiệu. Thông cáo báo chí là kênh đem lại độ tin cậy vượt trội mà chưa có kênh tiếp thị nào có thể đạt được sức mạnh như vậy.

Truyền thông mạng xã hội

Mạng xã hội đóng vai trò quan trọng khi giao tiếp với khách hàng mục tiêu.

73% các nhà tiếp thị tin rằng tiếp thị truyền thông xã hội “rất hiệu quả” hoặc “hiệu quả phần nào” cho doanh nghiệp của họ. Bạn cần chọn mạng xã hội dựa trên nơi đối tượng mục tiêu của bạn hoạt động tích cực nhất. Facebook dẫn đầu đối với hầu hết nam giới và phụ nữ năng động, Và Instagram đứng thứ hai, nhưng nhân khẩu học về độ tuổi rất khác nhau.

Cần kinh phí để chạy quảng cáo mạng xã hội? Đăng ký nhận vốn cùng Jenfi Capital tại đây!

Điều chỉnh thông điệp phù hợp với kênh truyền thông và đối tượng mục tiêu

Đến đây, bạn đã có những ý tưởng chính về thông điệp, đối tượng mục tiêu và kênh truyền thông. Bước tiếp theo là bạn mang cả ba khía cạnh này lại với nhau và tạo ra một ma trận thông điệp!

Về cốt lõi của nó, ma trận thông điệp là biểu đồ đơn giản, tóm tắt các bên liên quan chính và các mục tiêu kinh doanh cơ bản, nội dung thông điệp, (các) kênh giao tiếp và khung thời gian (theo thứ tự đó).

Thực hiện Chiến lược Truyền thông với Lịch Tiếp thị

Ở bước này, bạn lập kế hoạch chia sẻ thông điệp theo khung thời gian cụ thể.

Điều này sẽ cung cấp khả năng hiển thị toàn công ty về những gì các thành viên trong nhóm của bạn đang làm, giúp việc thực hiện dễ dàng hơn và giúp các bên liên quan hiểu những gì cần phải làm và cần làm khi nào.

Đo lường kết quả của kế hoạch của bạn

Đo lường kết quả của kế hoạch sau khi triển khai, xác định điều gì đem lại kết quả tốt, điều gì không có hiệu quả và cải thiện những khía cạnh đó vào lần sau.

Ví dụ: thành công của bạn trong lĩnh vực Press Release có thể được đo lường bằng một loạt các kết quả từ giai đoạn nhận thức thương hiệu đến doanh số. Dưới đây là một số thang đo

• số lượng đề cập trên các trang web và blog khác nhau
• số lượt truy cập trang web hoặc lượt đăng ký từ mỗi bài viết
• số lượng backlink
• lượt truy cập trang web từ lượt chia sẻ trên mạng xã hội