Một trong những vấn đề “nan giải” của các nhà quản trị đó là không bao giờ đủ thời gian để giải quyết tất cả các vấn đề của doanh nghiệp, từ giám sát nhân sự đến điều phối chuyên môn, vừa quản lý quy trình vận hành và vừa định hướng kinh doanh,...

Có hàng trăm công việc chờ họ xử lý mỗi ngày và đây là lúc mà các nhà quản trị cần lựa chọn giải pháp tối ưu nhất.

Một giải pháp giúp họ đẩy nhanh tiến độ công việc nhưng vẫn đảm bảo chất lượng đầu ra cho mọi vấn đề. Họ cần lựa chọn giữa tiếp tục cầm quyền hay bắt đầu trao quyền.

Lãnh đạo nên cầm quyền hay trao cho nhân viên?

Có nhiều cách để định nghĩa cầm quyền và trao quyền nhưng chỉ có một cách dễ hiểu nhất: cầm quyền là đẩy và trao quyền là kéo. Mục tiêu giống nhau vì đều dịch chuyển sự việc tiến về phía trước, nhưng tác động lực và kết quả thu được thì khác xa.

Chúng ta đã quá quen với tháp nhu cầu Maslow và cũng biết rất rõ sâu thẳm trong mỗi cá nhân đều tồn tại ước muốn được kính trọng cũng như nhu cầu thể hiện bản thân, hai nhu cầu này lớn đến nổi có thể tạo ra “nguồn nhiên liệu” vô hạn cho một cá nhân tiến đến mục tiêu của anh ấy. Trao quyền đúng cách sẽ giúp nhà quản trị thắp lên ngọn lửa để khởi động “nguồn nhiên liệu” bất tận này. 

Thực tế cho thấy người được trao quyền thực hiện công việc hiệu quả hơn, thoải mái hơn và sáng tạo hơn, cũng chính vì thế mà họ sẽ tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn. Nếu được trao quyền để quản trị một số lượng nhân sự vừa phải và phù hợp, người được trao quyền sẽ nhờ niềm say mê công việc của bản thân mà có thể khích lệ các thành viên khác hoàn thành tốt công việc một cách hoàn toàn chủ động.

Tất nhiên, nhà quản trị khi đã trao quyền là bỏ qua việc kiểm soát và cho phép nhân sự được tự quyết định, tự đặt mục tiêu, tự thực hiện và tự nhận thành quả của công việc. 

Có thể nói, nhờ sự trao quyền của nhà quản trị mà nhân sự đó được tự do thể hiện năng lực của bản thân qua sự cống hiến nhiệt tình nhất.

Trao quyền là một nghệ thuật

Người trao quyền là một nghệ sĩ, nói như thế không hề quá chút nào! Theo một nghiên cứu nổi tiếng của 2 tác giả Spreitzer và Mishra, để các nhà quản trị có thể trao quyền một cách thành công, họ phải đảm bảo tạo dựng được 5 nhân tố sau:

Sự tự lực

Đây được tin là nhân tố quan trọng nhất quyết định thành công cho chiến lược trao quyền. Khả năng tự lực của một cá nhân là không giới hạn, nếu được “thắp” lên đúng cách thì nó sẽ giúp nhân sự nỗ lực và kiên trì cho đến cuối cùng.

Niềm tin vào bản thân là nguồn nhiên liệu vô tận, để sự tự lực được bền bỉ thì nhân sự cần có niềm tin mạnh mẽ rằng mình có khả năng đảm nhiệm công việc này, cũng như niềm tin vào khả năng phát triển và niềm tin rằng không trở ngại nào có thể ngăn cản họ hoàn thành nhiệm vụ.

Vai trò của nhà quản trị tại đây thực sự rất quan trọng, thay vì kiểm soát quá trình thực hiện công việc, bạn cần truyền thêm niềm tin cho nhân sự, là điều khó hơn hẳn!

Sự tự quyết

Nhà quản trị cần tỉnh táo để chọn trao quyền tự quyết cho một nhân sự tại một lĩnh vực mà anh ấy đủ khả năng đưa ra quyết định, quyền hạn này sẽ giúp nhà quản trị khai phát thực lực của một nhân sự ở mức tối đa.

Khả năng tự quyết cao giúp nhân sự tăng thỏa mãn trong công việc, tăng nhu cầu gắn bó với doanh nghiệp, nâng cao khả năng sáng tạo cũng như tầm nhìn cải tiến từ đó đạt hiệu quả nhanh và tối ưu hơn.

Vị thế cá nhân

Khi một nhân sự được trao quyền, họ sẽ ý thức được rất rõ ràng tầm ảnh hưởng và trách nhiệm của bản thân đối với chất lượng công việc, điều đó quyết định hoàn toàn cho thái độ nhận việc và làm việc của họ sau này.

Nhà lãnh đạo cần rất khéo léo trao cho họ không chỉ là nội dung công việc mà là một vị thế nhất định, đây là mắc xích rất quan trọng trong nghệ thuật trao quyền, nếu nhân sự không cảm nhận được vị thế của họ, có thể họ vẫn cảm thấy bản thân chỉ đang làm thay việc cho lãnh đạo.

Nhân sự sẽ cống hiến hết mình khi cảm nhận được rõ ràng rằng bản thân họ có một sức ảnh hưởng nhất định trong tổ chức.

Ý nghĩa công việc

Sự gắn bó sẽ rất chông chênh nếu một nhân sự làm việc nhưng không biết “họ làm vì điều gì”, một nhà quản trị giỏi sẽ tinh tế truyền tải cho nhân sự ý nghĩa của mọi nỗ lực mà tổ chức đang thực hiện, nhất là với những nhân sự được trao quyền.

Họ nên được biết bản thân làm việc vì một mục tiêu ý nghĩa hơn tiền bạc, mục tiêu càng ý nghĩa thì giá trị của tổ chức và của chính nhân sự đó càng được nâng lên. 

Họ sẽ thật sự hứng thú và đam mê khi làm việc, đồng thời cảm thấy mọi nỗ lực của họ rất xứng đáng vì họ đã thực sự liên kết với công việc đầy ý nghĩa này.

Niềm tin

Đây là thử thách đối với nhà quản trị! Để nhân sự được trao quyền có niềm tin vững chắc vào lý tưởng của tổ chức cũng như mục tiêu công việc, trước hết, họ cần đặt đủ niềm tin vào người quản lý trực tiếp của mình.

Việc trao quyền có một mối liên hệ lớn tới niềm tin, theo các nghiên cứu tâm lý học, người có niềm tin cao luôn có định hướng tốt hơn, khi họ tin tưởng người khác thì cũng sẽ quyết đoán hơn, họ cũng tự tin và hiếu học hơn, vì thế nhà quản trị nên rất chú trọng xây dựng niềm tin cho nhân sự.

Niềm tin tạo cảm giác an toàn và trở thành lý do để gắn bó tất cả

Trao quyền là việc không dễ dàng, nhất là đối với những nhà quản trị đã quen kiểm soát mọi thứ. Thời gian đầu thực hiện chiến lược trao quyền, rất có thể bạn sẽ có cảm giác không an tâm, hãy tạo ra một hệ thống báo cáo tự động hóa hiệu quả để giải quyết vấn đề này và trao niềm tin cho “thế hệ kế thừa” thay vì tiếp tục kiểm soát và “dậm chân tại chỗ”.

Trao quyền cho nhân sự cũng là cách cho bản thân cơ hội phát triển vượt bậc hơn, trải nghiệm những nhiệm vụ cao cấp hơn.

Còn đối với kết quả công việc, nhà quản trị không cần ì ạch đẩy khối công việc nặng nề về phía trước nữa, chiến lược trao quyền giúp nhân sự chủ động chạy theo mục tiêu của tổ chức dưới sự chỉ đạo của cấp trên, đây là động lực kéo mà Jenfi nhắc đến ở đầu bài. Jenfi rất mong bài viết này hữu ích với bạn!