Nén file và giải nén file là tác vụ thường gặp khi làm việc trên máy tính. Nén file là quá trình thu nhỏ kích thước của một hoặc nhiều tệp tin bằng các phần mềm nén phổ biến như WINZIP, WINRAR... Nhờ nén file, bạn có thể tiết kiệm dung lượng trong bộ nhớ và tăng tốc độ truyền tải trên internet. 

Với nhiều loại file khác nhau như PDF, word, video, chúng ta cần lựa chọn cách nén file phù hợp với định dạng và nhu cầu. Jenfi Capital hướng dẫn nén file và giải nén file PDF, ZIP, RAR, VIDEO… một cách nhanh chóng, đơn giản với từng bước thực hiện. 

1. Hiểu Về Việc Nén File

Để hiểu rõ hơn về cách nén file hoạt động, ta cần tìm hiểu về các thuật toán nén dữ liệu được sử dụng. Trong quá trình nén file, các thuật toán này sẽ giúp giảm kích thước của tệp tin bằng cách loại bỏ các dữ liệu trùng lặp hoặc không cần thiết.

Ví dụ, nếu bạn có một tệp tin ảnh kích thước lớn, chứa nhiều màu sắc và chi tiết, bạn có thể sử dụng một định dạng nén ảnh như JPEG để giảm kích thước của tệp tin. Thuật toán nén sẽ loại bỏ các thông tin màu sắc không cần thiết và giữ lại các chi tiết cần thiết nhất để hiển thị hình ảnh một cách chính xác.

Ngoài ra, các định dạng nén phổ biến nhất là ZIP, RAR, 7Z và TAR được sử dụng rộng rãi trên các hệ điều hành khác nhau. Mỗi định dạng có tính năng và đặc điểm riêng, ví dụ như định dạng ZIP phổ biến và dễ sử dụng, định dạng RAR có khả năng nén cao hơn và hỗ trợ đặt mật khẩu cho tệp tin.

Tuy nhiên, không phải tất cả các định dạng tệp tin đều phù hợp để nén và một số định dạng có thể không được nén hoặc không hiệu quả. Do đó, trước khi nén tệp tin, cần tìm hiểu kỹ về định dạng của nó để chọn định dạng nén phù hợp và giảm kích thước tệp tin một cách hiệu quả.

2. Chọn Công Cụ Nén File

Để nén tệp tin một cách hiệu quả, cần lựa chọn công cụ nén phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn. Các công cụ nén phổ biến nhất hiện nay bao gồm WinRAR, 7-Zip, WinZip, Bandizip, PeaZIP.

WinRAR

WinRAR là một trong những công cụ nén được sử dụng rộng rãi nhất. Nó hỗ trợ nén và giải nén định dạng ZIP, RAR, 7Z và nhiều định dạng khác. Ngoài ra, WinRAR còn hỗ trợ mã hóa mật khẩu cho tệp tin để bảo vệ dữ liệu của bạn.

7-Zip

7-Zip là một công cụ mã nguồn mở, cung cấp tính năng nén và giải nén dữ liệu đa dạng và hiệu quả. 7-Zip hỗ trợ các định dạng nén phổ biến như ZIP, RAR, 7Z, TAR và GZIP. Ngoài ra, nó cũng có thể nén các tệp tin với tỷ lệ nén cao và tốc độ nén nhanh.

WinZip

WinZip là một công cụ nén có tính năng tương tự như WinRAR. Nó hỗ trợ đa dạng định dạng nén và cũng hỗ trợ mã hóa mật khẩu cho tệp tin. WinZip cũng cung cấp tính năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.

Bandizip 

Bandizip là một công cụ nén mới, nhưng được đánh giá cao về tính năng và hiệu suất. Nó hỗ trợ các định dạng nén phổ biến và có thể nén một hoặc nhiều tệp tin cùng một lúc. Bandizip cũng có tính năng xác thực MD5 để đảm bảo tính toàn vẹn của tệp tin sau khi nén.

PeaZip

PeaZip là một công cụ nén file miễn phí và mã nguồn mở. PeaZip hỗ trợ các định dạng nén phổ biến như ZIP, RAR, 7Z, TAR và GZIP. Ngoài ra, PeaZip còn hỗ trợ mã hóa AES 256 bit để bảo vệ dữ liệu của bạn.

Tùy thuộc vào công cụ nén, bạn có thể chọn định dạng nén và tùy chỉnh các thiết lập nén. Bạn cũng có thể chọn nén một hoặc nhiều tệp tin cùng một lúc để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các công cụ nén miễn phí có thể có hạn chế tính năng, trong khi các công cụ nén trả phí thường có tính năng và độ tin cậy cao hơn.

Hướng dẫn từng bước nén file

Quy trình nén file Pdf, Zip, Rar, Video,... hay bất kỳ tệp tin nào đều cơ bản gồm 5 bước:

• Bước 1: Chọn các file cần nén.
• Bước 2: Chọn định dạng nén phù hợp.
• Bước 3: Tùy chỉnh các thiết lập nén nếu cần thiết, chẳng hạn như chọn mức độ nén, đặt mật khẩu hoặc thêm các tệp tin vào một tệp tin nén đơn lẻ.
• Bước 4: Bắt đầu quá trình nén bằng cách nhấn vào nút "Nén" hoặc "OK".
• Bước 5: Xác nhận kích thước file sau khi nén để kiểm tra kết quả.

Dưới đây là một số ví dụ về cách nén file khác nhau.

Hướng dẫn từng bước cách nén file pdf

Để nén tệp PDF, bạn có thể sử dụng các công cụ nén phổ biến như WinRAR, 7-Zip hoặc các công cụ nén khác. Dưới đây là các bước cơ bản để nén tệp PDF bằng WinRAR:

Bước 1: Tải và cài đặt WinRAR. 

Bạn có thể tải WinRAR từ trang web chính thức của họ và cài đặt trên máy tính của mình.

Bước 2: Chọn tệp PDF cần nén

Chọn tệp PDF mà bạn muốn nén bằng cách click chuột phải và chọn "Add to archive" trên menu.

Bước 3: Cấu hình các tùy chọn nén

Sau khi chọn "Add to archive", hộp thoại "Archive name and parameters" sẽ xuất hiện. Bạn có thể đặt tên cho tệp nén của mình và chọn định dạng nén mà bạn muốn sử dụng.

Bước 4: Thiết lập mức độ nén

Bạn có thể tùy chỉnh mức độ nén bằng cách chọn "Advanced" và thay đổi các thiết lập nén.

Bước 5: Nén tệp PDF

Sau khi đã thiết lập các tùy chọn nén, bạn chỉ cần nhấn nút "OK" để bắt đầu quá trình nén tệp PDF.

Sau khi quá trình nén hoàn tất, tệp PDF nén sẽ được tạo ra và có thể được sử dụng như bình thường. Lưu ý rằng việc nén tệp PDF có thể làm giảm chất lượng hình ảnh hoặc văn bản, vì vậy bạn nên chọn mức độ nén phù hợp để đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng của tệp PDF.

Hướng dẫn từng bước cách nén video

Để nén tệp video, bạn có thể sử dụng các công cụ nén phổ biến như 7-Zip, WinRAR hoặc các công cụ nén khác. Dưới đây là các bước cơ bản để nén tệp video bằng 7-Zip:

Bước 1: Tải và cài đặt 7-Zip

Bạn có thể tải 7-Zip từ trang web chính thức của họ và cài đặt trên máy tính của mình.

Bước 2: Chọn tệp video cần nén

Chọn tệp video mà bạn muốn nén bằng cách click chuột phải và chọn "Add to archive" trên menu.

Bước 3: Cấu hình các tùy chọn nén

Sau khi chọn "Add to archive", hộp thoại "Add to Archive" sẽ xuất hiện. Bạn có thể đặt tên cho tệp nén của mình và chọn định dạng nén mà bạn muốn sử dụng. Hãy nhớ rằng các định dạng nén khác nhau có thể có các thiết lập nén khác nhau.

Bước 4: Thiết lập mức độ nén

Bạn có thể tùy chỉnh mức độ nén bằng cách chọn "Compression level" và thay đổi các thiết lập nén.

Bước 5: Nén tệp video

Sau khi đã thiết lập các tùy chọn nén, bạn chỉ cần nhấn nút "OK" để bắt đầu quá trình nén tệp video.

Sau khi quá trình nén hoàn tất, tệp video nén sẽ được tạo ra và có thể được sử dụng như bình thường.

Những Điều Cần Lưu Ý Khi Nén File

Để đạt được hiệu quả tốt nhất khi nén file, có vài lưu ý cần lưu ý như sau:

Không nén các tệp tin đang hoạt động

• Đảm bảo rằng các tệp tin được nén không đang được sử dụng hoặc mở bởi các ứng dụng khác, vì điều này có thể làm cho quá trình nén thất bại hoặc làm hỏng các tệp tin.
• Nên đóng các chương trình đang chạy và thoát khỏi các tệp tin trước khi bắt đầu quá trình nén.

Kiểm tra kích thước tệp tin trước và sau khi nén

• Kiểm tra kích thước tệp tin trước và sau khi nén để đảm bảo rằng tệp tin đã được nén một cách hiệu quả và giảm kích thước một cách đáng kể.
• Nếu kích thước tệp tin sau khi nén vẫn quá lớn, bạn có thể thử chọn cách nén khác hoặc tùy chỉnh các thiết lập nén để giảm kích thước.

Đặt mật khẩu cho tệp tin nén

• Nếu bạn muốn bảo vệ tệp tin khỏi truy cập trái phép, bạn có thể đặt mật khẩu cho tệp tin nén.
• Tuy nhiên, nên lưu ý rằng mật khẩu có thể bị mất hoặc bị đánh cắp, do đó hãy đảm bảo rằng bạn lưu trữ mật khẩu một cách an toàn và không chia sẻ với bất kỳ ai.

Lưu Trữ Tệp Tin Nén Một Cách An Toàn Sau Khi Nén File

Sau khi nén tệp tin, hãy đảm bảo lưu trữ chúng một cách an toàn và định kỳ sao lưu để đảm bảo không bị mất dữ liệu quan trọng. Bạn nên lưu trữ tệp tin nén trên các thiết bị lưu trữ tin cậy như đĩa cứng bên ngoài, ổ đĩa USB hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.